Первичные и сводные документы по учету готовой продукции

Сельскохозяйственное производство характеризуется разнообразием условий поступления, хранения и расходования получаемой продукции. Это приводит к необходимости использования довольно многочисленных форм первичных документов. Рассмотрим организацию документального оформления поступления и расходования сельскохозяйственной продукции отрасли растениеводства.

Продукция растениеводства поступает в хозяйство в сжатые сроки при различных погодных условиях. Поэтому правильная организация учета ее поступления и дальнейшего движения имеет особое значение. Еще до начала уборки урожая должна быть проведена большая подготовительная работа. Необходимо проверить, как подготовлены места приемки и хранения продукции, состояние весового хозяйства, подобрать и проинструктировать, заведующих токами, весовщиков, кладовщиков, сторожей и других материально ответственных лиц.

Главный бухгалтер должен определить обязанности каждого из них по оформлению поступающей от урожая продукции первичными документами, подготовить достаточное количество бланков документов, пронумеровать их и т.д.

В СХА «Родина» используют реестры приема зерна и другой продукции с поля (ф. № 161-АПК). Перед началом уборочных работ бухгалтерия хозяйства выдает каждому комбайнеру под расписку блокноты реестров, в которых заранее заполнены такие реквизиты, как название хозяйства, табельный (лицевой) номер комбайнера, его фамилия, имя и отчество, номер агрегата, наименование продукции. Все реестры в блокноте должны быть пронумерованы (под одним номером - каждые три экземпляра), подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйства (в конце блокнота), скреплены печатью. При выдаче блокноты реестров регистрируют в специальной ведомости.

При пользовании реестрами учет можно вести двумя способами. Наиболее распространенный из них применяется в СХА «Родина» и состоит в следующем. В начале смены комбайнер на каждую автомашину (трактор) при первой ее загрузке выписывает реестр отправки зерна и другой продукции с поля в трех экземплярах. В реестре комбайнер указывает дату, номер отделения (бригады, тока и т. п.), фамилию шофера (тракториста), наименование продукции.

Второй и третий экземпляры реестра комбайнер передаем шоферу (трактористу), а первый оставляет у себя. Если от комбайна зерно отвозят несколько автомашин (тракторов), то у комбайнера будет столько первых экземпляров реестров, сколько автомашин (тракторов) обслуживали агрегат в течение смены. Шофер (тракторист), в свою очередь, третий экземпляр реестра передает заведующему током (весовщику), а у себя оставляет второй. При этом у него за смену может быть несколько вторых экземпляров реестра в зависимости от числа комбайнов, от которых он отвозил зерно.

У лиц, принимающих зерно от шоферов (тракториста), так же может быть за смену несколько третьих экземпляром документа. Их количество будет зависеть от числа комбайнов, с которых зерно отвозится на данный пункт приемки, и шоферов (трактористов), доставляющих зерно.

При разгрузке зерна из комбайна в кузов автомашины (прицепа) комбайнер записывает в свой экземпляр реестра номер автомашины и бункерную массу зерна (по отметкам в бункере) и при этом шофер (тракторист) расписывается в реестре комбайнера о приеме продукции. Шофер (тракторист) в экземпляре реестра, находящемся у него, записывает номер комбайна, от которого принята продукция, и бункерную массу зерна. Комбайнер расписывается в этом экземпляре реестра, подтверждая правильность записей.

При доставке зерна на ток, заведующий током (весовщик) на основании данных взвешивания продукции записывает массу брутто и массу нетто в третьем экземпляре реестра. Заведующий током (весовщик) расписывается в экземпляре реестра о приеме зерна с поля, а шофер - в экземпляре реестра заведующего током (весовщика) о сдаче продукции.

В выписке из реестра о намолоте зерна и убранной площади №21 отмечено: 22.09.2011 г. водитель Лукин М.Л. на КамАЗе 55111 Х 411 МА-36 принял просо одним бункером массой 1360 кг. от комбайнера Ивлева А.П., работавшего на комбайне Дон-1500. Следует отметить, что в документе отсутствует подписи и шофера и комбайнера, указаны только фамилии и инициалы, что является нарушением правила ведения этого вида документации (приложение 24).

Учет поступления зерна на току в СХА «Родина» ведут в реестре приема зерна весовщиком. Заведующий током (весовщик) записывает номер реестра водителя, фамилию, имя, отчество водителя (тракториста), марку автомашины, номер, массу брутто, тары и нетто. Данный реестр оформляется на определенную дату. В реестре приема зерна от водителя №27 отмечено: 07.10.2011 г. водители Лукин М.Л. с номером реестра водителя №32 на КамАЗе с гаражным номером Х-411 сдавал с поля на ток подсолнечник 6 раз. Водитель Гнушев А.Т. с номером реестра водителя №31 на КамАЗе с гаражным номером 821 сдавал с поля на ток подсолнечник 5 раз, водитель Князев Ю.К. с номером реестра водителя №33 на КамАЗе с гаражным номером Е-610 сдавал с поля на ток подсолнечник 5 раз. Каждая поездка отмечена в реестре массой брутто, тары и нетто, указана итоговая масса привезенной продукции. Документ подписан весовщиком (приложение 25).

Реестры ежедневно сдаются в бухгалтерию. При этом первые экземпляры реестров сдают комбайнеры после записей данных о количестве убранного зерна в учетные листы тракториста-машиниста (где учитывается работа комбайна), вторые экземпляры реестров сдают шоферы (трактористы) вместе с путевыми листами грузового автомобиля (трактора), а третий - заведующий током (весовщик) вместе с ведомостью движения зерна.

Зерно, поступившее от комбайнеров на ток, в большинстве случаев требует дополнительной подсушки и сортировки. Каждую партию зерна, отпущенного для очистки, сортировки и сушки, взвешивают. По окончании сортировки и очистки определяют количество и качество полученной зерновой продукции и устанавливают размер усушки и неиспользованных отходов. Качество вышедшей после сортировки продукции определяют с помощью лабораторного анализа, при этом устанавливают натуру и влажность зерна до и после подработки, процент содержания полноценного зерна в зерновых отходах и т. п. Результаты процесса сортировки отражают в акте на сортировку и сушку продукции растениеводства.

Акт составляют в одном экземпляре на каждую партию отсортированной продукции; его подписывает заведующий током (весовщик) и утверждают руководитель хозяйства, агроном или лицо, на то уполномоченное. Не позже следующего дня после сортировки акт передают в бухгалтерию хозяйства (отделения, фермы, бригады).

Значительную часть продукции отправляют непосредственно с поля на хлебоприемные предприятия, маслобойни, другую - в кладовые хозяйства. Продукцию отгружают с тока, склада или непосредственно от комбайна. На каждую партию выписывают товарно-транспортную накладную на отправку-приемку зерна, семян масличных культур и трав (ф. № СП-31 (зерно)).

Например, в приложении 26 представлена товарно-транспортная накладная №4 от 03.10.2011 г., согласно которой водителем Лукиным М.Л. был доставлен подсолнечник массой (брутто) 15000 кг. в таре весом 9030 кг. из с. Новая Усмань в «В-Хавский маслопродукт». Товарно-транспортная накладная подписана весовщиком, который дал разрешение на отпуск зерна (Московкин). Также должны заполняться сведения о погрузочно-разгрузочных операциях. Но в СХА «Родина» заполнением данных реквизитов пренебрегают.

При отправке продукции на склады хозяйства с тока на каждую отправляемую партию выписывают сопроводительный документ. В СХА «Родина» таким документом является Накладная внутрихозяйственного назначения. Ее оформляют примерно так же, как и путевку на вывоз продукции с поля. В накладной №26 от 08.10.2011 г. было отгружено просо с тока на склад общей массой (нетто) 32620 кг. Третьяковой С.В. Документ подписан главным бухгалтером (приложение 27).

Сводными документами о поступлении и расходовании зерновой продукции в СХА «Родина» являются сводная ведомость по уборке отдельных культур и ведомость движения зерна и другой продукции. В приложении 28 представлена сводная ведомость по уборке проса, в которой указано количество проса, поступившего на склад или в зерноотходы с 29.08.2011 г. по 23.09.2011 г. с записями по каждому дню. Все данные написаны от руки, не содержат реквизитов, подписи составляющего лица или фамилии ответственного лица. Тем не менее, этот лист принимается бухгалтерией в качестве сводной ведомости по уборке проса.

Ведомость движения зерна и другой продукции форма № СП-11 составляется заведующим током (весовщиком) ежедневно после окончания рабочего дня по каждой культуре и сорту. Согласно документу под номером №34 от 09.10.2011 г. товарное просо весом 7140 кг. на начало дня, хранимое на току, в течение дня было израсходовано (перевезено с тока) полностью, следовательно, его вес с концу дня составил 0 кг. Документ подписан с расшифровкой подписи материально-ответственным лицом (Третьяковым С.В) (приложение 29).

Ведомость движения зерна вместе с первичными документами, на основании которых она составлена, в конце рабочего дня передают в бухгалтерию хозяйства (подразделения). Однако прежде чем сдавать документы, заведующие токами (весовщики) отражают все данные о движении зерновой продукции в книге (карточках) складского учета. Это дает возможность систематически контролировать движение зерновой продукции на току и сверять его с данными бухгалтерского учета. В центральной бухгалтерии ведут сводную ведомость движения зерна по хозяйству в целом.

При принятии к учету партии зерна урожая текущего года составляется следующая корреспонденция:

Дебет счета 43 «Готовая продукция», субсчет 1 «Растениеводства»

Кредит счета 20 «Основное производство», субсчет 1 «Растениеводство».

Все материально-ответственные лица ежемесячно сдают в бухгалтерию предприятия отчеты о движении материальных ценностей и отчеты о движении продукции. Отчет о движении продукции содержит сведения об остатках на начало месяца каждого вида сельскохозяйственной продукции и материалов, о поступлении и расходовании этих ценностей, а также показывается остаток на конец отчетного периода. В приложениях 30-32 представлены отчеты о движении материальных ценностей на примере готовой продукции растениеводства в октябре-декабре 2011 года, которые ведутся разными материально-ответственными лицами: весовщиком, заведующим током и заведующим склада соответственно. Каждый из этих документов содержит: сальдо на начало квартала (01.10.2011 г.), указанное в натуральных (килограммах) и в стоимостных (рублях) показателях, источники поступления и цели расходования определенного количества конкретного вида продукции.

Например, в отчете о движении материальных ценностей, заведующим током Третьяковым С.В. указано, что на 01.10.2011 г. начальное сальдо по просу составляло 206710 кг. стоимостью 332860 руб. Поступило: зерна - 9280 кг. на сумму 13920 руб., зерноотходы - 13530 кг. на сумму 20295 руб. Всего за указанный период поступило 22810 кг. проса на сумму 34215 руб. Израсходовано: на семена - 32620 кг. на сумму 48930 руб., продано 151280 кг. на сумму 226920 руб., а также списана разница по причине ошибки в таксировке на сумму 22795 руб. Итого за IV квартал 2011 года израсходовано проса 183900 кг. на сумму 298645 руб. Сальдо на конец периода (на 01.01.2012 г.) не указывается. Каждый документ заверяется подписью главного бухгалтера и материально-ответственного лица (приложение 31).

Следует отметить, что документ заполняется от руки, что делает его неудобным для чтения. Ответственные за ведение документов материальные лица допускают исправления в документе.

Приплод КРС документируется Актом на оприходование приплода животных форма № СП-39. В этом документе указываются название организации, ее отделение, ферма, учетная группа животных, заведующий фермой (бригадир), работник, за которым закреплено животные, кличка или инвентарный номер матки, указано количество рожденных животных с указанием их пола и массы и дата рождения. Так как СХА «Родина» имеет небольшие размеры, то документ заводится на месяц. Например, в Акте на оприходование приплода животных за март коровы по кличкам Чистюля, Белка и Рябая отелились бычками с живой массой 24 кг., 20 кг. и 24 кг. соответственно (приплод получен 02.03.2011 г., 15.03.2011 г. и 22.03.2011 г. соответственно). Коровы же по кличкам Кисонька и Роза отелились телочками живой массой 23кг. и 24кг. соответственно (приплод получен 10.03.2011 г. и 20.03.2011 г. соответственно). Ответственный за животных - Писаренко. Должность и инициалы не указаны. Отрицательным моментом в оформлении документа является неполное заполнение полей Акта и отсутствие подписи работника в получении приплода. Не указывается порядковый номер документа, инвентарный номер, присвоенный приплоду. Также можно порекомендовать указывать не кличку матки, а инвентарный номер животного (приложение 33).

О состоянии животноводства в хозяйстве позволяет судить отчет о движении скота и птицы на ферме форма №182. Например, по состоянию на 01.03.2011 г. в СХА «Родина» находилось 40 коров общим весом 19390 кг. В течение месяца приплод составил: 8 телочек общим весом 200 кг. и 12 бычков общим весом 300 кг.. Привес составил 50 кг. у телочек и 150 кг. у бычков. В течение месяца было продано: 8 телочек общим весом 250 кг. и 7 бычков общим весом 300 кг. В результате на 01.04.2011 в СХА «Родина» находилось 45 коров общим весом 19540 кг. Документ подписан заведующей фермой Московкиной А.П. (приложение 34).

При оприходовании приплода животных составляется корреспонденция:

Дебет счета 11 «Животные на выращивании и откорме», субсчет 1 «Молодняк животных»

Кредит счета 20 «Основное производство», субсчет 2 Животноводство».

При продаже молодняка производят записи:

Дебет счета 90 «Продажа «, субсчет 2 «Продукция животноводства»

Кредит счета 11 «Животные на выращивании и откорме», субсчет 1 «Молодняк животных»

Надой молока фиксируется в Журнале учета надоя молока. Материально ответственное лицо - доярка - ежедневно вносит записи о дате и количестве надоенного молока. В документе указана дата и литраж надоя. Количество обслуживаемых всего коров, количество коров, которые доились, жирность молока и другая информация о его качестве не указаны. Так как доярка Московкина А.П. по совместительству является заведующей фермой, роспись ставится не под каждой датой, а единожды в строке «зав. фермой», что является нарушением правил заполнения документа (приложение 35).

При принятии к учету молока составляется корреспонденция:

Дебет счета 43 «Готовая продукция», субсчет 2 «Животноводства»

Кредит счета 20 «Основное производство», субсчет 2 Животноводство».

Итоговый надой помесячно отражается в журналах-ордерах счета 43-2 «Готовая продукция животноводства» (приложение 36) и в отчете о движении материальных ценностей. За I квартал 2011 года надоено в январе и феврале по 500 литров молока на сумму 5000 руб. в месяц, а в марте 5000 литров на сумму 50000 руб. соответственно, итого поступило молока за I квартал 2011 года 6000 литров на сумму 60000 руб. Израсходовано на внутрихозяйственные нужды: рабочим в счет заработной платы 3000 литров на сумму 30000 руб., на прикорм телятам 3000 литров на сумму 30000 руб. В хозяйстве молоко расходуют только по этим двум направлениям, не отпуская данный вид продукции на сторону (приложение 37).

При списании стоимости готовой продукции, отпущенной на корм животным (молоко на выпойку телят) составляют корреспонденцию:

Дебет счета 20 «Основное производство», субсчет 2 «Животноводство»

Кредит счета 43 «Готовая продукция», субсчет 2 «Животноводства»

При отражении стоимости готовой продукции, отпущенной в счет погашения задолженности по оплате труда, составляется две корреспонденции: списывается себестоимость готовой продукции и отражается продукция по цене реализации (установленной коллективным соглашением):

Дебет счета 90 «Продажа «, субсчет 2 «Продукция животноводства»

Кредит счета 43 «Готовая продукция», субсчет 2 «Животноводства» и

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 90 «Продажа «, субсчет 2 «Продукция животноводства».

Подсчитанные в отчетах итоги на конец отчетного периода по каждому виду материальных ценностей должны соответствовать остаткам на эту же дату, отраженным материально-ответственными лицами в книге складского учета.