Определение документа в государственных стандартах.

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве". Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности".

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем".

Почему уделяется так много внимания термину "документ" и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё".

Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Функции документов

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. При дифференциации функций необходимо учитывать, что не существует документов, несущих лишь одну функцию, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и разграничить их можно только для их функционального анализа, который возможен исходя из содержательной стороны документа. Документ является полифункциональным объектом, выполняющим ряд взаимосвязанных функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Типологически функции объединяются в следующие блоки:

- информационные функции, включающие собственно информационную, социальную, политическую и коммуникативную;

- функции, обеспечивающие процесс управления, - управленческая, правовая;

- культурно-исторические функции – культурная, исторического источника.

 Среди функций выделяются главная, общие и специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размножения документной информации.

 К общим функциям относятся:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации, т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа; эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность ценность, новизна информации и др.; информацию, содержащуюся в документах, можно разделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему), а также на первичную и вторичную, динамическую и статистическую;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации, т.е информации о процессах, происходящих в обществе; документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени формировать их; изучение социальной функции документа, ее правильное уяснение помогает воспроизвести механизм действия общества; социальная функция документа – это и отражение в нем деятельности, места и роли человека в данной социальной структуре;

- коммуникативная: способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, т.е. документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; у коммуникативной функции есть три подфункции исходя из которых документы делятся на категории: документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, жалобы и др.), документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и др.) и документы много стороннего действия (заявления политических партий, коллективные письма – протесты и др.); коммуникативные возможности документов резко возросли благодаря внедрению информационных, прежде всего компьютерных технологий – Интернета (Всемирной компьютерной сети), интерфейса (аппаратных или программных средств, обеспечивающих взаимодействие программ внутри вычислительной системы) и др.;

- культурная: способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе; закрепление и передача культурных ценностей лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документов относятся:

- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

- политическая: определяется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, деятельности политических партий и общественных организаций, политических лидерах и т.п.;

- историческая (исторического источника): документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12=14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Функциональность документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом.