Time -менеджмент как мероприятие по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя

“Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

П. Друкер

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система “Тайм Менеджер”, имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании. В “Тайм Менеджере” все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить “Тайм Менеджер” к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта “Тайм Менеджера”: стандартный, специальный и “руководитель”. Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность “Тайм Менеджера”, специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д. [45].

В Россию тайм-менеджмент пришел во второй половине 1990-х годов. Среди отечественных экспертов, которые начали исследовать вопросы оптимизации рабочего времени, можно назвать Глеба Архангельского, Юрия Васильченко и Сергея Калинина. В целом же российский подход к тайм-менеджменту во многом схож с западным учением. В каждой из этих методик главным является сосредоточение усилий на действиях, которые приносят предприятию максимальную прибыль [46].

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если руководителю не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга, можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность [43].

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей.

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель [28, c.60].

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

. Была ли работа необходима? (если более 10% рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

2. Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

3. Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

.   Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя [21, c.100].

Сильные стороны:

. Сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма);

. Не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени;

3. Каждым делом руководитель занимался определенное время, не смешивая его с другими;

4. Вся работа, проделанная в этот день, была необходима;

5. Помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.

Слабые стороны:

. Временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени);

. непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.