Разработка инструкции по делопроизводству ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского района СПб

делопроизводство общеобразовательный нормативный инструкция

Принятый в марте 2007 года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. «В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)».

В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов государственные организации обязаны иметь инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. При всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение, и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Однако бывают случаи, когда инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль над исполнением и хранением документов.

Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется «для галочки» и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

·   сбор и анализ материала.

·   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение.

·   внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

«Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

·   структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

·   структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

·   функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

·   функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

·   функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

·   состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

·   организация работы по приему и отправке документов;

·   система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

·   организация контроля над исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

·   система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

·   организация работы исполнителей с документами;

·   порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

·   организация работы по отправке и получению документов по факсу;

·   порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

·   компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

·   виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

·   виды бланков документов, используемых в организации;

·   порядок согласования (визирования) документов;

·   порядок подписания документов;

·   виды документов, утверждаемых руководителем;

·   виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

·   место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

·   места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

·   регистрируемые и нерегистрируемые документы;

·   организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Количество и наименования разделов инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж».

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:

·   назначение и цели инструкции;

·   нормативная база инструкции;

·   виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

·   общие принципы работы с документами;

·   нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

·   ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль над осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

·   общие требования к документам;

·   бланки документов;

·   оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

·   особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

·   правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

·   подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

·   подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

·   подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

·   составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

·   ведение деловой переписки;

·   составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

·   подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

·   организация документооборота;

·   прием, обработка и прохождение поступающих документов;

·   регистрация и учет поступающих документов;

·   организация работы с отправляемыми документами;

·   регистрация и прохождение внутренних документов;

·   учет объемов документооборота;

·   контроль исполнения документов;

·   организация работы с обращениями граждан;

·   работа исполнителя с документами;

·   изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

·   использование средств факсимильной связи;

·   ксерокопирование и тиражирование документов;

·   организация хранения документов;

·   составление и ведение номенклатуры дел;

·   формирование дел;

·   оформление дел;

·   оперативное хранение дел;

·   передача дел на архивное хранение;

·   работа исполнителя с документами;

·   изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

·   организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

·   организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

·   копирование и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

·   образцы бланков документов;

·   образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

·   перечень нерегистрируемых документов;

·   перечень утверждаемых документов;

·   перечень документов, заверяемых печатью организации;

·   формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

·   форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Вариант разработанной инструкции для ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб см. в Приложении 5.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

·   сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

·   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

·   внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Из содержания Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:

Полное наименование образовательного учреждения, согласно Уставу, утвержденному приказом Комитета по образованию от 17 мая 2003 года: «Государственное общеобразовательное учреждение гимназия №227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга», сокращенное: «ГОУ Гимназия № 227 Фрунзенского административного района Санкт-Петербурга». Структура учреждения составлена, исходя из положения о структурных подразделениях.

Основными задачами Образовательного учреждения являются: формирование общей культуры личности обучающихся; создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных общеобразовательных программ; воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

Основные функции учреждения: образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

Документооборот внутри учреждения осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной руководителем учреждения 01.09.2005г.

Для подготовки документов используются современные технические средства: компьютеры, сканеры, ксероксы, факсы. Документооборот с профильными комитетами осуществляется с помощью системы электронного документооборота «Бюджет 2008» и автоматизированной информационной системы государственного заказа Санкт-Петербурга (АИСГЗ).

Школьная документация ведется в соответствие с Инструкцией от 27 декабря 1974г. №167 «О ведении школьной документации». Этот документ устарел исторически. Вся учебно-педагогическая документация ведется рукописно, что занимает значительную часть рабочего времени секретаря, заместителей директора по учебной части и учителей. Руководство Гимназии №227 планирует установить систему электронных журналов в 2008-2009 учебном году. Но эта система не отменит ведение традиционных классных журналов.

В связи с возросшим документооборотом, одному сотруднику канцелярии сложно справится с потоком документов, поэтому целесообразно введение в штат делопроизводителя, который возьмет на себя часть канцелярской работы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Работа над инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

·   сбор и анализ материала. Является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных;

·   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение. Этап связан с созданием проекта инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением;

внедрение инструкции в организации. Работа по ознакомлению сотрудников с положениями инструкции, внесением в инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль над соблюдением в организации требований инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.