Учёт документов по видам и категориям

 

3.1. Печатные издания и неопубликованные документы.

7

 

К печатным изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.

К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчѐты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учѐту архивных документов и настоящим Порядком.

3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:

– каждое отдельное издание (книга, брошюра);

– каждое входящее в конволют издание;

– каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;

– каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;

– каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);

– отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.

3.1.2. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях.

Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.

Как одно название учитывается комплект издания независимо от числа входящих

в него книг.

 

3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.

 

Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.

 

Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учѐтной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.

 

Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

 

Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.

 

Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.

 

3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.

Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу

 

с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учѐтной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.

8

 

Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.

 

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.

 

3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.

 

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).

 

Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой), учитываются как один экземпляр и одно название.

 

3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.

 

Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:

 

– самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);

 

– отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.

Как один экземпляр и одно название учитываются:

 

– отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).

 

3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:

 

– атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;

– каждый выпуск серийного издания карты или атласа.

 

Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.

 

Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.

 

Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.

 

3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.

 

Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.

 

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).

 

3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.

Как один экземпляр и одно название учитываются:

 

– депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;

 

– неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной

папке.

 

Для конструкторской документации единицей учѐта является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).

9

 

3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учѐту не подлежат.

 

3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.

3.2. Аудиовизуальные документы.

 

К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.

3.2.1. Единицами учѐта фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.

Как отдельный экземпляр учитываются:

– диск – для грампластинок;

– катушка, кассета или бобина – для магнитных фонограмм;

– кассета – для видеодокументов;

– кадр – для фотодокументов (диапозитивов, слайдов);

– бобина – для кинофильмов.

Как одно название учитываются:

 

– отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;

 

– магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;

 

– отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;

 

– кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров

(для комплекта диапозитивов).

 

3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.

 

Аудиовизуальное приложение, имеющее индивидуальное заглавие и самостоятельное значение, учитывается как отдельное название.

 

3.3. Документы на микроформах.

К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.

 

3.3.1. Единицами учѐта документов на микроформах являются экземпляр и название. Экземпляром для документов на микроформах являются: рулон – для микрофильмов; фиша – для микрофиш.

 

Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.

 

3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).

 

3.4. Электронные документы.

 

К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее

- инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное [или постоянное] пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

10

 

Документы на компакт-дисках разделяются по своему функциональному назначению:

 

– завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой;

 

– приложение к печатному изданию;

 

– версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки;

 

– архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки.

 

Учѐту подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках.

 

Не подлежат учѐту компакт-диски технического назначения, предназначенные для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию промежуточного носителя.

 

Флеш-карты в Порядке учѐта рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флеш-карты представляют собой материальную форму говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой. Они выпускаются по государственному заказу специализированными издательствами и распространяются среди библиотек для слепых и других организаций, обслуживающих инвалидов по зрению. Воспроизводятся названные документы только на специальных аппаратах – тифлофлешплеерах.

 

Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки. Для уточнения понятия инсталлированных документов можно привести в пример базы данных компаний «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и т.п. Если такие документы приобретаются библиотекой для совместного использования сотрудниками в служебных целях (для бухгалтера, юриста и т.д.) и для обслуживания читателей, они учитываются в составе фонда библиотеки. Специализированные базы данных, приобретаемые библиотекой исключительно в служебных целях (например, 1С Бухгалтерия, «Декларант Плюс» и т.д.), в библиотечный фонд не включаются и не подлежат учѐту.

 

Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают преимущественно оцифрованные библиотекой документы, но могут включать и документы в цифровой форме, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно. Документы могут использоваться по информационно-телекоммуникационным сетям как внутри библиотеки, так и в виртуальных читальных залах других учреждений, а также в свободном доступе в интернете.

 

Сетевые удаленные документы, к которым библиотека приобретает доступ, могут представлять:

 

– продукцию издателей и (или) агрегаторов;

 

– электронные фонды или коллекции других библиотек (электронный фонд Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина, электронная библиотека диссертаций Российской государственной библиотеки, электронная библиотека авторефератов диссертаций Российской национальной библиотеки, Национальная электронная библиотека и др.);

 

– свободные интернет-ресурсы, отобранные библиотекой и включенные в свои навигационно-поисковые системы.

 

Внутрибиблиотечный учѐт сетевых удаленных документов, как части библиотечного фонда, находящейся в доступе, рекомендуется вести в отношении только лицензионных ресурсов издателей и агрегаторов. Что касается электронных фондов или коллекций других библиотек, а также свободных интернет-ресурсов, включенных в свои

11

 

навигационно-поисковые системы, их учѐт может вестись в библиотеке в управленческих целях.

 

3.4.1. Единицами учѐта электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.

 

В организации учѐта электронных документов, записанных на различные виды съемных носителей, следует ориентироваться на наличие принципиальной возможности перезаписи содержимого съемного носителя. Если носитель записан один раз и перезаписи не подлежит, то его следует рассматривать как электронное издание и учитывать как одно название и один экземпляр. Электронный документ на перезаписываемом носителе следует учитывать на уровне целостного произведения, имеющее самостоятельное заглавие, независимо от того занимает ли это произведение один носитель, часть носителя или несколько носителей.

 

3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).

 

Как отдельные экземпляры и названия могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.

 

Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.

 

3.4.1.2. Как одно название учитываются:

– отдельно выпущенный компакт-диск;

 

– каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;

 

– комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;

 

– изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию

 

.3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.

 

3.4.2. Единицами учѐта сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учѐта) и название.

 

Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

 

Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

 

Единицы учѐта электронных документов определены в соответствии с международным стандартом по библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому единицу учѐта «название» можно интерпретировать как «информационную единицу, доступную пользователю».

 

Исходя из современного состояния электронных коллекций в российских библиотеках, рекомендуются следующие подходы к учѐту документов:

 

– инсталлированные документы учитывать на уровне баз данных и включенных в них отдельных полнотекстовых документов, имеющих самостоятельные заглавия;

 

– сетевые локальные документы учитывать на уровне копий отдельных, физически обособленных единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер журнала, номер газеты) и отдельных произведений документов электронного происхождения.

 

Учѐт экземплярности электронных копий на основе выделения мастер-копий и пользовательских копий осуществлять во внутреннем учѐте фонда по решению администрации библиотеки. В статистический учѐт включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии).

12

 

Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица.

 

3.4.3. Единицами учѐта сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учѐта) и название.

 

Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

 

Внедрение в практику работы библиотек Порядка учѐта показало, что в связи с мобильностью данных ресурсов и большими массивами поступления/выбытия документов целесообразно вести их учѐт в двух единицах – количество баз данных и количество включенных в них полнотекстовых документов, имеющих самостоятельное заглавие.

 

Библиотеки не всегда имеют надежные данные о составе подписанных ресурсов. Эти данные необходимо получать от поставщиков в электронных таблицах или в иной удобной для обработки форме.

 

Как правило, производители предоставляют такие данные на своих сайтах в открытом доступе или в модуле администрирования ресурса, где прописаны только те документы, к которым имеет доступ библиотека.

 

Реферативные журналы, библиографические указатели, специальные справочники

 

в электронном виде представляют собой базы данных, которые учитываются согласно их самостоятельным заглавиям.