Учёт поступления документов в библиотечный фонд

 

Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки), обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки.

 

4.1. Документы принимаются по первичным учѐтным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

 

Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учѐте» (гл. 2, ст. 9) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учѐтным документом.

 

Первичными учѐтными документами, подтверждающими факт поступления документов для комплектования библиотечного фонда, являются:

 

– товарная накладная установленной формы ТОРГ-12 (код по ОКУД 0330212), по которой библиотека принимает приобретенные у юридического лица издания; товарная накладная поступает от поставщика вместе с партией изданий, подписывается материально ответственным лицом и заверяется печатью библиотеки (организации);

 

– акт приема-передачи к договору купли-продажи при покупке изданий у физического лица;

 

– акт приема-передачи к договору пожертвования или акт о приеме пожертвования;

 

– акт о приеме документов, поступивших в библиотеку на безвозмездной основе (кроме пожертвований);

 

– акт о приеме документов взамен утерянных;

 

– акт приема-передачи к договору о микрофильмировании, сканировании (оцифровке), произведенному сторонней организацией.

 

Обязательными реквизитами первичного учѐтного документа являются: 1) наименование документа;

 

2) дата составления документа;

3) наименование учреждения и структурного подразделения, составившего

документ;

13

 

4) содержание факта получения документа (источник получения, наименование товара и т.п.);

 

5) количество поступивших экземпляров и их стоимость;

 

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

 

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

 

В первичном учѐтном документе допускаются исправления. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

 

4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников, оформляется актом о приеме документов.

 

Обязательные экземпляры отечественных изданий, доставляемые в библиотеки в соответствии с законодательством, депозитные экземпляры международных организаций, доставляемые в библиотеки-депозитарии этих организаций, поступают в библиотеки без сопроводительных документов либо с сопроводительными документами, не отвечающими требованиям оформления первичных учѐтных документов.

 

Кроме того, в библиотеку поступают издания от дарителей, анонимно по почте и иными способами без официальной передачи их библиотеке. Во всех этих случаях, чтобы поставить новые поступления на баланс библиотеки, создается первичный учѐтный документ и производится оценка стоимости поступлений. Оценку стоимости изданий производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки, что оформляется актом оценки. Затем Комиссия по приему изданий, поступающих на безвозмездной основе (название условное), составляет акт о приеме. Более конкретные действия разрабатываются применительно к отдельной библиотеке и отражаются в «Учѐтной политике» библиотеки, в частности определяются сроки представления бухгалтерии акта

 

о приеме (за день, месяц, квартал).

 

Форма акта и составы комиссий по приему и по оценке изданий утверждаются приказами директора библиотеки или иного уполномоченного лица.

 

Примерная форма акта о приеме документов, поступивших в библиотеку на безвозмездной основе представлена в Приложении 9.

 

4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).

 

Согласно ст. 582 Гражданского кодекса РФ пожертвованием признается дарение в общеполезных целях. Следуя данному определению, любое дарение изданий для докомплектования библиотечного фонда можно было бы рассматривать как пожертвование, поскольку библиотечный фонд предназначен для общественного пользования. Но как показывает практика, бесспорным это признается, если документально оформлено. Согласно ст. 574 Гражданского кодекса РФ письменное оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда дарителем выступает юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей. В остальных случаях решение принимается по согласованию между библиотекой и дарителем. К договору пожертвования прилагается акт приема-передачи, которые передаются в бухгалтерию для принятия новых поступлений к бухгалтерскому учѐту.

14

 

При наличии письма от дарителя с указанием цели дарения в соответствии с уставной деятельностью библиотеки, допускается оформление поступления актом о приеме пожертвования. При этом акт о приеме пожертвования направляется в бухгалтерию вместе с письмом дарителя (как волеизъявление одной из сторон). Примерная форма акта о приеме пожертвования представлена в Приложении 8.

 

4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.

 

Порядок учѐта предусматривает возможность отказа от обязательного ведения «Журнала (Тетради) учѐта документов, принятых от читателей взамен утерянных» и ограничиться актами, которые должны стать первичными учѐтными документами в бухгалтерском учѐте. Выбытие утраченного издания оформляется актом о списании, поступление другого издания – актом о приеме. Акт о списании оформляется Комиссией по исключению документов по общим правилам списания, акт о приеме документов составляется подразделением библиотеки, принимающим издание взамен утраченного, подписывается двумя сторонами: представителем библиотеки и читателем. Примерная форма акта о приеме документов взамен утерянных представлена в Приложении 10а.

 

В то же время допускается при необходимости ведение «Журнала (Тетради) учѐта документов, принятых от читателей взамен утерянных» с последующим оформлением сводного акта о приеме документов на основе нескольких записей в «Журнале (Тетради)…» Но такой акт должен оформляться комиссией по приему документов. Примерная форма сводного акта о приеме документов представлена в Приложении 10б.

 

Прием издания взамен утерянного предполагает предоставление читателем замены, равноценной по художественной, научной, культурной значимости и стоимости, адекватной понесенному ущербу.

 

Следует обратить внимание на изменение, внесенное в порядок возмещения ущерба приказом Министерства финансов РФ от 29.08.2014 № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г.

 

№ 157н «―Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учѐта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению―».

 

Согласно данному изменению прием издания взамен утраченного следует производить не по рыночной стоимости, как требовалось ранее, а по текущей восстановительной стоимости. «Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов» (в ред. Приказа Минфина России от 29.08.2014 N 89н). То есть издание списывается и принимается по одной стоимости, исчисляемой на основе первоначальной стоимости с учѐтом произведенных переоценок.

 

По согласованию сторон допускается взамен утраченного издания получение двух и более изданий, совокупная стоимость которых не ниже стоимости утраченного.

 

По согласованию сторон допускается взамен утраченного издания получение двух и более изданий, совокупная стоимость которых не ниже стоимости утраченного.

 

4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное [и постоянное] хранение, не производится.

 

Следует отметить, что в данном пункте Порядка учѐта допущена неточность. Оценка периодических изданий не производится относительно всего поступающего потока, вне зависимости от предполагаемых сроков их хранения. Это объясняется тем, что

15

 

согласно правилам бухгалтерского учѐта (приказ Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 №157н), учитываются на забалансовом счете в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты), один рубль.

 

4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учѐту. Суммарный учѐт – регистрация в учѐтной документации каждой партии

 

поступающих и выбывающих документов на основании первичного учѐтного документа (накладной, акта) и подведение итогов движения фонда за определенный период.

 

Суммарный учѐт поступлений осуществляется путем фиксации всех поступающих

 

в библиотеку партий изданий по всем источникам поступления. Суммарный учѐт поступлений является основой для принятия документов к бухгалтерскому учѐту библиотечного фонда и для формирования данных библиотечной статистики.

 

Все виды изданий (кроме газет) принимаются к бухгалтерскому и статистическому учѐту по мере их поступления в библиотеку, газеты - по окончании года после формирования годового комплекта.

 

4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учѐта библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п.

 

1.5.2.

 

Регистры суммарного учѐта должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учѐтного документа, количество поступивших документов и стоимость.

 

Примерная форма отражения новых поступлений в Книге суммарного учѐта документов на физических носителях представлена в Приложении 4а.

 

Примерная форма отражения новых поступлений в Реестре суммарного учѐта инсталлированных документов представлена в Приложении 5а.

 

4.3.2. Суммарный учѐт поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п.4.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.

 

Примерная форма отражения новых поступлений в Реестре суммарного учѐта сетевых локальных документов представлена в Приложении 6а.

 

4.3.3. Суммарный учѐт поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

 

При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

 

Примерная форма отражения новых поступлений в Реестре суммарного учѐта сетевых удаленных документов представлена в Приложении 7а.

 

4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учѐту.

 

Индивидуальный учѐт — регистрация в учѐтной документации каждого экземпляра и (или) каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки и выбывающего из него. Позволяет проследить историю бытования каждого документа в библиотечном фонде, установить его наличие или причины исключения.

 

4.4.1. Индивидуальный учѐт документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

16

 

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учѐта документов, принятом в библиотеке. Регистры индивидуального учѐта должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

 

Основным регистрационным номером является инвентарный номер - порядковый номер в инвентарной книге, присваиваемый документу при регистрации и проставляемый

 

в определенном месте на документе. В качестве дополнительных (параллельных) или самостоятельных регистрационных номеров могут использоваться:

 

– системный номер – номер, генерируемый при обработке документов программным обеспечением, принятым в библиотеке;

 

– штрих-код (штриховой универсальный код) - способ кодирования информации с помощью комбинации наносимых типографским способом параллельных штриховых линий различной толщины с разным расстоянием между ними, считывается специальным оптическим устройством; в автоматизированных информационно – библиотечных системах используется для кодирования единиц хранения и других целей.

 

4.4.2. Индивидуальный учѐт периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учѐта каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

 

Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.

 

В регистрационной картотеке может фиксироваться порядковый (постоянный) номер названия журнала или газеты, который дополняется обозначениями года и номера. На карточке такой картотеки ведется контроль за полнотой поступления комплекта.

 

4.4.3. Индивидуальный учѐт документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты ее составления и количества описаний на листе.

 

4.4.4. В регистрах индивидуального учѐта в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.

 

Учѐт книжных памятников осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 мая 2011 г. № 429 «Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников».

 

4.4.5. Индивидуальный учѐт электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.

 

Реестр представляет собой учѐтно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах.

 

4.4.6. Индивидуальный учѐт электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.

17

 

В реестр индивидуального учѐта сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).

В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "название" проставляется единица.

В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов, являющиеся самостоятельными объектами комплектования библиотечного фонда, в том числе неопубликованные документы (диссертации и др.).

 

Примерная форма отражения новых поступлений в Реестре индивидуального учѐта сетевых удаленных документов представлена в Приложении 3.

 

4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

 

4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

 

4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

 

4.8. На принятых первичных учѐтных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.

 

На экземпляре первичного учѐтного документа библиотекарь, принявший новые поступления, должен указать регистрационные (инвентарные) номера принятых изданий или сделать иную отметку для бухгалтера о том, что издания зарегистрированы, т.е. могут быть приняты к бухгалтерскому учѐту.

 

В библиотеках, имеющих статус бюджетного или автономного учреждения, при разделении фонда на особо ценное и иное движимое имущество, следует указать к какой категории имущества должны быть отнесены принятые издания. Отнесение новых поступлений, в том числе периодических изданий, к ОЦДИ или к иному движимому имуществу решается комплектатором совместно с бухгалтером (в соответствии с «Учѐтной политикой», установленной в каждой конкретной библиотеке).

 

4.9. Первичные учѐтные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учѐт библиотечного фонда.

 

4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.

 

Сведения о поступлениях документов в библиотечный фонд, отнесенный к ОЦДИ, включают данные о поступлениях непосредственно в ОЦДИ и данные о переводе документов из иного движимого имущества в ОЦДИ. Сведения о поступлениях являются частью общей сводки для учредителя, позволяющей в сравнении с данными о выбытии документов из библиотечного фонда делать выводы о состоянии библиотечного фонда как объекта ОЦДИ.