Потребность ООО «Викинг» в информационной системе управления

Информационная система ООО «Викинг» характеризуется следующими составляющими:

    Техническое обеспечение.

    Материальное обеспечение.

    Программное обеспечение.

    Информационное обеспечение.

    Организационное обеспечение.

    Правовое обеспечение.

Определим информационные потоки, используемые на предприятии.

В настоящее время управление любой деятельностью невозможно без анализа большого объема информации. Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общение с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков межличностных коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Несмотря на эффективность информационных потоков в ООО «Викинг», целесообразна автоматизация информационной системы. Основными предпосылками для создания КИС в ООО «Викинг» стали необходимость внедрения современного инструментария для управления оперативной деятельностью предприятия и стратегического планирования, а также обеспечение прозрачности бизнес-процессов компании.

Учет в ООО «Викинг» важное мероприятие - он представляет собой сочетание функций производства и торговли. Этот процесс отражается в складском учете. Увеличить эффективность данного процесса смогла его полная автоматизация, которая на сегодняшний день, не составляет труда и является легко доступной.

В информационных системах учета склада формы для ввода данных аналогичны с оригинальными документами. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием клавиш. Помимо этого, данные теперь можно вводить с помощью сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести как складской учет так и между подразделениями ООО «Викинг». В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы предприятия.

Автоматизированная система управления ООО «Викинг» решает несколько проблем, а именно: ошибки при поступлении товара и занесении сопроводительной документации, ошибки и ненужные трудозатраты при подборе заказа к отгрузке, неэффективную работу операторов кладовщиков из-за потери времени на ручную регистрацию операций и формирования первичных документов.

Разделим складской учет в ООО «Викинг» на несколько направлений:

. Оприходование товаров.

. Производство.

. Расходование (списание) товаров, не переданных в производство.

. Хранение (складские остатки).

Опишем общий процесс по порядку: приход товара на склад, фиксация, переработка, приготовление и продажа, а подробнее рассмотрим ниже.

Поступление товара на склад ООО «Викинг» происходит путем ввода данных с приходных накладных и счет фактурой в программу. После их проведения незамедлительно пересчитываются остатки товаров на складах, а так же показатели их себестоимости.

Для будущего планирования, а так же контроля цен на товары, закупаемые у поставщиков, ведется прайс по каждому из поставщиков. В нем определяются возможные цены, желательно фиксированные и не зависимые от курса валют, на определенные товары и допустимый процент отклонения от них, а также задается поведение системы при возникновении такой̆ ситуации: запрещать проведение приходного документа или только выдавать предупреждение о такой ситуации.

В ООО «Викинг» есть так же документ, так называемый Акт переработки, предназначенный для регистрации процесса производства. По факту производства фиксируется наличие товара на складе и списание его составляющих.

Акт переработки является многоцелевым документом и может быть задействован для отражения результатов инвентаризации (для урегулирования выявленных недостач и излишков), продажи (расчет себестоимости списания по результатам продаж ассортиментного набора товаров) или приема поставки.

В конце дня формируется Акт производства, содержащий̆ сводные данные о проделанной работе, переданных из зоны производства в зону продажи.

Система учета в ООО «Викинг» ведется в соответствии с программой «Контур. Эльба» - это веб-сервис для предпринимателей и бухгалтеров, позволяющий вести бухгалтерию и сдавать отчетность онлайн, через интернет. Этот сервис появился путем слияния двух уже популярных продуктов компании СКБ «Контур: он-лайн сервис для расчета зарплаты Эврика» и «Электронный бухгалтер Эльба».

Программа «Контур. Эльба» является несложной прикладной программой для первичного учета. Отчетность в программе составляется электронно, это не очень удобно, потому что необходимо повторять данные и каждый раз, при выходе новой версии, вручную эти программы обновлять.

Систему управления целесообразно рассматривать в аспекте характеристики внутренней среды. Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:

-   трудовые ресурсы;

-   управленческие процессы;

    деятельность по реализации;

    финансы фирмы и маркетинг;

    организационная культура.

Организационная структура управления характеризуется:

-  составом и соотношением функций управления;

-  количеством и составом отделов;

-  численностью и соотношением работников;

-  объемом выполненных работ и т.д.

Кадровое обеспечение в ООО «Викинг» характеризуется:

-  численностью управленческих кадров;

-  функциями;

-  возрастным составом кадров;

-  гендерным составом кадров;

-  уровнем текучести кадров и проч.

Техническое обеспечение управления характеризуется количеством и видами технических средств, используемых в процессе организации деятельности.

Информационное обеспечение характеризуется уровнем информатизации и автоматизации процессов.

Методическое обеспечение характеризуется: наличием и доступностью методической документации в процессе организации деятельности ООО «Викинг».

Технология процесса управления характеризуется составом и последовательностью выполнения процессов управления, структурой и длительностью управленческого цикла, количеством и особенностями выполняемых операций.

Управленческие решения определяют перспективные направления развития, позволяющие ООО «Викинг» получить прибыль в объеме, достаточном для эффективного функционирования.

Компания ООО «Викинг» в рамках своей деятельности ориентирована на системный подход в управлении, который определяет непрерывную взаимосвязь действий и функций.

В период 2011-2013 гг. компания ООО «Викинг» в рамках системного подхода была ориентирована на финансовый блок в управлении, поскольку основной стратегической целью компании на перспективу до 2015 года явилась необходимость повышения финансовых результатов деятельности.

Для определения основных проблем в рамках управления ООО «Викинг» представлен Рисунок 2.4.

На Рисунке 2.4 указаны основные выявленные проблемы:

    проблемы в обслуживании клиентов - 19%;

    проблемы управления - 15%;

    проблема прикладного обеспечения - 36%

    проблемы снижения финансовых результатов деятельности - 23%;

    прочие проблемы - 7%.

На повышение эффективности деятельности ООО «Викинг» влияют, прежде всего, проблемы прикладного обеспечения, проблемы снижения финансовых результатов деятельности и проч.

Можем констатировать, что основные проблемы по состоянию на 2013-2014 годы - проблемы риска снижения финансовых показателей деятельности, недостаточно эффективная система прикладного обеспечения.

Недостатком системы «Контур. Эльба» также можно назвать то, что программа не ориентирована на систему налогового учета.

Также к основным недостаткам системы налогового и бухгалтерского учета ООО «Викинг» можно отнести следующие:

    недостаточная прозрачность информации, которая значительно увеличивает время для обработки данных по планированию налогов;

    устаревшая система документации налогового и бухгалтерского учета;

    недостаточно проработанная система документации налогового планирования.

Для выявления проблем представим также SWOT-анализ. Определим сильные и слабые стороны ООО «Викинг». Представим таблицу с оценкой ранга проблем.

 

Таблица 2.17. Сильные и слабые стороны ООО «Викинг»

Сильные стороны

Слабые стороны

- Традиции высокого качества обслуживания, которые создают устойчивое конкурентное преимущество, требующее значительное время для имитирования конкурентами. - Более качественный, чем у конкурентов, товар. - Опыт работы, который определяет положительный имидж компании, составляющие «надежность» и «опыт» для рекламы - Широкий круг потребителей на рынке аудиовизуальных комплексов - Рыночная структура отдела продаж

- Демотивирующая система компенсации сотрудников, которая снижает заинтересованность сотрудников в увеличении продаж, расширении клиентской базы. - Неучастие персонала в процессе принятия решений. - Недостаточный контроль исполнения приказов и распоряжений. - Большое сходство продукции с конкурентами. - Партнеры являются конкурентами, 100% обоюдное доверие и поддержка недостижимы. - Проблемы с качеством - Недостаточно эффективная система налогового и бухгалтерского учета. - Проблемы снижения прибыли. - Недостаточно эффективная система управления (в частности, стратегической составляющей).

 

Угрозы и возможности представлены в Таблице 2.18.

 

Таблица 2.18. Угрозы и возможности ООО «Викинг»

Угрозы	Возможности
- - Высокая подверженность изменениям регулятивных мер, которая предопределяет опасность перебоев в периоды введения новых регулятивных мер. - - Большая конкуренция, которая может спровоцировать ценовую конкуренцию. - - - Нестабильность курса доллар-евро. - - Происходит изменение политики конкурентов.	- - Улучшение сервиса и сокращение времени на обслуживание. - - Возможность узкой специализации. - - Развитие корпоративных клиентов и новых отраслей потребителей.

 

На основании Таблица 2.17 и 2.18 составим SWOT-анализ для компании ООО «Викинг», который представлен в Таблице 2.19.

 

Таблица 2.19. SWOT-анализ для ООО «Викинг»

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ

Традиции высокого качества обслуживания, которые создают устойчивое конкурентное преимущество, требующее значительное время для имитирования конкурентами. Более качественный, чем у конкурентов, товар.

Опыт работы, который определяет положительный имидж компании, составляющие «надежность» и «опыт» для рекламы

Широкий круг потребителей на рынке аудиовизуальных комплексов. Широкий ассортимент услуг.

Рыночная структура отдела продаж

СЛАБЫЕ СТОРОНЫ

Демотивирующая система компенсации сотрудников, которая снижает заинтересованность сотрудников в увеличении продаж, расширении клиентской базы

Большое сходство продукции с конкурентами

Партнеры являются конкурентами, 100% обоюдное доверие и поддержка недостижимы

Проблемы с качеством, сбои в процессе организации деятельности

Недостаточно эффективная система налогового и бухгалтерского учета

Проблемы снижения прибыли

Недостаточно эффективная система управления (в частности, стратегической составляющей).

Последний год резкие изменения: высокая текучесть кадров (20% за последние полгода)

Повышение конфликтного характера в ООО «ВИКИНГ»

Недостаточный контроль исполнения приказов и распоряжений

Неучастие персонала в процессе принятия решений

ВОЗМОЖНОСТИ

Улучшение сервиса и сокращение времени на обслуживание

Возможность узкой специализации

Рост клиентской базы и новых отраслей потребителей

УГРОЗЫ

Высокая подверженность изменениям регулятивных мер, которая предопределяет опасность перебоев в периоды введения новых регулятивных мер.

Большая конкуренция, которая может спровоцировать ценовую конкуренцию

Нестабильность курса доллар-евро

Происходит изменение политики конкурентов

 

Для совершенствования системы управления и улучшения финансового состояния ООО «Викинг» попробуем решить проблему неэффективной системы бухгалтерского и налогового учета (компания ориентирована на простейшую прикладную систему «Контур. Эльба»).

Для того, чтобы повысить результативность деятельности предприятия ООО «Викинг» необходимо, прежде всего, усовершенствовать систему прикладного обеспечения. Для решения представленных проблем можно предложить внедрение корпоративной системы «1С» предприятия с доработкой под структуру компании «Викинг», которая в настоящее время является наиболее успешной среди других программных продуктов.

Основной целью внедрения КИС является создание единой информационной системы для ведения оперативного и управленческого учетов, а также управления взаимоотношениями с клиентами. В процессе обсуждения деталей проекта были выделены следующие задачи:

.   Организация максимально прозрачных бизнес-процессов

.   Реализовать принцип «сквозного» бизнес-процесса

.   Повышение КПД сотрудников

.   Позволить отказаться от множественного заведения одних и тех же данных в разных базах

.   Отказ от использования внешних excel-файлов (в части учета, который планируется вести в единой Информационной системе)

.   Уменьшить количество лишних связей, которые требуются для выполнения стандартных задач

.   Получить инструмент, который позволит формировать управленческую отчетность с подробной детализацией по различным видам аналитики:

.   Номенклатурные группы

.   Проекты

.   Планирование

.   Занятость исполнителей

.   Контрагенты

.   Оборот

.   Маржа

.   Сотрудники

.   Обороты по менеджеру

.   Маржа по менеджеру

.   Организация ведения и хранения документации по проектам

.   Обеспечить информационную безопасность

.   Управленческий баланс

.   Отчеты по динамике финансово-экономического состояния

Выгода - быстрое выполнение поставленных задач сотрудникам компании, учет времени работы сотрудников - грамотное распределение задач по сотрудникам ну и т.п.