Пути улучшения коммуникационного процесса в Торговой фирме «Центр окон»

 

Существуют различные способы совершенствования коммуникационного обмена в организации.

. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Для этого необходимо оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации.

Менеджеру необходимо определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

. Управленческие действия. В организации работниками руководящего звена следует проводить еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

. Системы обратной связи. Обратная связь является составной частью контрольно-управленческой информационной базы организации. Опрос работников - один из вариантов системы обратной связи, которые проводятся с целью получения информации от руководителей и рабочих по перечню вопросов: четко ли доведены до них цели их деятельности; с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; открыт ли их руководитель для предложений и др.

. Система сбора предложений. Целью сбора предложений является облегчение поступления информации на верх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути снизу вверх.

Способы организации системы разнообразны - выделить отдельную телефонную линию, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

. Информационные технологии. Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием, с установленным определенным лимитом по времени разговоров, а сверх лимита оплачивает уже сам работник.

Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию (особенно это необходимо при приеме, регистрации и отслеживанию выполнения заказов). Система электронной почты также способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров.

) Для устранения такой преграды, как информационные перегрузки, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей. Например, контроль изготовления заказа по срокам, который в настоящий момент осуществляет директор, можно возложить на менеджер по сбыту. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

) Для устранения конфликтных ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые заключаются в умении правильно организовать собственное поведение, высказать свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны другого человека. Этот метод поможет сотруднику (руководителю) удержать позицию, не превращая другого работника в своего врага. Этот способ может быть полезен в любой обстановке.

Итак, коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в организации узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках организации и на всех ее уровнях следует поощрять.

Роль коммуникации в организации невозможно недооценить. Эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности, которые в свою очередь, доводят информацию до своих подчиненных, которым она необходима для достижения командных целей. Таким образом, эффективная коммуникация на всех уровнях является неотъемлемым залогом успеха и процветания всей организации.

 

 

Заключение

 

Завершая работу, отметим, что в первых двух частях работы рассмотрены теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации. Коммуникации - это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

Коммуникационный процесс включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель (коммуникатор), сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. В данном случае менеджеру необходимо учитывать особенности организационной структуры организации, понимать каким образом могут протекать коммуникации как внутри организации, а так и во внешней среде. Так же важно умение пользоваться знаниями вербальных и невербальных коммуникаций, так как в результате правильного использования форм коммуникаций, может зависеть то, на сколько успешно будет достигнута цель, этих коммуникаций.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Современный менеджер имеет возможность работать в любом месте, сделав свой офис мобильным. Переносные рабочие гаджеты, компьютеры, ноутбуки и планшеты - все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки, тем самым совершенствуя коммуникативный процесс в организации.

В практической части работы рассмотрены коммуникации в управлении Торговой фирмы «Центр окон». Данное предприятие осуществляет: изготовление и монтаж: оконных конструкций, дверных блоков и др. Потребителями продукции являются и население и предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены о работе Торговой фирмы «Центр окон» и отзываются о нем положительно, и именно поэтому, несмотря на жесткие условия конкуренции, предприятие занимает по существу не последнее место на рынке оконных конструкций.

В ходе анализа выявлено, что внешние коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с государственными органами власти в таких формах как: беседы, переговоры, совещания, письма и пр. Внутренние коммуникации так же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Основными способами общения в Торговой фирме «Центр окон» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор, однако отмечено, что руководство допускает ошибки, снижая эффективность коммуникаций.

В процессе коммуникации на предприятии существуют и определенные преграды, к ним можно отнести: информационные перегрузки; конфликты и др. Причины образования барьеров: сознательное искажение информации; неэффективная структура предприятия; перегрузки каналов коммуникаций.

Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием; к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию; для устранения информационных перегрузок, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей; для устранения конфликтных ситуаций, рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые могут быть полезными в любой обстановке.

Совершенствование коммуникаций в организации может осуществляться с помощью различных способов: оценка потребности в информации на всех уровнях в организации, регулярные производственные встречи, системы обратной связи, сбор предложений от сотрудников, электронная почта.

 

 

Список литературы

 

1. Большаков А.С. Менеджмент. Учебное пособие - М.: Издательство Питер, 2010. - 160с.

2. Волков К.М. Коммуникации, интегрированные во времени. Маркетинговые коммуникации. - 2010. - № 2 (32) - С. 118-129.

.   Вольтон Д. отв. ред. К.Г. Сальберг-Вачнадзе. - М. Информация не значит коммуникация.: «ПОЛПРЕД - Справочники», 2010. - 34 с.

.   Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации - М.: Издательство «Финпресс», 2009. - 256 с.

.   Горелов О.И. Организационное поведение: Учебный курс - М: МИЭМП, 2010. - 90 с.

.   Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент Учебно-методический комплекс - М.: МИЭМП, 2007. - 44 с.

.   Дейнека А.В. Стратегия управления персоналом организации - М.: Дашков и К, 2011. - 292 с.

.   Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 440 с.

.   Илларионов А.Р., Клименко Э.М. Самоучитель топ-менеджера - М.: Изд.: Альпина Паблишер, 2013. 648 с.

.   Ионова С. М., Шумал С. С. Шпаргалка по менеджменту: Ответы на экзаменационные билеты - М.: Аллель-2000, 2009. - 64 с.

.   Лепский В.Е. Стратегичность предприятия XXI века(субъектно-ориентированный подход)Экономические стратегии. - 2009. - №3. - С.110-118.

.   Маленков Ю.А. Современный менеджмент - М.: Экономика, 2010. - 240 с.

.   Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник - М.: ИНФРА-М, 2007. - 797 с.

.   Наумов А. И., Виханский О. С. Менеджмент - М.: Экономистъ, 2008. - 528 с.

.   Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами - М.: Изд-во РАГС, 2002. - 265 с.

.   Патрик Ленсион. Как решить пять основных проблем команды: Практическое руководство для лидеров, менеджеров и консультантов - М.: Альпина Паблишер, 2010. - 132 с.

.   Полукаров В. Л. Основы менеджмента: Учебное пособие. Изд.: КноРус, 2009. - 240 с.

.   Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. - СПб: Питер,2010. - 448 с.

.   Чуркина М., Жадько Н. Управленческая эффективность руководителя - М.: Альпина Паблишер, 2009. - 236 с.

.   Шарков Ф.И. Коммуникология: Энциклопедический словарь-справочник - М.: Дашков и К, 2009. - 768 с.

.   Шульц Д.Е. Новая парадигма маркетинга: Интегрируемые маркетинговые коммуникации: Пер. с англ. - М.: Инфра-М, 2009. - 234 с.

22. Библиотека «nnre.ru» http://www.nnre.ru

. Электронная библиотека «Руконт» http://www.rucont.ru

. Терминологический словарь менеджера «Pandia.ru» http://www.pandia.ru