Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации

документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Вопросы:

1. Унификация документов как одно из направлений их совершенствования.

2. Внутривидовая унификация документов.

3. Развитие унификации и стандартизации документов.

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокращение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковы.

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1)       при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2)     при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

•   целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

при стандартизации:

•   формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой документации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

2)   стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;

3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.   

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Правовая сила стандартов:

Стандарт – это технический нормативный документ рекомендательного характера.

Включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации документов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

79397032) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры других наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов
(протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом
направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х
годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они
учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке
документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распространения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол заседания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разновидностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в середине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе накопленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели - формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан комплекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.