Miscellaneous correspondence: confirmations and cancellations,

Letters of thanks

As you already know, the secretary of а company deals with а lot of miscellaneous correspondence, including official confirma­tions, cancellations, letters of thanks, letters of congratulations. These documents should state clearly

Places, dates and time

Reason(s) for cancellations/congratulations, etc.

 

Remember, that letters of congratulations and letters of thanks should be written by the person, who wants to express his gratitude or to congratulate someone else, not by а secretary. Faxes and E-mail message should be avoided.

 

Look at the letter of thanks sent by Dmitry Volkov to the Director and the Staff of HR International for а perfect organization of an international Trade Semiпar in Denver.

3 September 2 О   Dear Mr. Parker, I would like to express ту gratitude for the opportunity to take part in the International Trade seminar held in Denver. I am convinced that those 5 days that I spent in Denver were most useful. The contact and information I gained have already proved useful for the development of ту bu­siness. 1 also want to thank your highly qualified and cooperative staff- for their assistance.   sincerely yours,   Volkov Executive partner

 

 

The following letter of cancellation written by Mr. Frank Ticoll says why he is unable to keep his appointment with Mr. Stavsky from the Greater Boston Chamber of Commerce.

Dear Mr. Stavsky,

I am sorry to inform you that I wi11 not be able to keep our appointment on Wednesday, 06 June 20-. I am flying back to salt Lake City on 05 June 20-, since negotiations in Beijing need ту immediate participation. I express ту sincere apologies for the inconvenience.

Yours sincerely, Frank Tico11

Co-Director

MODERN BUSINESS USAGE

Jargon

Angel - а secret financier

е. g. Who is the angel of your new production?

Big Apple - New York City (always with the)

     е. g. I'd like to find а job in the ^{Big Apple.}

Compueierge - hotel employee who fixes disabled notebooks, retrieves lost spreadsheets and performs other hardware and software

tricks (= technology butler)

е. g. Our new compucierge is а very handy guy.

High-flyer - а very successful company

е. g. The Business Weekend Magazine published а list of Тор Ten high-flyers.

 

Natural - some one with obvious natural talent

е. g. Bob Clemens, the Marketing Manager at Thompson Engineering, is а natural!

BUSINESS READING

Importing and Exporting: Hospitality Industry

The hospitality industry is booming at present. More 5-star hotels are being built, more existing де luxe hotels are being renovated now than in the previous decade. High-tech and multi­media companies bring a lot of corporate travelers and give con­vention opportunities for hotel owners in fast-growing megapolicies.

 

Some of these business travelers prefer world-known chain hotels, such as Hilton and Sheraton Hotels, others stay at smaller, luxury hotels Occupying buildings of historical value.

 

All these hotels differ in size and interior design, but they have one thing in common. Through feds and fashions their personnel never forgets its first and foremost mission - making the customer at home. They try to cater to different tastes. Most grand hotels offer their guests single and double rooms, suites and penthouses. Sometimes you may find beautifully decorated suites for newly­wedded couples and president suites. More expensive rooms usually have a lovely view of the sea (of the park). The cheaper ones overlook an inner yard or a noisy street. The guests have a choice of either having their meal in one of the restaurants or having it delivered to their rooms. The room service also takes care of some other wishes of the guests (like fresh flowers, souvenirs, postcards). Those visitors who are short of time can drop in a cafe or in a bar for a quick snack.

 

Rooms in fashionable hotels are usually fitted in with cable and satellite television, telephones, sometimes even in a bathroom, and with amenities such as a combination printer/photocopier/fax. Rooms in top-class hotels are now upgraded with high-speed Internet access.

 

For corporate travelers, many hotels now offer dedicated mul­timedia conference suites. Designed for small- to mid-sized cor­porate meetings, conference centers feature state-of-the-art tech­nology, including high-performance sound systerns with wireless microphones and high-speed ISDN lines for Internet connections.

 

Hotels' health clubs feature fitness centers, salt water pools, whirlpools, steam rooms, outdoor saunas. You can book theater tickets, air and railway tickets at the registration desk.

 

According to forecasts the average daily room rate will rise dramatically in the next few years. Fortunately for those, who are involved in hospitality industry, many business travelers are ready to accept an increase in prices on condition it _-guarantees them better service.

 

 

В USINESS VOCABULARY

Amenity                                            Удобство

Convention                                       Собрание, съезд

Corporate traveler                              Бизнес путешественник

Deliver v.                                          Доставлять

Forecast v.                                        предсказывать,      прогнозиро­

вать

Hospitality industry                                              Гостинычное дело

Hotel                                                                              Отель

Chain ~                                        - входящий в сеть отелей,

принадлежащих одной фирме

De luxe ~                                      - класса люкс

Five-star -                                         пятизвездочный

~

Тор-class ~                                   - высшего класса

Industry in booming.                           Отрасль процветает

Multi-media company              Компания, владеющая средст­

вами массовой информации

Penthouse                                         дорогой номер на крыше отеля

Room-service                                    Обслуживание в номерах

suite                                                                                 Номер-люкс

FACTS AND FIGURES
Do you know that

А new program focused on travelling parents and their children has been introduced by Eau Claire Hotels in Calgary. The prog­ramme which is called safety - Check It Out gives children and parents the necessary tools to prevent potential accidents if children are left unattended in hotel rooms. А special kit, which contains tips and procedures, makes hotel rooms as safe as the familiar surroundings of the homes. Parents are adviced to keep cosmetics, matches, medications out of reach of their children. Parents are also encouraged to place а towel over the bathroom door, so that children could not lock themselves in. The kit includes plug covers and special cushions for the coffee table to prevent bumps and scrapes.

 

Making guests feel esteemed is among top priorities of the hotel owners. Guests of the Portman Ritz-Canton т Shanghai are greeted by pretty Chineese Opera singers bearing flowers. Since many of the hotel's frequent guests prefer using their own towels and robes, the hotel has them monogrammed and stores them for exclusive

use.

 

 

ON BUSINESS 1N RUSSlAN

Вы - рукаводитель. У Вас в подчинении десятки, а может быть, и сотни сотрудников. Вам непосредственно подотчетны руководители отделов, менеджеры среднего звена. Понимание того, что должен делать руководитель и как ему следует пос­тупать в тех или иных ситуациях, меняется, поскольку меня­ются принципы руководства организацией/коллективом, общий взгляд на организацию, как на единое целое. Совре­менные подходы к руководству можно отнести к одной из трех основных категорий. Руководители, которые привыкли работать в одиночку, не доверяют своим сотрудникам. Йм проще самим сделать дело, нежели просить кого-нибудь. Это - приверженцы Менеджмента Первого Поколения (First Gene­ration Management),

другие руководители пристально следят за каждым шагом своих сотрудников. Без внимания не остается ни одна деталь, ни одно движение. Отношения между руководителем и со­трудником, строящиеся по схеме "учитель-ученик", - харак­терная особенность Менеджмента Второго Поколения (Second Generation Management).

В большинстве крупных организаций используется третий подход к руководству. Руководители ставят перед подчинен­ными задачи, намечают цели, а затем, оставаясь формально в стороне, предоставляют своим подчиненным свободу в вы­боре методов и средств решения поставленной задачи. Как поощрение, так и наказание является прямым следствием работы сотрудника. Такой подход к руководству получил на­звание Менеджмента Третьего Поколения (Third Generation Management).

В последнее время, однако, все большую популярность набирает Менеджмент Четвертого Поколения (Fourth Gene­ration Management). Ключевым элементом системы становится клиент-потребитель, а организация рассматривается через при­зму умения угодить самым широким массам потребителей. Сотрудников повсеместно призывают учиться "слушать голос клиента". Внутри организации превалирует дух сотрудничес­тва, роль и место соревнования, довольно долгое время счи­тавшегося признаком здорового коллектива, пересматривают­ся. Соревнование (соперничество) скорее вредит, нежели при­носит пользу в плане сплочения коллектива, формирования прочных служебных отношений между сотрудниками. В целом страдает организации,.. Призывая менеджеров сре;него звена оказывать друг другу помощь делитсярассчитывали, от дальнейшей работы с Вашей фирмой Объ­ясняя свой отказ от работы с Вами, клиент, как правило, пожалуется на нерасторопность Ваших сотрудников или на­мекнет на поступившее более выгодное предложение. Кого винить в потере перспективного клиента? Естественной ре­акцией руководителя является неудержимое желание кого-нибудь уволить, свалить всю вину на клиента или же отдать распоряжение своим сотрудникам вернуть клиента во что бы то ни стало. Но вместо увольнения или резкой критики про­анализируйте весь процесс работы с клиентом, попробуйте установить, на каком этапе произошел сбой, почему возникли задержки. Попытайтесь восстановить всю картину, не прене­брегайте деталями. Почти наверняка у каждого ключевого игрока Вашей команды будет своя версия происшедшего: сбой в работе оборудования, ошибки, допущенные при составлении документов, сложности, возникшие в процессе общения и т. д. Каждый элемент системы, каждое звено в цепи, не должны быть оставлены без внимания. При таком подходе изменятся традиционные роли менеджеров-руководителей. Менедкеры Четвертого Поколения чувствуют ответственность за создание, совершенствование и поддержание работоспособности тех сис­тем, которые они сами и их сотрудники используют для вы­полнения своих функциональных обязанностей.

 

 

MAKING INFORMATION WORK
Test yourself

 

Frank Tico11 travels а lot. Wherever he goes he sends а postcard to his wife, if she is not accompanying him. The following post card was sent to Mrs. 'Tico11 from Beijing. Some of the words are missing. Put the words from the box in the appropriate places.

 

Dear Peggy, I am in -1-. 1 had а very long and tedious -2-. There was а -3- on my flight. Luckily, Mr. Gou Geiju from Beijijrg -4- of -5- met те at airport. I drove straight to the -6-. Its п nice -7- hotel in the center of the city. The -8- of the hotel are greeted by pretty Chineese Opera singers bearing flo w ers. 1 have п -9- room with п beautiful -10- of the -11-. Yesterday, ' found п goo d -12- restaurant 'FourDragons'. You 'Ii never believe, b u t 1 was senr е d а kind of -13-. See you soon. Frankie

 

 

(а) Beijing (b) Chamber (с) Commerce (д) delay (е) flight (f) 4-star (g) guests (h) hotel (i) local (j) park (k) ravioli (1) single (т) view

Answer Key

1. (а) 2. (е) 3. (д) 4. (b) 5. (с) 6. (h) 7. (fl 8. (g) 9. (!) 10. (т) 11. (j) 12. (i) 13. (k)

NOTES ON ENOLISH GRAMMAR

В этом уроке Вам встретились модальные глаголы. К мо­дальным глаголам в английском языке относятся: сап, could, may, might, must, need, ought (to), shall, should, will, would. Особенности модальных глаголов:

· модальные глаголы не изменяются по лицам и числам

· модальные глаголы участвуют в образовании отрицатель­ных и вопросительных предложений как обычные вспо­могательные глаголы

· после модальных глаголов инфинитив употребляется без частицы to.

Can/Could (сап = to be able to)

Can/Could выражают способность кого-то совершить дей­ствие.

[ can send you an Е- m ail m е ssage Я могу послат ь Вам сооб щ ен и е по э л ек т ронной no чme.

I could not speak English, when I was five. В пятилетнем возрасте я не мог говорить по-английски.

May/Might

May чаще всего используется в просьбах.

May I share this infomatIon with Mr. Smith? Можно мне рассказать об этом мистеру Смиту?

Must

Must выражает необходимость совершения какого-либо дeйcтвuя

I must write this report by the end of this week. Я жолжен написать этот доклад к концу недели.

Глаголы can, may, must вырaжaют pазличную степень вe­pоятности того, что описываемое coбытиe имеет или бyдет иметь место. Can, may - меньшая степень yвepeннocти го-or- в том, X70 0н говорит, и в ^том, чтo событие прo-исxoдит/пpoизoйдeт. Must - большая степень уверенности.

A: 1'rn trying to reach Jane. No ore is answering she phone.

B1: She may be in a meeting with Mr. Smith.

B2: She must be in a meeting with Mr. Smith.

A: Я пытаюсь дозвониться д o Дж e йн. Hu к mo н e б epem т py бк y.

  B1: Она, скорее всего, на встрече c миcтeрoм Смитом.

B 2: OHM, д o лжн o бы h ь, на в cmpe ч e c м u с mepo л' C митом.

You may 6e right. Возможно, B ы правы.

You must be right. Должно быть, Bы пpавы.

 

Unit 9

Negotiations

BUSINESS W ORDS IN ACTION

Тематика деловых переговоров очень широка. Если фирмы - участники переговоров занимаются экспортно-им­портной деятельностью, предметом обсуждения станут техни­ческие характеристики, потребительские свойства товаров, перспективы продвижения товаров на рынке. Следующие слова га предпожения могут быть использованы Вами при характеристике предлагаемого товара.

We'd like                                           Мы бы хотели

а) to brief you оn our most                а) коротко рассказать Вам о

popular product.                                нашемсамом популярном про­

дукте.

b) to explain how NSlO works. b) объиснить, как работает

NS10.

с) to show you how to operate с) показать, как управлять этой this machine, машиной.

д) to switch on/ofT this device.        д) как включать/выключать

этот прибор

е) to know your latest plans for е) проинформировать Вас о

the future.                                          наших последних разработках.

We offer                                           Мы предлагаем

а) competitive products.                   а) конкурентоспособные про­

дукты.

b) consumer goods.                           b) товары широкого потреб­

ления.

с) diversified commodities.               с) разнообразные товары.

д) durable/non-durable products. д)                         продукты     длительно-

го/недтительного пользования.

е) fast-selbur goods.                            е) быстро продающиеся товары.

g) high-qtiality/top-quality                 f) товары высокого/высшего

products,                                           качества.

Ii) perishable goods.                         1i) скоропортящиеся товары.

i) seasonal goods. i) сезонные товары.

j) substitutional goods.                      j) взаимоздменяемые товары. We offer а vide range of goods. Мы предлагаем широкий ас­

сортимент товаров.

We sell (AZ. BZ, CZ) models. Мы продаём модели AZ, BZ,

CZ.

 

ВВ19 is our                                      ВВ 19 - это наша

а) basic model.                                  а) базовая модель

b) most popular model,                     b) самая популярная модель

с) new model.                                   с) новая модель

д) out-of date/obsоletе model.            д) устаревшая модель

е) previous model.                            е) предыдущая модель

fl production/serial model.                 О серийная модель

Now, we'll give you                          Сейчас мы сообщим Вам

а) its basic technical features            а) основные технические ха­

рактеристики

b) detailed characteristics                  b) подробные характеристики

с) operational/running                       е) эксплуатационные характе­

characteristics                                    ристики

д) qualitative characteristics              д) качественные характерис­

тики

 

Technical characteristics of AZ Технические характеристики model meet the specification.           модели AZ соответствуют спе-

цификации

а) The capacity (of this device) а) Емкость (этого прибора)

Ь) The depth                                     b) Глубина

с) The frequency                               е) Частота

д) The height                                     д) Высота

е) The length                                     е) Длина

О The power                                     fl Мощность

g) The resistance                               g) Сопротивление

h) The voltage                                   h) Напряжение

i) The volume                                    i) 0бъем

j) The width                                      ,)) Ширина

асе shown on а specificаtion.         указаны в спецификации.

 

We'll present material specifica Мы лредставим спецификацию

tin to-morrow morning,                    материалов завтра утром.

You will obtain detailed specifi- Вы получите подробную спе­

cation no later than Monday.              цификацию не позднее поне-

дельника.

Уоu"ll be impressed Вы будете приятно удивлены

а) by the quality of our samples. а) качеством наших of

 Ь) by Domo line. b) партией товаров D

с) а wide selection (of glasses) с) широким выбором (очков);

 that appeal to а11 ages.                                            которые нравятся покупателям

всех возрастных гpynn.

Если вы хотите уточнить некоторые подроб н ости, касающи­ еся предлагаемых Вам товаров, можно воспользоваться следу­ющими фразами:

Excuse те, could you show те Простите, не могли бы Вы мне

 how (to operate) This machine? показать, как (управлять) этой

машиной?

[ wonder if you could tell mе Не могли бы Вы мне расска-

­how (to recharge) this device?     зать, как (перезаряжать) данное

устройство?

Please, explain how (to connect)  Покажите, пожалуйста, как это

 it.                                            подсоединяется.

What does this machine run on? На каком топливе работает эта

       машина?

Could you tell те how this part    Скажите, пожалуйста, как на

­is called?                                            зывается эта деталь?

What is it used for'?                        Для чего ока предназначена?

Is it (а new) model?                               Это новая модель?

What is its efficiency?    Какова ее производительность?

When сап I get the specification   Когда я смогу получить специ-

­on the items that we have selec- фикацию товаров, которые мы

ted?                                                                                       отобрали?

Do your goods conform to the       Ваши товары соответствуют s

ample that you've presented?                 образцу, который Вы проде­

           монстрировали?

What is the (width/length/power)        Какова (ширина/длина/мощ­-

of BZ44?                                                        ность) BZ44?

Are these goods home-made?           Это товары местного произ­водства?

Is this your own development?          Это Ваша собственная разра­ботка?

Who owns the patent?                      Кому принадлежит патент?

EPISODE NINE

Selling а Product

John Boden woke up at 7:30 next morning. Не took а shower and had his breakfast at the Russian Winter Restaurant. At 9:00 he met Dmitry Volkov and his partner Vitaly Mirotvorsky at the company's office.

Dmitry:           Good morning, John. 1'д like to introduce ту

partner Vitaly Mirotvorsky and ^our sales Mana­

ger Victor Gussev to you.

John Boden: Nice to meet you, gentlemen.

Dinilry:           Please, sit down. Would you like а сир of coffee,

John?

John Boden: Yes, please. Black, no sugar.

Din itry:   .(to the secretary): Nina, coffee for everybody.

 

Dmitry:           Before we start our talks, 1 want you to look at the program of your stay in Saint-Petetsburg. We thought it might be а good idea to brief you on ^our company first, then to discuss our mutual projects and have lunch at 1:00 PM. After lunch we want to show you one of our outlets. We have just opened it. It's in down­town.

John Boden: [t must have been very expensive to rent premises in downtown.

Vita          It certainly was. And what's more, we needed 320 sq.m. of floor space. Believe те, it's not at all easy to find such а place.

John Boden: No, of course not. What are our plans for tomorrow?

Dinitry:           То-morrow morning we are meeting our regional sales representatives. The meeting starts at 9:30.

John Boden: Do you want те to make ту presentation tomorrow?

Dmitry:           Yes, when all interested parties are present.

John Boden: How many people will come for ту presentation?

Vitally:             Теп from the head office and 10 sales agents.

John Boden: Good. How much time до I have at ту disposal?

Vitaly:              As much as you need.

John Boden:     О. К. I actually thought of а short presentation, say

10-15 minutes, followed by а question

answer session.

Din try:           Do you need any special equipment for your

presentation?

John Bodert: А portable LCD projector.

Vitaly:        No problem. I'11 arrange that.

John Boden: Thank you, Vitaly.

Dmitry:          Then we'll have lunch. If you like, we сап take

you to а nice Georgian restaurant. And after

lunch we are visiting the INTERSPORT 20­

Exhibition at LenExpo. The exhibition closes at5:00 РМ, so, we'll have more than 3 hours to see who operates of the Russian market. John Boden: What about Friday?

Vitaly:             We'll meet again in our office for negotiations.

Dmiriy:           Do not forget, John, that on Friday night we are taking you to а Russian ballet.

 

 

After John Boden's presentation, which was а success, the parties got together in Dmitry's office.

 

Vitaly:            Congratulations, John! We were impressed by the quality of your presentation and the variety of goods that your company сап offer.

John Boden: Thank you, guys.

Dmitry:           Our sales force have asked a lot of questions, but I'm afraid I have to ask а few more questions. You see, you've been doing this kind of busi­ness for some years. You know the ins and outs of this business. Eurosport is а relatively new company.

John Bode,,: Go ahead! Ask as many questions as you want.

Dmitry:           Let's start with the model L 12. Do you have ultra light shoes in red and white only, or in other colors as well?

John Boden: During ту presentation I showed one sample only. But we can offer this model in blue and green as well. Our market research showed that customers prefer red and white sports shoes.

Vitaly:              Who are the target customers for this model?

John Boden: We sell this model to different age and social gro­ups. Ultra light shoes are in demand throughout

the year.

Dmitry.            If your shoes are to sample, they will sell readily in our market.

John Boden: These shoes are really good. They are waterproof and will wear long.

Vitaly:              If you сап guarantee regular supplies, we'll have по trouble in marketing this model here.

Din itry: Everything is more or less clear with ultra light sports shoes. But I'm not so sure about sensor-mounted shoes.

John Boden: Oh, they are great! We are so proud of them. Sen­sor-mounted shoes permit their owner to measure blood pressure, the heart beat and the mileage.

Vitaly:              The idea is very original. But I don't think that the market for this article is very large.

Dmitry:           Do sensor-mounted shoes sell well?

146

John Boden: Oh, yes. The market is constantly growing. We sell them to professional sportsmen, to college and university students and to all who like jogging.

Dmitry:                      Do you export them anywhere?

John Boden: Yes, to South-East Asia and to some African countries. Nigeria and Cameroon.

Vitaly:              still I suspect that the demand for these shoes is moderate or even low.

Dmary. •          Well, John. We'll think it over. But, in any case we'll need specifications of а11 items we have selected.

John Boden: Р11 leave you all the specimen and mail specifications when I am back.

 

 

BUSINESS VOCABULARY

 

Age group                                        Возрастная группа

Demand                               Спрос

Be in ~                                Пользоваться спросом

Low ~                                 Низкий ~

Moderate ~                                        Умеренный ~

Downtown                           Центр города

Floor space                                        Площадь (помещения)

Guarantee v.                                      Гарантировать

Interested party                                  Заинтересованное лицо

LCD (liquid crystal display)              Проектор с экраном на жидких

projector                                            кристаллах

Market research                                 Исследование рынка

Mutual project                                   Совместный проект

Operate on а market v.                                              Действовать на рынке

Portable                                             Переносной

Premises                                                                        Помещения

Presentation                                       Презентация

Regular supply                                  Регулярная поставка

Sales agent                                        Торговый агент

Sales force                                         Торговые агенты

Sales representative                          Торговый представитель

Regional ~                                         Региональный ~

Л1 readily v.                                   Хорошо продаваться

Social group                                                              Социальная группа

Talks                                              Переговоры

Target customer                               Клиент, которому мы раcсчи-

тываем продать наш товар

Variety of goods                  Разнообразие товаров

 

Selling а Product. Review

 

1. Dmitry Volkov, Vitaly Mirotvorsky and John Boden met

а) at the company's office

b) at LenExpo

с) in the hotel's lobby.

2. Before they started their talks, Dmitry Volkov suggested that John Boden should

а) visit а newly-open outlet

b) look at the program of John's stay in Saint-Petersburg

с) have д meeting with the sales agents.

3. After that, Dmitry wanted to

а) brief John on his company

b) have lunch

с) go to а ballet.

 

4. Eurosport new outlet is

а) in downtown

b) on the outskirts of saint-Petersburg

с) in Cleveland.

 

5. 1t is

а) cheap to rent premises in downtown

b) expensive to rent premises in downtown

с) relatively cheap to rent premises in downtown.

 

6. The next day they were going to have а meeting with

а) the sales representatives of Dynateam Innovations

b) the sales representatives of Eurosport

с) the local authorities.

 

7. John Boden made а presentation far

a) 10 people

b) 20 people

с) 3 people

 

8. John Boden needed

а) а portable LCD projector

b) а cell phone

с) а Visitor's Guide.

9. John's presentation was

а) а success

b) а failure.

10. The partners resumed their negotiations on

а) Friday morning

b) Friday night

с) Saturday morning.                  ,

 

11. Vitaly Mirotvorsky was

а) impressed by the assortment of the goods the Dynateam

was offering

b) sceptical about the possibility of cooperation

с) did not participate in the discussion

 

12. Ultra light sports shoes are in demand

а) throughout the year

 b) during the tourist season

с) at Christmas.

 

13. Sensor-mounted shoes are sold to

а) professional sportsmen

b) elderly people

с) toddlers.

 

14. John Boden promised to send

а) specimen of Dynateam products

 b) а catalog for 20­

с) specifications of all items that had been selected.

 

Your own business

 

Have you ever taken part in negotiations?

Were they easy/difficult, successful/unsuccessful, long/short?

Where were negotiations held?

Did _you sign any d_oc_uments as а result of these talks?

· Make а presentation of а product your company produces or sells.