Методики изучения использования рабочего времени руководителей

 

Необходимость совершенствования управленческих процессов возникла в нашей стране и за рубежом относительно недавно - в конце 50-х - начале 60-х гг. XX века [24, c.312]. Зарубежные авторы связывают “революцию в административном управлении” с ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объемов административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью и т. д.), резким увеличением объемов информации и документооборота и, как следствие, необходимостью четкой организации управленческого труда, рационализации управленческих процессов, т. е. комплексных действий по совершенствованию управленческой деятельности. Рациональная организация работы руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за их рабочим временем, изучения структуры затрат времени, выявления “поглотителей” рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы и мероприятия по научной организации труда управленческих процессов [48].

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов можно использовать следующие методы:

анкетный и устный опросы, проводятся с целью изучения мнения работника о том, насколько рационально организован его труд: четко ли с точки зрения работника определены его обязанности, приходится ли ему выполнять работы, не входящие в эти обязанности (какие и сколько времени), планируется ли его работа и каков удельный вес внеплановых работ, есть ли потери рабочего времени (их величина, причины), какие применяются в работе средства механизации и оргтехники (их использование), удовлетворяют ли работника организация его рабочего места и условия труда и, наконец, какие у работника имеются предложения по совершенствованию организации и повышению эффективности труда;

фотография рабочего времени, применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При этом изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности. Фотография рабочего времени проводится специально выделенным лицом, она может быть сплошной (т. е. в течение всего рабочего дня) или выборочной. В последнем случае изучают затраты рабочего времени по отдельным функциям (видам работ), в том числе повторяющимся, а также по отдельным периодам (циклам) работ;

при самофотографии рабочего времени учет затрат рабочего времени проводится непосредственно работающими под руководством служб НОТ. Он ведется с помощью специальных листов самофотографий, в которых регистрируются все выполняемые работы или перерывы в фиксажные интервалы, составляющие определенную часть часа;

метод моментных наблюдений, применяется для изучения содержания труда и затрат рабочего времени различных категорий ИТР и служащих. Принципы и методика проведения наблюдений в основном такие же, как и при изучении затрат труда рабочих, имеются лишь некоторые особенности. Фиксажным моментом, применительно к труду ИТР и служащих, следует считать момент попадания наблюдаемого в поле зрения наблюдателя. При отсутствии работника на рабочем месте наблюдатель может получить сведения о причинах его отсутствия по отметке, сделанной работником в журнале [45].

Методы исследования трудовых процессов могут классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых объектов, способу проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

В соответствии с целью исследования выделяют следующие методы: хронометраж, фотография рабочего времени, фотохронометраж.

Хронометраж служит для анализа приемов труда и определения длительности повторяющихся элементов операций. При хронометраже объектом изучения, как правило, являются элементы оперативного времени на конкретный вид продукции.

Фотография рабочего времени применяется для установления структуры его затрат на протяжении рабочей смены или ее части. Структура затрат рабочего времени при фотографии рабочего времени может устанавливаться по различным классификационным схемам.

Фотохронометраж применяется для одновременного определения структуры затрат времени и длительности отдельных элементов производственной операции.

По количеству наблюдаемых объектов различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения. Индивидуальным является наблюдение за одним объектом (рабочим, станком); групповым - за несколькими объектами. Разновидности группового наблюдения: бригадное (за рабочими бригады) и многостаночное (за рабочими и станками на многостаночном рабочем месте) наблюдения. Маршрутным считается наблюдение за объектом, который перемещается по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными сравнительно далеко друг от друга и за которыми наблюдатель перемещается по соответствующему маршруту.

В зависимости от задач исследования и особенностей трудовых процессов существуют различные методы проведения хронометража, фотографии рабочего времени, фотохронометража.

Хронометраж может быть непрерывным (по текущему времени), выборочным и цикловым [45].

Фотография рабочего времени определяется по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и способам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии использования времени работников (индивидуальная, групповая, самофотография), оборудования, а также фотографию производственного процесса.

Фотография времени использования оборудования - это наблюдение за элементами его работы и перерывами в ней. Она проводится для определения эффективности использования оборудования и затрат времени на его обслуживание рабочими различных групп.

При фотографии производственного процесса одновременно проводится изучение затрат рабочего времени исполнителей, времени использования оборудования и режимов его работы. Этот вид фотографии иногда называют двусторонним наблюдением.

Различают два метода проведения фотографии рабочего времени: метод непосредственных замеров времени, когда регистрируется продолжительность наблюдаемых элементов и затрат времени; метод моментальных наблюдений, когда фиксируются состояния рабочих мест, а структура затрат времени устанавливается по количеству моментов, когда отмечались соответствующие состояния.

В зависимости от целей анализа трудового процесса используются различные технические средства: секундомеры, хроноскопы, кинокамеры, телекамеры и др.

Все методы исследования затрат рабочего времени включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка предложений по совершенствованию результатов труда. Содержание работ по каждому из этих этапов зависит от метода исследования затрат рабочего времени [38, c.200].

Подготовка к наблюдению состоит в изучении технологического процесса, организации труда на рабочем месте, порядка обслуживания рабочего места, технических характеристик оборудования; ознакомление работника и его непосредственного руководителя с целью изучения (фотографии); подготовке необходимой документации, в том числе - заполнении наблюдательной карты (листа) данными о рабочем месте и работнике.

Если фотография проводится с целью разработки нормативов, то на этом этапе выявляются и устраняются недостатки, приводящие к прямым потерям и нерациональным тратам рабочего времени. Особое значение в этом случае имеет правильный выбор объекта (объектов) наблюдения.

При использовании метода моментных наблюдений рассчитывается количество необходимых моментов, выбираются интервалы обходов, намечается их маршрут и фиксажные пункты, определяется число смен, необходимых для наблюдения.

При небольшом удельном весе затрат величина может быть увеличена без существенного снижения точности результатов наблюдений. Это дает возможность при проведении фотографии методом моментных наблюдений изучать затраты времени дифференцированно по всем категориям без резкого увеличения числа моментов наблюдений по сравнению с рассчитанными для категории, имеющей наибольший удельный вес в общих затратах времени.

Интервалы обходов выбираются так, чтобы они не обладали какой-либо закономерностью относительно производственного цикла и носили характер случайной выборки. Эти интервалы (время начала обхода рабочих мест) могут определяться с помощью таблиц случайных чисел.

Основное преимущество самофотографии - она позволяет получать богатейшее разнообразие конкретных предложений по устранению причин потерь рабочего времени.

Недостаток этого метода очевиден - с его помощью могут быть зафиксированы лишь потери, не зависящие от работника.

Обработка данных фотографии рабочего времени осуществляется следующим образом: вычисление продолжительности затрат по каждой категории путем вычитания из текущего времени время предыдущего замера. По всем видам замеров проставляются обозначения затрат и составляется сводка одноименных затрат рабочего времени. Сводка одноименных затрат рабочего времени находится так, при использовании метода моментных наблюдений число случаев суммируется, определяется доля каждой категории затрат и количество моментов переводится во временное выражение (мин, сек).

Анализ результатов фотографий рабочего времени сводится к определению нерациональных затрат и потерь рабочего времени и установлению их причин. Фактические затраты сравниваются с нормативными, которые устанавливаются на основе нормативов времени на подготовительно-заключительные операции, обслуживания рабочего места, времени на отдых и личные надобности [17, c.216].

Полученные данные позволяют составить фактический и нормативный (проектируемый) балансы затрат рабочего времени.

Баланс затрат рабочего времени это система показателей, характеризующих ресурсы рабочего времени работающих, их распределение по видам затрат и использования. Данный баланс составляется с целью выявления резервов роста производительности труда за счет более рационального использования фонда рабочего времени и определения численности рабочих. Рассчитывается баланс рабочего времени преимущественно на одного среднесписочного рабочего. Баланс рабочего времени составляется по предприятию, цеху, участку, иногда даже по группе рабочих, имеющих одинаковый график работы и одну и ту же продолжительность очередного отпуска.

Баланс составляется в три этапа:

расчет среднего фактического числа рабочих дней;

установление средней продолжительности рабочего дня;

определение полезного, эффективного фонда рабочего времени в часах.

Методика проведения индивидуальной фотографии рабочего времени

руководителя.

Фотография рабочего времени состоит из 4 основных этапов:

проведение наблюдения,

обработка данных, полученных в ходе наблюдения,

анализ результатов наблюдения,

разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени [5, c.12].

На этапе проведения наблюдения фиксируются и заносятся в наблюдательные листы затраты рабочего времени на все виды работ и перерывов, которые наблюдались в течение определенного отрезка времени. При анализе затрат рабочего времени используются следующие формулы:

Затраты времени по каждому виду затрат:

 

, (1)

 

где n_ij - затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах [5, с.63]:

 

,   (2)

 

где N - общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N используют формулу (3) [5 с. 63]:

 

,    (3)

 

где S_j - количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

Для оценки результативности использования рабочего времени необходимо воспользоваться коэффициентом экстенсивности, который рассчитывают по формуле (4) [5, с.64]:

, (4)

где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф - фактический фонд рабочего времени, мин.

Далее определяют показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывают по формуле (5) [5, с.64]:

 

,                                   (5)

 

где ПР - потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывают по формуле (6) [5, с.65]

 

, (6)

 

где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывают по формуле (7) [5, с.65]:

 

, (7)

где ОТ - время на отдых и личные надобности, мин.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитывают коэффициент рациональности использования рабочего времени К_р по формуле (8) [5, с.66]:

 

, (8)

 

где У_iф - фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

У_iпл - плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (К_э) и коэффициент рациональности (К_р). В данном случае этот показатель рассчитывается по формуле (9) [5, с.66]:

 

. (9)

 

При всем многообразии методов изучения затрат рабочего времени, наиболее применимым для руководителя является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени [5, c.90].

Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью. Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.