Список использовнных источников

 

1. Нормативно-правовые и другие официальные документы

1.  ФЗ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006года № 149 -ФЗ. «Российская газета», № 165, 29.07.2006

2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации <http://www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml>» № ФЗ-125 от 22 октября 2004г. Вступил в силу 27 октября 2004г.

.   Закон Ярославской области от 3 июня 2005 г. № 32-З «Об архивном деле в Ярославской области».

4.  «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ» (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002).

5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-97 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273) (с изменениями от 21 января 2000 г.)

.   ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

.   ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

.   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

. Отечественная литература

1.  Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие - М.: Интел-Синтез, 2003, - 196 с.

2. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2006. - 173с

.   Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -245 с.

.   Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. - 118с.

.   Верхотуров Ю.И. Развитие российского законодательства о гражданской службе во второй половине XVI и в XVIII в. // Изв. вузов. Правоведение. - 2003. - № 6. - С. 457.

.   Демин Ю.М. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. И перераб. - СПб.: Питер, 2007. - 148с.

7.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велби, 2003. -342 с.

8. Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 198 с.

9.  Дик Н.Ф. Локальные акты и делопроизводство в общеобразовательном учреждении / Н.Ф.Дик. - Ростов на Дону: Феникс, 2006. - 313с.

10. Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Материалы Второй научно-практической конференции / Под ред. проф. О.А. Харусь. - Томск: Томский государственный университет, 2006. - 183с

.   Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М.П. Илюшенко; Рос. гос. гуманит. ун-т. - М.: РГГУ, 1993. - 154 с

.  . Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.-288с.-(Серия «Высшее Образование»).

13. Кирюхин Ю.Г., Л.Р. Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов: Учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ, 2005. - 216с.

.    Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: терминологический словарь. Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. - 185 с.

15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003, 408с.

.   Ляушин В.П. К вопросу о систематизации законодательства Российской империи в XVIII веке // Актуальные проблемы истории, политики и права: межвуз. сб. науч. ст. / [отв. ред. А.И. Дуров]. - Екатеринбург: Изд-во УрЮИ, 2002. - Вып. 10, ч. 2. - С. 311.

17. Н.С. Ларькова: Документоведение: Учебное пособие. М.: ACT; Восток-Запад, 2006. - 246 с.

18. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 184 с.

.   Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Мн.: Выш.шк., 2003. -242 с.

20. Писарькова Л.Ф. Государственное управление России с конца XVII до конца XVIII века: эволюция бюрократической системы / Л.Ф. Писарькова; Рос. акад. наук, Ин-т рос. истории. - М.: РОССПЭН, 2007. - 278 с

21. Проценко Ю.Л. Образование и развитие абсолютной монархии в России (вторая половина XVII- XVIII век): учеб. пособие / Ю.Л. Проценко. - Волгоград: Изд-во Вол-ГУ, 2004. - 162 с.

22. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 1899 с.

23. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие.- М. РДЛ, - 2003. - 286с.

.   Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ.учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: Мастерство; Высшая школа,2001.-208с.

25. Составители: О.Б. Макаревич, Л.К. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2000. - 202 с.

26. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2002. -614 с.

.   Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 214 с.

.   Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: Практическое пособие - М.: Приор, 2002, 153 с.

. Иностранная литература

1.  Страны мира: Оксфордский словарь Серия "Электронная библиотека ДМ" (том 57) М.: Директмедиа Паблишинг: Весь Мир, 2005 г. - 1047 с.

4. Материалы периодической печати

2.  Андреева В.И. Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия «Понятие документа и делопроизводства» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» № от 17,08. 2006г. - 38с

3. Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа [Текст]// Делопроизводство, 2002. - № 4.- С. 9-16.

.   В. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД «Инструкция по документационному обеспечению управления» // «Секретарь-референт». №9 2007г. - 36-44с.

.   Емышева Е.М. Регламентация делопроизводства в "Определениях" кабинет-секретаря А.В. Макарова коллежское делопроизводство в государственных учреждениях XVIII века. Регламентация управленческой деятельности. Кабинет Петра I, его функции и роль в законодательной и административной деятельности царя] // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 85

.   Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. №3. С.29-32.

.   Интервью с Б. В. Альбрехтом, зам. начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России «О культуре работы с документами, которую мы потеряли Кадры предприятия» №10 / 2002. - 27-31с.

.   Кузнецова, Т.В., Подольская, И.А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. №4. С.19-28.

.   М.В. ЛАРИН, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД Л.Н. ВАРЛАМОВА, канд. ист. наук, зам. зав. отдела ДОУ ВНИИДАД «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»» // Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» 09.2007. - 24-26с.

.   Н.А.Капмоле Государственное регулирование делопроизводства: применение методов стандартизации // Журнал «Секретарское дело» №2 2007г. - 42 с.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

2. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

.   Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

.   Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

.   Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

.   Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

.   Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

.   Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

.   Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

.   Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

.   Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

.   Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

.   Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

.   Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.

.   Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

.   Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

.   Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).

.   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

.   Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

.   Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

.   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

.   Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

.   Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

.   Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

.   ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

.   ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

.   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

.   Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

.   Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

.   Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

.   Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

.   Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

.   Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

.   Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

п.2 «Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- - наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документов;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа».

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

 

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского
наименование учреждения,
административного района Санкт-Петербурга
организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДАЮ
	Директор ГОУ Гимназия №227
	(директор; иное должностное лицо,
28.05.2008г. № ___	уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
Секретаря государственного образовательного учреждения
			В.А. Седов
	(подпись)		(фамилия, инициалы)
	22.05.2008г.

Должностная инструкция секретаря ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

 

 

.Общие положения

.Секретарь государственного образовательного учреждения (далее - секретарь) назначается и освобождается от должности директором учреждения. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, лаборанта, секретаря-машинистку. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора учреждения, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

.Секретарь должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

.Секретарь подчиняется непосредственно директору учреждения.

. Секретарь должен знать:

. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

. Единую государственную систему делопроизводства;

.Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

. Структуру предприятия, учреждения, организации;

. Организацию делопроизводства;

. Схемы документооборота;

. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

. Сроки и порядок сдачи дел в архив;

. Системы организации контроля за исполнением документов;

. Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

. Законодательство о труде;

. Правила внутреннего трудового распорядка;

. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

. В своей деятельности секретарь руководствуется:

. Уставом;

. Настоящей должностной инструкцией.

. Функции

Основными направлениями деятельности секретаря являются:

.Организация делопроизводства.

.Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

.Должностные обязанности

. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

.Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в учреждении и организует их внедрение.

. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

.Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

.Ведет алфавитную книгу, книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся, книгу прибытия и выбытия учащихся, трудовые книжки сотрудников, личные карточки сотрудников (форма Т2).

. Оформляет личные дела сотрудников.

.Права

Секретарь имеет право:

.Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

.Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

.Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации

.Повышать свою квалификацию.

.Ответственность

Секретарь несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

. Нарушение внутреннего распорядка учреждения.

.За виновное причинение учреждению или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

.Условия работы

.Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором учреждения.

С инструкцией ознакомлен: ___________________________

«____» ___________ 200 _ г.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

ГОУ Гимназия №227 УТВЕРЖДЕНА

Фрунзенского административного района Приказом директора гимназии

Санкт-Петербурга от хх.хх.2008. № ххх

«ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству»

хх. хх.2008 г. № _________

. Общие положения

. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в гимназии и в её структурных подразделениях. Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству министерств и ведомств Российской Федерации.

. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях осуществляет директор гимназии.

. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на заместителей директора и руководителей структурных подразделений (отделов). Руководители структурных подразделений обязаны обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

. Непосредственное ведение делопроизводства в гимназии и её структурных подразделениях возлагается на секретарей, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора гимназии.

. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-передаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию гимназии.

. Ведение переписки с организациями и учреждениями, предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет директор гимназии. Проекты документов вносят все категории заместителей директора гимназии.

. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники.

. Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.

. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.

. Правила составления и оформления документов

. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией заместителей директора издаются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения.

. В целях эффективного использования средств компьютерной техники в Гимназии и её структурных подразделениях устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

. Бланки документов.

Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6-38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Гимназии и её структурных подразделениях применяются следующие виды бланков:

·   приказ по основной деятельности;

·   приказ по личному составу;

·   приказ по учащимся;

·   исходящий документ (служебное письмо) Гимназии;

·   протокол собрания;

·   заявление родителей - о приеме учащегося в гимназию, о переводе в другой класс, о выдаче документов учащегося при выбытии из гимназии;

Бланки документов изготовляются на бумаге форматов A4 (210 x 297 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с директором Гимназии формы бланка и наличия в нем реквизитов.

. Оформление реквизитов документов.

. Наименование организации - автора документа.

Наименование Гимназии указывается в точном соответствии с её Уставом.

. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции Гимназии, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждения документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2001.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 1 сентября 2001 года.

. Подпись документа.

Документы, направляемые Гимназией в вышестоящие органы власти и сторонним организациям, подписываются директором или его заместителями по поручению директора.

В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор подпись А.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или при проставлении косой черты перед наименованием должности.

. Согласование документа.

С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Гимназии (подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Гимназии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов гимназии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора Гимназии по ____

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

. 2008

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

N 2

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

. Утверждение документа.

Документы утверждаются руководителями гимназии, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Гимназии

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

 

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Гимназии № 3

N

. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

. Адресация документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и профессионального

Образования

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Комитет по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Управление общего и

профессионального образования

А.Г. Иванову

При адресации документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю

Комитета по образованию

Администрации Санкт-Петербурга

Т.П.Алексеевой

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных учреждений, руководителям учреждений и организаций, подведомственных органам управления образованием субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала «Образование»

, ГСП, Москва, К-6,

Малый Поварской пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь