Специальные системы делопр-ва: судебно-следственная, военная, дипломатическая.

Судебно-следственная: возникала в связи с деятельностью судебных и следственных организаций. Ведущая роль принадлежала следствию: следственная документация преобладала количественно и качественно над судебной. В 19 веке были наиболее распространены протоколы допросов, личные дела подозреваемых, материалы следствия и т.п.. Инициативным документом для начала дела мог являться донос. Влияющие факторы: характер учреждения (зачастую они не вписывались в основную систему учреждений, как например 3 отделение СЕИВК или Тайный комитет для изыскания соучастников возникшего злоумышленного общества, который вел следствие по делу декабристов), характер уголовного законодательства, система гос. строя.

Дипломатическая: связана с деятельностью МИДа, НКИДа. Особенно характерной разновидностью документации для этой системы является переписка (в силу географической удаленности центральных и местных учреждений, а также дип. ведомств других стран). В силу вековой практики ведения дипломатических дел эта система была мало подвержена кардинальным изменениям на протяжении 19-21 вв.

- Наряду с письмами использовались телеграммы и радиограммы (с 20в.) + шифрованные послания.

- Письма официальных представителей: официальные и личные.

- Инструкции МИДа представителям за границей.

- Ноты (личные и вербальные), меморандумы (документ с подробностями того или иного события или вопроса), памятные записки (составлялись с целью избежать непонимания или неправильного толкования устного заявления) - документация на основе международной дипломатической практики.

- тексты тостов

Делопроизводственная документация акционерных компаний во второй половине 19 – нач. 20 вв.: общая характеристика, основные комплексы, состав их разновидностей, информационный потенциал. Итоги перспективы изучения материалов акционерных банков, промышленных компаний и страховых обществ.

В зависимости от целевого назначения и формуляра документа выделяют следующие их разновидности:

1) нормативные документы (учреждения, положения, уставы, стандарты, инструкции)

2) протокольную документацию (журналы, протоколы, стенограммы)

3) деловую переписку (предписания, оф. письма, докладные записки)

4) материалы учета документов (регистрационные картотеки, разного рода реестры, журналы и книги входящих и исходящих документов)

5) отчетные документы (отчеты, доклады, балансы)

Документировании деятельности собраний и правлений нормировалось законом 1836 г. и уставом компании. При всех различиях делопроизводство акционерных обществ можно характеризовать как типологически единое.

Нормативная документация

Состав и порядок введения делопроизводства на предприятиях РИ регламентировали сепаратные законодательные акты. Устав компании вследствие его утверждения императором был сепаратным законодательным актом (нет разрешения – нет компании). Он дополнял общий закон, в котором определялись правила документального оформления процедуры учреждения акционерных компаний, деятельности собраний акционеров, составления, проверки, утверждения и публикации отчетов. Уставы подробно регламентировали вопросы компетенции правления, руководившего делами компании в периоды между собраниями акционеров. Обычно в обязанность правления входило ведение в соответствие с коммерческими правилами бухгалтерии, кассы, письмоводительства, составление отчетов, баланса, сметы, плана действий, сношения с присутственными местами и т.п. Работа правления отражалась в протоколах его заседаний.

Протокольная документация обусловлена коллегиальным принятием решений акционерами компаний

Протоколы получили первоначальное распространение в делопроизводстве именно частновладельческих предприятий, т.к. последовательно фиксировали ход заседания.

В протоколе два раздела:

1) «Слушали»: ход заседания, повестка дня, фамилии докладчиков/лица, выступившие в прениях/подробная или краткая запись выступления в прениях

2) «Постановили»: принятое решение.

После того, как в протоколе зафиксирован факт принятия решения на заседании, после подписания протокола уполномоченным, принятое решение приобретало юр. силу. К протоколам привлекались материалы, представленные в заседании: тезисы, таблицы, проекты и т.д.

В РИ протоколы составляли одну из основных разновидностей делопроизводственных документов акционерных компаний. Протокол общего собрания акционеров компании содержал сведения о времени проведения собрания акционеров компании содержал сведения о времени проведения собрания, о его председателе и секретаре, о количестве участников заседания, числе представленных ими акций и полученном в соответствии с этим количеством голосов, об обсуждавшихся вопросах и результатах голосования по каждому из них. Протокол заверялся председателем собрания и тремя и более акционерами. К протоколу прилагался текст доклада правления собранию, список акционеров, представивших акции, а к годовому собранию отчет об операциях компании и баланс ее оборотов. Сведения в этих документах, достаточно полно отражали основные направления и итоги деятельности предприятия. Перечисленные документы существовали в нескольких экземплярах: в делопроизводстве компании сохранялись подлинные экземпляры, их копии представлялись в гос. учреждения и акционерам по требованию последних.

 Материалы деловой переписки

В частновладельческих предприятиях использовался определенный формуляр делового письма. Первым его элементом был бланк фирмы. Он включал полное название предприятия с указанием его местонахождения, специальности, года основания, размера капитала, почтового и телеграфного адресов, номеров телефонов и текущих счетов в банках. Часто на бланках помещалось изображение производственных предприятий фирмы, полученных наград и т.п. В формуляр входили дата, адресат, внутренний адрес, обращение, содержание, подпись и отметка о приложениях к письму.

  Учет входящих и исходящих делопроизводственных документов велся во всех учреждениях, предприятиях и организациях.

Отчеты

Правления акционерных компаний, согласно требованию закона, ежегодно представляли акционерам отчет об их операциях и баланс их оборотов. Отчеты должны были содержать сведения о состоянии капиталов компании, общем приходе и расходе денежных сумм за отчетный период, издержках на жалование служащим и других расходах по управлению; имуществе компании; чистой прибыли и ее примерном распределении. Составной частью отчета компании за операционных год был баланс, характеризовавший состав, размещение, источники и назначение средств предприятия.

Акционерные компании имели структурные подразделения – производственные или торговые предприятие, по инструкции правления они также давали отчеты о своей деятельности. У всех отчетов обязательно были копии – т.е. два экземпляра откладывались в делопроизводстве адресата и у отправителя.

Состав документов различался в зависимости от сферы деятельности, например, в делопроизводстве торгово-промышленных компаний создавались документы, отразивших положение наемных рабочих: расчетная книжка установленного образца (она хранилась у рабочего, а после увольнения оставалась в конторе фабрики); книга счетов с записью выданных рабочим сумм; именной список рабочих с подробной информацией о них; регламентация жизни рабочих правилами внутреннего распорядка; книги для записей о повреждениях или смерти на рабочем месте.

Важное место в производстве торгово-промышленных компаний занимали документы по выполнению принятых заказов и сбыту готовой продукции (что, кому, как, за сколько, куда, счет).

В банках составлялись досье на клиентов со списком определенных документов, перепиской по их операциям. Каждая единичная операция – кредит или реализация акций пром. компании- вела за собой сбор информации о клиенте, причем за ряд лет без перерывов. Если банк получал полный контроль над пром. предприятием, в досье попадало все больше документации о соглашениях и переговорах клиента с др фирмами, т.к. банк был хозяином дела и контролировал процесс.

С утратой значения документы откладывались в архив предприятия, законодательно был установлен срок хранения 10 лет для документов, связанных с контролем уплаты налогов, и нек. др, потом их можно было уничтожить, что и делали, т.к. негде было хранить.

Ко времени национализации в основном сохранились документы за 1907-1917 гг., за ранний период намного меньше. Документы правлений и произв. предпр. образовали отдельные архивные фонды. Они хранятся в местных гос. архивах, где действовали их фондообразователи, т.е. делопроизводство одного предприятия может храниться в 20 разных архивах. За XX век архивы переформировывались, документы долго в них сдавались, перемешивались и т.д.

Доп. литература на тему перспектив написана в прошлом столетии, так что своими словами.

Перспективы у направления такие, что документов немало, но их нужно в архивах разбирать и структурировать, потому что переездов было много, иногда принимали не фондами, а килограммами. С возвращением капитализьма тема стала еще интереснее, сейчас изучают банковскую и финансовую систему РИ. Отдельный привет кафедре исторической информатики, там, например, Соломатина активно работает.