Деловые документы (личное заявление, резюме, доверенность)

    1. Заявление (ходатайство) – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Структура заявления и принципы его составления

Расположение частей заявления (личное заявление пишется от руки) включает в себя следующие компоненты:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки: наименование адресата (фамилия и инициалы) указывается в дательном падеже (если наименование организации – в винительном падеже), наименование заявителя (фамилия и инициалы) – в родительном падеже (пишется под адресатом, с предлогом от или без него; в случае необходимости указываются должность заявителя и его адресные данные);

2) заголовочная часть располагается в середине листа (слово заявление пишется со строчной буквы и после него ставится точка при отсутствии предлога от; с заглавной буквы и после него точка отсутствует, если есть предлог от);

3) текст заявления пишется с красной строки (вначале излагается просьба, а затем – аргументация). Просьба выражается с помощью речевых формул: прошу + инфинитив (ср.: прошу разрешить, прошу предоставить и т.п.) / прошу Вашего разрешения (согласия) + отглагольное существительное в винительном падеже (на что?) (ср.: прошу Вашего разрешения на зачисление). Аргументация вводится с помощью следующих конструкций: ввиду того что…; в связи с тем, что…; на основании того, что…; так как…; учитывая (что?);

4) опись прилагаемых документов (если требуется);

5) подпись заявителя (внизу справа), дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа: число и год пишутся цифрами, а месяц - словами).

Образец заявления

Декану факультета БГУ,

проф. Никитину Б.И.

аспиранта кафедры прикладной математики

Соколова В.И.

заявление.

Прошу командировать меня в Москву на Всесоюзную научно-практическую конференцию сроком на 5 дней (с 01.10.2016 г. по 05.10.2016 г. включительно).

                                                                                                  (подпись)

27 апреля 2010 года

       2. Резюме - вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на ту или иную вакантную должность. Международный стандарт предписывает набрать текст на компьютере (если резюме направляется в иностранную фирму, то оно должно быть составлено на соответствующем иностранном языке).

Структура резюме

1. Персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата, место рождения, семейное положение, гражданство).

2. Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контакта.

3. Наименование вакансии, на которую претендует автор резюме.

4. Перечень мест работы (учёбы) в хронологическом порядке, с указанием полного наименования организаций, времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (в случае учёбы наименования учебной специальности).

5. Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка).

6. Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки).

7. Интересы, имеющие отношение е предполагаемой профессиональной деятельности соискателя.

8. Рекомендации (сведения о рекомендациях).

9. Дата составления резюме.

Методика составления резюме

    Резюме всегда начинается с предоставления личных данных: ФИО (вначале пишется имя, затем первая буква отчества и фамилия), адрес, e-mail и номер телефона (иногда возраст, дату рождения и семейное положение), которые помещаются, как правило, вверху страницы. Затем описывается цель. С самого начала ее необходимо основательно продумать, так как дальнейшая информация резюме будет зависеть именно от поставленной цели. Цель не должна носить обобщенный характер. Необходимо продумать цели поиска работы и построения карьеры настолько тщательно, чтобы работодатель при чтении это увидел. Обратите внимание, что в данном пункте не нужно описывать желание получить хорошо оплачиваемую работу, так как акцент на деньги в первом предложении резюме оставит не лучшее впечатление как у российского работодателя, так и у работодателя любой другой страны. Далее необходимо описать образование. Здесь следует перечислить университеты, институты, колледжи, которые вы окончили, в обратном хронологическом порядке (т.е. начиная с последнего). Также стоит включить пройденные курсы и заграничную стажировку, если таковые имеются. Если у вас есть дипломы с отличием, то это обязательно нужно указать). Если у вас есть ученая степень, напишите об этом. Опыт работы: необходимо перечислить места работы, начиная с самого последнего (или текущего), обязательно указать даты, с какого по какое число вы находились на той или иной должности, занимаемую позицию и название компании. Кроме того, описать ваши должностные обязанности, сделав особый акцент на тех функциях, которые соответствуют цели, поставленной в начале резюме. При перечислении следует избегать слов «я», «мой». Далее следует перейти к перечислению особых навыков и умений: знание языков – указать родной и иностранные языки, которыми владеете и на каком уровне, умение работать на компьютере (программы, уровень владения) и другие навыки, которые соответствуют поставленной цели. При указании уровня владения иностранным языком не следует завышать свои способности. Дополнительные сведения. Здесь необходимо указать увлечения, любимые занятия, например, занятия спортом, путешествия и др. Не указывайте в качестве увлечения «чтение книг», так как предполагается, что данным видом деятельности занимается каждый человек, имеющий высшее образование. В пункте рекомендации следует перечислить не менее двух человек (не родственников), которые могут предоставить сведения о вас как о работнике. Необходимо написать ФИО, должности, места работы и номера телефонов. Если на страничке не осталось места, вместо данных можно указать «могут быть предоставлены по запросу».

Образец резюме

Антонова Мария Павловна,

род. в г. Уфе

30 августа 1978 г.

Домашний адрес                                               Адрес университета

Домашний телефон                                           Рабочий телефон /факс

E-mail address

Позиция: гид-переводчик

Сведения об образовании и имеющемся опыте работы:

Дополнительные сведения:

Прочие сведения:

Интересы:

Иная вспомогательная информация:

Сведения о рекомендациях (если есть).

«29» марта 2014 года.                                       Фамилия и инициалы

Стиль и формат резюме играют очень важную роль. Резюме должно быть:

    - в печатном виде (на компьютере: верхнее и нижнее поля должны быть не менее 1.5 см высотой, а боковые поля не менее 2 см; между отдельными частями резюме оставляйте пробелы; жирным шрифтом необходимо выделять названия пунктов, а также названия компаний и имена; не подчеркивайте слова и не используйте курсив, для придания выразительности – это снижает общее впечатление от прочитанного),

    - без орфографических и пунктуационных ошибок.

3. Доверенность – документ, с помощью которого лицо предоставляет право другому лицу полномочия осуществить за него какое-либо действие.

Схема структуры доверенности:

1) наименование документа пишется в центре строки с заглавной буквы (точка не ставится);

2) текст начинается с красной строки (со слова Я, …);

3) в доверенности указываются фамилия, имя и отчество доверителя, его адресные и паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) (в И.п.) и фамилия, имя и отчество доверенного лица, его адресные и паспортные данные (в Д.п.);

4) дата слева (прописывается цифрами), подпись справа (на одной строке);

5) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ (доверенность считается действительной с момента заверения).

Образец доверенности

Доверенность

Я, Мартынов Александр Иванович, проживающий по адресу г. Уфа, ул. Гоголя, д. 65, кв. 17 (паспортные данные), доверяю Короленко Светлане Сергеевне, проживающей по адресу г. Уфа, ул. Кировоградская, д.8 (паспортные данные), получить ценную посылку.

27. 02. 10 г.                                                           (подпись)

Подпись Мартынова А.И. удостоверяется

(дата)                                                                     (подпись)

Деловая корреспонденция

    Деловое письмо выполняет ряд важнейших функций, с помощью которых наиболее полно можно представить значимость этого документа в деловом мире. Прежде всего следует отметить информационную функцию - письмо содержит сведения, факты, информацию различного рода. Реализация данной функции в полном объеме зависит не только от количества и качества информации, но и от способа ее подачи, четкости формулировок, отсутствия двусмысленности и подтекста. Организационная функция реализуется, когда документ создается с целью организации, координации деятельности людей. В этом случае от логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности. Содержание сведений, являющихся доказательной базой при рассмотрении спорных ситуаций, выявляет юридическую функцию письма.

Типы деловых писем и речевые формулы, используемые в них, перечислены ниже (табл. 6).

Таблица 6

Тип письма	Назначение письма	Речевые формулы
Сопроводительное письмо	информирование адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.	Направляем Вам…, Высылаем…, Посылаем...
Письмо-приглашение	письменное приглашение принять участие в мероприятии. В нём раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.	Приглашаем представителя Вашего …посетить…, Просим принять участие…в обсуждении проблемы… Формулы обращений: Уважаемый господин…!, Уважаемые господа!, Уважаемый Ф.И.О.!, Уважаемые коллеги! Формулы прощания: С уважением,..., Искренне Ваш (ваше имя)
Гарантийное письмо	обеспечивает исполнение изложенных в нём обязательств.	Оплату гарантируем…, Качество изделий гарантируем…, Сроки выполнения гарантируем…
Письмо-запрос	обращение, просьба получателя к поставщику.	В ответ на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на Вашу просьбу) направляем… направляем (высылаем, посылаем, препровождаем), Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на нашу договорённость…) направляем (высылаем,посылаем, препровождаем)… Просим выслать (направить) нам предложение…, Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о…, Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение, Согласно Вашей просьбе…, В соответствии с дополнительным протоколом (с нашей договоренностью)
Письмо-ответ	формулируется в зависимости от характера инициативных писем или запросов.	К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам…, Мы просим Вас отклонить этот вопрос до…
Письмо-предложение (оферта)	заявление поставщика о желании заключить сделку.	В ответ на Вас запрос от… мы предлагаем Вам…, Мы можем предложить Вам…, Мы можем рекомендовать Вам…
Письмо-претензия (рекламация)	выражение претензий, нарушившей принятые на себя обязательства. Рекламация содержит: а) основания для предъявления претензии, б) ссылки на нормативные акты или акты экспертиза (приёмки), в) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.	К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…, Мы официально заявляем Вам рекламацию на….
Ответ на рекламацию	сообщение о том, что претензия принята /отклонена полностью или частично.	Приносим свои извинения за…, Ваша претензия признана необоснованной…
Инициативные письма	это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.	Просим Вас рассмотреть вопрос…, В подтверждение нашей договоренности…

    Целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки. Наиболее типичными для делового письма, независимо от его разновидности, являются реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Следует отметить, что в ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно подробно описывается оформление каждого из реквизитов официальных документов, однако в дополнение к этим сведениям хотелось бы указать на важность графического единообразия всех элементов текста.⁴

 

______________________________

⁴ URL: https://www.sekretariat.ru/news/210204-delovoe-pismo-pravila-oformleniya-i-poryadok-raboty

Общие требования к оформлению письма (табл. 7)⁵

Таблица 7

Оформление делового письма

Бумага	Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов. Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
Поля	Лист должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Дата	Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017». Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»
Исходящий номер	Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
Ссылка на входящее письмо	Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ только при наличии гиперссылки.
Адресат	Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже. По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам. Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.
Текст письма	Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур. При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней. Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений. Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.
Приложение	Деловое письмо с приложением оформляют так: Приложение: на 2 л. в 2 экз. Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например: Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз. Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так: Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.
Подпись	Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.
Исполнитель	При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

^{_____________________________________________________________________________--}

⁵ https://www.sekretariat.ru/oformlenie-pisem