Проверка наличия документов библиотечного фонда

 

Проверка наличия документов – определение наличия зарегистрированных в учѐтных регистрах документов библиотечного фонда, а также установление их соответствия учѐтной документации.

 

7.1. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее – проверка фонда)

производится в обязательном порядке:

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

 

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

 

– при реорганизации или ликвидации библиотеки.

25

 

Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

 

Библиотека вправе отразить во внутрибиблиотечной документации возможность внеплановой проверки библиотечного фонда или его части при смене материально-ответственного лица. Это положение регламентируется нормативно-правовым документом, принятым в библиотеке. Проверка фонда при смене материально-ответственного должностного лица структурного подразделения – фондодержателя производится на основании приказа директора библиотеки (организации). Сроки проверки при приеме-сдаче не регламентированы и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части, применить сплошную проверку или выборочную.

 

7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:

 

– документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни – ежегодно;

 

– фонд редких и ценных книг – один раз в 5 лет;

– фонды библиотек до 50 тысяч учѐтных единиц – один раз в 5 лет;

– фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учѐтных единиц – один раз в 7 лет;

– фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учѐтных единиц – один раз в 10

лет;

– фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учѐтных единиц – один раз в 15 лет;

– фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учѐтных единиц – один раз в 20 лет;

– фонды библиотек свыше 20 миллионов учѐтных единиц – 1 миллион экземпляров в

год.

 

Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

 

Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы, независимо от присвоения им регистрационного номера (инвентарного, системного номера компьютерной программы, штрих-кода, других маркировочных обозначений) и др.

 

Существуют следующие виды проверок: сплошная, частичная и выборочная. Сплошная проверка всего библиотечного фонда – проверка документов всех

 

подразделов библиотечного фонда в соответствии со сроками, установленными нормативными документами.

 

Частичная проверка – проверка определенной совокупности документов, выделенных по какому – либо признаку в самостоятельный подраздел и являющийся частью общего фонда библиотеки (фонда читального зала, абонемента, отдела редких книг и т.д.).

 

Выборочная проверка – проверка отдельных документов или части подраздела фонда. Как правило, применяется в случаях, вызванных неординарными обстоятельствами.

 

Для проведения плановых проверок составляется график проверок на текущий год

и на перспективу с указанием проверяемого объема фонда и его частей.

 

Проверка осуществляется с помощью различных методов или способов. В практике работы библиотек применяются основные методы (главные) и вспомогательные (упрощенные). В основе любого метода, за некоторым исключением, заложен принцип сличения каждого документа (каждой условной единицы учѐта (экземпляра), включенного

 

в фонд библиотеки, с регистрами индивидуального учѐта – инвентарной книгой или другой формой, принятой в библиотеке с помощью специально созданного для этих целей аппарата.

 

В процессе проверки фонда производится также изучение фонда, осуществляется вторичный отбор документов, выявление ветхих, дефектных, устаревших по содержанию

26

 

документов, соответствие их профилю комплектования, возможный перевод документов на другой уровень хранения и т.д.

 

7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

 

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учѐта.

 

Проверка фонда сетевых локальных документов может осуществляться путем автоматического сопоставления библиографических записей с полнотекстовыми файлами,

 

и когда выявляются «пустые» (неактивные) ссылки, начинается процесс поиска отсутствующего файла (по системному номеру, ключевым словам и.п.) в пользовательском фонде. Если файл находится, вносятся необходимые исправления, и файл встраивается в систему. Если файл не находится в пользовательском фонде, поиск осуществляется в архивном/резервном фонде, и на основе мастер-копии восстанавливается пользовательская копия. Если файл не находится и в архивном/резервном фонде, решается вопрос о повторном сканировании документа или об исключении документа из электронной библиотеки. Исключение оформляется актом о списании по причине утраты с внесением изменений в количественные показатели библиотечного фонда и в балансовую стоимость (в случае отражения электронных сетевых локальных документов на балансе библиотеки).

 

Проверка локальных сетевых электронных документов может производиться на дефектность – по "контрольной сумме" или CRC (циклическому избыточному коду). Это некоторое значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении. Соответственно, если в документе был добавлен хотя бы только пробел, то контрольная сумма этого документа изменится, и будет понятно, что в него произошло вмешательство. Есть несколько систем контрольных сумм, поэтому важно, чтобы их проставление и проверка осуществлялись одной программой.

 

Данный вид проверки обеспечивается покупкой специализированных программ или установкой программного обеспечения, уже включающего в себя эту опцию в закрытом режиме (осуществляется автоматически). Проверка по контрольным суммам осуществляется индивидуально для каждого электронного документа.

 

7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

 

В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учѐта; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки.

Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Завершающий этап проверки – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине. Если необходимо, составляется объяснительная записка к акту. В месячный срок принимаются меры к разысканию всех изданий, не обнаруженных во время проверки и к устранению возникших недоразумений. В течение этого времени отрабатываются все возможные версии отсутствия документов (хищение, ошибки при расстановке, передвижении документов, приеме их на хранение, нарушение правил выдачи пользователям, недостатки в ведении учѐта документов и т.д.). Перед подписанием акта о результатах проведения проверки председатель и члены комиссии,

27

 

проводившие проверку, информируют руководителей и сотрудников библиотеки о результатах проверки, анализируют их замечания и возражения. При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проведении проверки. Акт о результатах проведения проверки и списком документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем

 

и всеми членами комиссии. Акт (со списками) утверждается руководителем библиотеки (организации).

 

7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.

 

Отсутствующие в процессе проверки фонда документы при невозможности установления виновных лиц, списываются как "убытки по недостачам" по правилам бухгалтерского учѐта. Но этому должен предшествовать процесс разыскания отсутствующих изданий, поиск возможностей их восстановления, затем оформление Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (код по ОКУД 0504144). Исключение (списание) документов (книг, других видов документов), отсутствующих на месте по неустановленной причине, осуществляется по причине "утрата"; к акту прилагается список отсутствующих документов и пояснительная записка о мерах по предотвращению утрат и по разысканию, восстановлению отсутствующих документов.

 

Процент допустимой недостачи в библиотечном фонде, как собрании материальных, интенсивно используемых ценностей, может устанавливаться руководителем библиотеки по согласованию с учредителем заблаговременно, и он должен быть зафиксирован в Порядке исключения документов из библиотечного фонда. Вычисление процента допустимой недостачи в библиотечном фонде определяется опытным путѐм на основе анализа статистических данных за определѐнный период.