Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел.

Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается.

При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов.

Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись в номенклатуре, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа "Общая (разная) переписка", "Руководящие материалы" и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела ("дело", "документы", "переписка") или видов документов, название автора, корреспондента (корреспондентов), содержание документов (вопрос), время и место события.

Термин "дело" употребляется в заголовках личных (персональных), судебных, следственных и арбитражных дел.

Термин "документы" употребляется в заголовках в исключительных случаях, когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться в дело, или когда таких видов много (более 56). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющиеся приложением к другому документу, например: "Документы к плану...".

Термин "переписка" применяется в заголовках дел, включающих письма-запросы и письма -ответы. Если в дело, помимо писем, планируется группировка других видов документов, то они должны указываться в заголовке, например: "Договоры и переписка..;".

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу, оперативным вопросам), и протоколами, которые подразделяются по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления, протоколы заседаний научно-технического совета).

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. В заголовках дел с планово -отчетной документацией указывается периодичность документации, например: "Месячные планы...", "Отчет о выполнении плана за____________________ г.".

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

•группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

•группировку издаваемых предприятием распорядительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения);

• раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения;

• группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление их с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

•группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

в группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

• группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Плановый отдел (при структурной схеме), 14 ~ Финансирование (при производственно -отраслевой схеме).

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производственно- отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно -отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

22. Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующую форму (табл. 1).

Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом.

- При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел.

- В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки)¹⁷ и его гриф конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел,

- В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру.

- В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения о системе доступа к конфиденциальным документам и исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры. В течение года в список могут вноситься изменения.

- В графах 4, 5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала, составления первой учетной карточки). Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: "Переходящее с_ г." с проставлением года заведения дела.

В графе б проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: "Переходит на г.".

В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки.

Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего.

В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел.

В графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения), если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции); при отправлении дела во временное пользование отметка об отправлений проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций.

При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия.

Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: "Дело не заводилось".

Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

00.00.0000 №.

Таблица 1

УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

(место составления) на год

Индекс (номер) дела и гриф кониденциаль-ности	Заголовок дела	Инициалы и фамилии лиц, которым предоставлено право пользования делом	Номер тома	Дата	Количество листов в томе	Срок хранения и номера статей по перечню	Архивный шифр, номер и дата акта об уничтожении, куда направлено, номер и дата сопроводительного документа
Заведения тома	Закрытия тома

 

Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

СОГЛАСОВАНО

Руководитель архива предприятия

Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия протокол от №

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

23. Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отметки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается в дело.

В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

•Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении -в дела последнего года действия планов.

Листы ознакомления с распорядительными документами и листы рассылки к документам помещаются вслед за соответствующими документами, нумеруются и вносятся в описи документов дел (см. вопрос 3) как самостоятельные документы.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках -скоросшивателях или в папках-регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

После подшивки изданного документа в графе 16 журнала учета изданных документов проставляются индекс (номер) дела, его том (если документ подшит во второй или последующие тома) и номера листов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учета поступивших документов.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким -либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещает ся справка-заместитель следующей формы:

 

СПРАВКА-ЗА МЕСТИТЕЛЬ

Документ №___________ от_________ на_________ л, из дела изъят и

(указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничто- жении - номер и дата акта об уничтожении).

Основание:___________________________________.

(подпись, инициалы, фамилия лица,

___________________________________________ производившего изъятие, дата)

 

 

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

24. Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

 

Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1).

При заведении дела на обложке указываются:

• гриф конфиденциальности дела;

• название предприятия;

• название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);

• индекс (номер) дела;

• заголовок дела;

• год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов дела);

• срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться:

• номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается);

• новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

• При закрытии дела на обложке проставляются: • крайние даты документов дела, которые должны соответсвовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле; расхождение между датами, проставляемыми в номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или когда закрыто, что облегчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;

• количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела).

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел.

Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму.

 

 

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ТОМ № за 20 г.   Дата Номер и Номер и Откуда № От п/п докумен гриф конфи гриф конфи поступил или лис метка о   та денциально денциальности куда адресован тов местона     сти посту изданного до документ и его дела хождении     пив шего до кумента наименование   изъятого     кумента       из дела             докумен             та

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата)

 

 

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного срока хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться.

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму.

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА

(индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела) Дата Коли Кому Под Под выдачи чество выдано пись за по пись за   листов   лучение возврат

 

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов.

Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверитель- ной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа.

Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи.

Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела.

При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется.

При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же один номер окажется повторенным на нескольких листах, то следом за основным номером проставляются литерные номера, например: 12,12а, 126 и т.д., которые оговариваются в заверительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера.

Заверительная надпись составляется при закрытии дела на отдельном чистом листе по следующей форме.

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №__________ Т. №

В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью №

______ листов +_______ листов описи документов дела.

(прописью)

Литерные номера листов___________

(цифрами)

Пропущенные номера__________

(цифрами)

На листах №_______ наклеено_____________________

(цифрами) (прописью)

документов (фотоотпечатков) за уч. №___________

(нужное подчеркнуть) (цифрами)

(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись, да та

 

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.

25. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Согласно " Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах ", принятым в 1993 г., Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К государственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им предприятия обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Негосударственные предприятия обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.

Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или часть из них), определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов и оформляется договором.

Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну.

Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают быть носителями коммерческой тайны.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации

С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом.

При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)" (М., 1997), в которых, содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России" (М., 1998).

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

- происхождение документа (место и время издания);

- содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

- внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

- какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение;

- какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

- какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

- с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

26 ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

- изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок -заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительнои надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;

- изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;

- зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);

- изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;

- передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по <