Создание шаблона для бланка письма

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документированием называется процесс подготовки и создания документа.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Впроцессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, зафиксированной в документах.

 

Классификация документов

Документы классифицируются по следующим основаниям:

по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-, кино-, акустические)

по содержанию: организационно-распорядительные (ОРД), финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, бух. учета, учета личного состава и т. д.

по применению - приказы, положения, протоколы, правила, уставы, отчеты, письма, заявления, акты и т. д.

по видам - типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные

по степени сложности - простые, сложные

по месту составления - внешние, внутренние

по срокам исполнения - срочные, несрочные

по происхождению - служебные и официально-личные(именные)

по степени гласности - обычные, секретные, для служебного пользования

по юридической силе - подлинные и подложные

по назначению - подлинники (оригиналы), копии, отпуски, выписки, дубликаты

по сроку хранения - постоянного срока хранения, до 10 лет, свыше 10 лет

по роду деятельности - плановые, стандарты и технические условия, первичного учета, по ценообразованию, отчетно-статистические, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторские, технологические и т.д.

 

В 70-80-е годы разработан ОКУД (общесоюзный классификатор управленческой документации), в которой предусмотрена система кодификации документов (7 разрядов)

 

класс форм документов (02-ОРД)

подкласс форм (71 - по личному составу)

          номер формы внутри подкласса (020 - анкета)

контрольные числа

 

Процесс документооборота состоит из следующих этапов:

создание документов,

прием-передача документов,

организация движения документов внутри организации,

регистрация и контроль исполнения,

организация хранения документов.

 

В настоящее время, которое характеризуется широким применением компьютеров в сфере управления, для организации документооборота применяются следующие типы программного обеспечения:

текстовые редакторы

электронные таблицы

СУБД

система электронной почты и т. д.

 

Создание документа - функция руководителей и специалистов. Оформление документов входит в обязанности секретарей или службы документационного обеспечения. Служебные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Большинство документов организации оформляется на бланке. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Элементы официального документа, наиболее часто используемые при оформлении документов, называются реквизитами. Для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом.

Постоянный реквизит документа - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Переменный реквизит документа - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Существуют следующие типы бланков:

общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа

бланк конкретного вида документа(кроме письма)

бланк для письма

должностной бланк (бланк должностного письма).

 

Для создания документов на компьютере используются текстовые редакторы.

Рассмотрим работу с текстовым редактором Word  для Windows.

В редакторе Word любой документ создается на основе некоторого шаблона.

Шаблон - это файл, хранящийся отдельно от файла документа. Шаблон может содержать:

определения форматов,

макрокоманды,

элементы Автотекста,

шаблонный текст и т.д.

Шаблонный текст - это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.

Цель данной лабораторной работы - разработка шаблона бланка для писем и создание документа (т.е. письма) на основе разработанного шаблона.

Задание

 

I.Создание шаблона бланка для писем.

Дать команду Файл/Создать

В группе Общие диалогового окна Создание документа выбрать опцию Шаблоны

Нажать ОК.

Установить нужный размер бумаги и размер полей

Дать команду Сервис/Параметры

на вкладке Общие выбрать Сантиметры

на вкладке Вид включить показ Границы текста

нажать ОК

Дать команду Файл/Параметры страницы

- На вкладке Размер бумаги установить размер А4 210х297 мм (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, п.4.1)

- На вкладке Поля установить размер полей (См ГОСТ Р 6.30-97, п. 4.1.)

- Нажать ОК.

3. Ознакомьтесь с списком реквизитов документов и составом реквизитов бланка письма. (См ГОСТ Р 6.30-97 п.2 и п.4)

Рекомендуется установить

-  шрифт - Times New Roman Cyr

- размер шрифта - 12

ГОСТ допускает продольное и угловое расположением реквизитов на бланке. (См. Р 6.30-97. Приложение А. Приложение В).Мы будем использовать угловое расположение реквизитов. Это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами

- выравнивание - Влево

отступ первой строки (красная строка) – Нет

 Внимательно изучите схему расположения реквизитов на бланке документа (Приложение А, рис. А.1). Видно, что информация на бланке располагается в три колонки. В первой колонке шириной 73 мм. расположены такие реквизиты, как Название документа, Справочные данные, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на дату и регистрационный номер документа и Заголовок к тексту. Вторая колонка пустая, а в третьей колонке шириной 78 мм расположен реквизит Адресат. Чтобы обеспечить соответствующе выравнивание информации удобно использовать таблицы.

Дать команду Таблица/Добавить таблицу (или Вставить таблицу)

Установить параметры таблицы

Число столбцов – 3

Число строк – 1

Установить нужную ширину столбцов

Нажать ОК

Приступаем к размещению реквизитов на бланке письма

Реквизит Эмблема организации (см. ГОСТ Р 6.30-97, п.4.5)

Определить месторасположение эмблемы на бланке документа (на верхнем поле листа).

Дать команду Вставка/Рисунок

выбрать рисунок

нажать ОК

В случае необходимости привести размеры рисунка в соответствие с ГОСТ Р 6.30-97 (Высота рисунка – не более 17 мм.) Для этого поместить курсор на рисунок так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рисунок на поля документа

 

Вставить реквизит Наименование организации (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.6, п. 4.5)

Вставить реквизит Справочные данные об организации. По усмотрению организации этот реквизит включает: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Например:

г. Казань, ул. Мира,9

Тел: (019) 74-18-43

Факс: (019) 74-19-96

E-mail: abc @ abc.ru

http://www.abc/ru

В той строке, где будут размещены реквизиты Дата и Регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — символ №

В той строке, где будут размещен реквизит Ссылка на дату и регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — слова На № и от

Разместить на бланке реквизит Подпись (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.21)

Просмотреть созданный бланк. Убедиться, что реквизиты отделены друг от друга интервалами. В случае необходимости, вставить эти нтервалы.

Сохранить созданный шаблон Дать команду Файл/Сохранить

в поле Имя файла ввести имя

нажать ОК

II. Создать документ (письмо) с использованием шаблона бланка для писем.

Дать команду Файл/Создать

В диалоговом окне С оздание документа  выбрать Общие

Выбрать созданный шаблон бланка письма

Нажать ОК

Заполнить на бланке реквизиты письма (см ГОСТ Р 6.30-97, п.2.3, Приложение А, Приложение Б)

 Реквизит Адресат (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.14)

 Реквизит Дата документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.9)

 Реквизит Регистрационный номер документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.10)

 Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.11)

 Реквизит Заголовок к тексту (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.17)

 Реквизит Текст (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.19)

Сохранить документ

дать команду Файл/Сохранить

- в поле Имя файла ввести имя

- нажать ОК

 

Лабораторная работа №4

 

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ

 

 Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Многие документы являются общими для всех организаций. Формы таких документов разрабатываются соответствующими органами. Например, бухгалтерские документы и т.д. Большинство документов, создаваемых в организациях, повторяются, т.е. являются типовыми. Если документ является типовым, а утвержденных форм нет, то трафаретный текст документа следует разрабатывать самостоятельно. Трафарет документа содержит типовой текст для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций и места для ввода переменной информации, которая относится к конкретному документу.

Трафарет документа в Word называется формой. Форма - это документ с постоянной информацией, защищенной от изменения, и местами для ввода переменной информации. Места для ввода переменной информации называются полями формы. Поля - это инструкции, которые предписывают редактору Word выполнить то или иное действие. Чтобы превратить документ Word в форму, надо вставить в документ поля формы и установить защиту. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено при заполнении формы пользователем. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов.

 

Поля формы бывают:

- текстовые - в них можно внести какую-либо информацию

- флажки - они существуют в двух состояниях - активизированном и сброшенном.

- поля со списком - при создании поля задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может выбрать значение из этого списка.

 

Параметры полей формы

Среди существующих параметров полей форм следует обратить внимание на параметр Тип текстового поля.

Тип может принимать следующие значения:

обычный текст (поле может содержать любые символы),

число,

дата,

текущая дата/текущее время (в поле вставляется соответствующее значение и затем поле блокируется для пользователя)

вычисление (в поле вводят математические выражения)

Использование полей форм

 

При создании форм удобные возможности для ускорения ввода информации представляют поля форм типа Список, а при создании форм анкет - поля форм типа Флажок.

Для ускорения ввода текста документа можно использовать поля форм со списком, в тех случаях, когда в документе предполагается выбор одного из взаимоисключающих вариантов текста. Например: объявить благодарность или объявить выговор, обучение на безвозмездной основе или на платной основе и т.д.