C ) По какому поводу пишутся деловые письма?

to persuade – убедить;

to inform – проинформировать;

to request – сделать запрос;

to express thanks – выразить благодарность;

to remind – напомнить;

to recommend – рекомендовать;

to apologize – извиниться;

to congratulate – поздравить;

to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – отказаться от пред-ложения о сотрудничестве или от товара;

to introduce a person or policy – представить человека или новый курс;

to invite or welcome – пригласить или приветствовать;

to follow up – проверить (исполнение);

to formalize decisions – закрепить решения.

D) Составные части.

А сейчас мы разберем, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

· Заголовок (шапка):

А) Адрес отправителя – в верхнем левом углу. Если бланк фирмен-ный, то адрес уже проставлен.

Б) Адрес получателя – слева, ниже адреса отправителя. Формат: от мень-шего к большему (имя, № дома, улица, город, индекс, страна).

В) Дата – три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.

· Приветствие (обращение), или как начать письмо.

· Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.

· Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших на-мерений). Заключительная формула вежливости.

· Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.

· Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные ма-териалы (рекламный буклет или брошюра).

· Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Read information and scan the examples of some business letters.

A) Приглашение на мероприятие

Деловые приглашения обычно очень кратки. Самым важным в них яв-ляется правильное обращение к приглашенному, если это личное пригла-шение. В тексте должна содержаться необходимая информация о месте
и времени проведения, а также о поводе мероприятия, если это необходимо. Если приглашение общее, обращение должно быть понятным, текст оста-нется прежним.

Dear Mr and Mrs Green, We cordially invite you to our Name Scholarship Reception, in honour of all the donors to the College Scholarship Fund. The reception will take place at the Rotunda, 8 pm – midnight. Sincerely, Alumni Office

Уважаемые мистер и миссис Грин, Мы с удовольствием приглашаем вас на прием по случаю врученных имен-ных стипендий в честь доноров сти-пендиального фонда колледжа. Прием состоится в Ротонде, с 8 ве-чера до полуночи. Искренне ваш, Офис по делам вы-пускников

B) Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо по-английски называется a letter of reference, reference letter, reference.

Обычно рекомендательное письмо невелико по объему, чаще всего
не более одной страницы. Ценность рекомендации заключается в подписи того, кто дал рекомендацию.

Существуют общепринятые стандарты составления рекомендации:

ü обычно рекомендательное письмо пишут на фирменном бланке;

ü дата ставится сверху, либо справа, либо слева;

ü после даты, обращения делаются отступы, а в начале абзаца отступа нет, текст разбивается на абзацы;

ü текст выравнивается по ширине;

ü в конце ставится подпись от руки.

Date (month/day/year) To Whom It May Concern: This is to present the description and job performance of (name) for the future work at … While working at our office, he/she has excelled in such tasks as … and has shown a specific aptitude for …. The referee is a very diligent and conscientious person, with a solid sense of responsibility. He/she also has developed considerable interpersonal skills.   The referee has shown also a good working knowledge of languages, computer, and the ability to work with great consistency and attention to detail. He/she is highly motivated individual who works will in a team, and who can also be quite independent. He/she is extremely reliable.   The referee will be an asset to any firm. Signature

Дата (месяц/день/год) Тем, кого это касается: Настоящее письмо представляет описа-ние и оценку работы (имя), дано для будущей работы в … Работая у нас в офисе, он/она отлично проявил себя, выполняя следующие задания … и показал особые способ-ности в …. Рекомендуемый является человеком очень прилежным и созна-тельным, с развитым чувством ответ-ственности. Он/она также существенно развил навыки межличностного об-щения. Рекомендуемый показал также хоро-шие знания языков, компьютера и спо-собность работать с постоянным при-лежанием и вниманием к деталям. Он/она является высоко мотивиро-ванным человеком, который отлично работает как в команде, так и само-стоятельно. На него/нее всегда можно положиться. Рекомендуемый станет ценным со-трудником любой фирмы. Подпись

c) Резюме

Кроме слова résumé используется сокращение CV. Произносят его просто по буквам. Эта аббревиатура используется вместо латинских слов Curriculum Vitae – описание (программа) жизни. Конечно, в данном случае подразумевается описание вашей профессиональной жизни. Существуют общепринятые правила составление résumé, или CV:

ü в начале полностью указываются имя соискателя и контактные данные;

ü далее следует перечисление профессионального опыта, если есть;

ü указывается имеющееся образование;

ü другие сведения о профессии и образовании, например, курсы по-вышения квалификации;

ü публикации, выступления на конференциях, участие в проектах (если это имеет отношение к желаемой должности);

ü хронология выстраивается в обратном порядке, то есть вы начи-наете с последнего по времени события;

ü кратко перечисляются достоинства, то есть обосновывается ваша профессиональная пригодность;

ü резюме должно быть удобно для чтения, то есть отформатировано по ширине, с отступами, позволяющими легко читать текст;

ü объем резюме не должен превышать 1–2 страниц;

ü название – CV или résumé – пишется, но не является обязательным.

 

Julia Khann 8 (845) 708-5555 • Julia_Khann@yama.ru Human Resources Management • IT Recruitment A seasoned HR manager with extensive expertise in recruiting high-level information technology professionals. Demonstrated skill in organizational development, change management and strategic design of marketing and recruiting efforts. Strong background in management planning, budgeting, staffing and facilities designed to enhance productivity and profitability. Core competencies include: · Program Development · Benefits Administration · Preventive Labor Strategies · HR Policy Design & Administration · Succession Planning · Union Negotiations & Mediations · Employee & Labor Law · Compensation & Benefits Design Professional Experience FAB Associates, LLC, Moscow SENIOR HUMAN RESOURCES CONSULTANT 2003 – Present · Recruited as Lead Consultant to standardize organizational structure for an IT Department with 500 employees of an e-commerce company with a subsequent rollout to 6,000 employees nationwide. · Led team in analysis of existing operations and development of an action plan. · Worked with Senior Management to gain support of new strategic design proposals. · Created cost justification of a $2.5 million budget based on savings from retention and retraining expenses. · Examined market and recruiting efforts, role and level descriptions as well as lines of communication. · Developed a standardized organizational model, which clarified authority, relationships and responsibilities within the department. Education Transport University, Moscow 2002 MASTER OF ART • EDUCATION Pedagogical University, Tomsk 2002 BACHELOR OF ART • HISTORY

D) Заполнение анкеты

Когда вам необходимо заполнить анкету, например заявление о приеме
на работу, требуется понимать, что там написано, и правильно заполнить соответствующие разделы. Обычно выдается бланк, где нужно вписывать свои данные. Например:

Job Application Form Post/position applied for College/University/School attended Qualifications Age at graduation   First job Length of employment at previous job Reason for leaving Interest(s) Special skills Other

Бланк заявления о приеме на работу На какую должность хотите попасть Какой колледж/университет посещали Квалификация Возраст по окончании учебного заведения Первая работа Какое время проработали на прежней должности Причина увольнения Интересы Особые навыки и умения Другое

Заявление. Здесь больше ничего писать не нужно.

На какую должность хотите попасть. Пишите именно название вакантной должности, а не название профессии.

Какой колледж / университет / школу посещали. Американцы называют "школой" любое учебное заведение.

Квалификация. Перечислите все навыки и умения, которые считаете важными для данной должности.

Возраст по окончании учебного заведения. Пишите тот возраст, когда вы прекратили учебу.

Первая работа. Слово job означает работа, должность. Указывайте, кем именно работали.

Cколько времени проработали на прежней должности. Укажите, сколько лет и месяцев проработали на прежней должности.

Причина увольнения. Старайтесь указывать нейтральную причину, например: Contract Expired – Истек контракт.

Интересы. Укажите, что именно предпочитаете делать или ваши силь-ные стороны.

Особые навыки и умения. Дополнительные навыки и умения.

Другое. Здесь вы можете указать, например, что предпочитаете рабо-тать по вечерам или что вам не важно, какая смена вам достанется.

E) Письмо-запрос

Письмо-запрос может быть составлено по разным поводам:

ü заказ оборудования;

ü бронирование гостиницы и билетов;

ü аренда помещения;

ü размещение рекламы;

ü запрос о возможности сотрудничества.

Независимо от предмета обсуждения, формулировки составления та-кого делового письма остаются схожими.

Dear Sirs, Translation Brochure I should be grateful if you would send us your brochure and price list about your translation services. Sincerely …

Уважаемые господа, По поводу Брошюры о переводе: Я был бы вам благодарен, если бы вы выслали мне вашу брошюру и прайс-лист об услугах по переводу. Искренне …