Глава №1. Роль переговоров в жизни современного общества.

ВВЕДЕНИЕ

Искусству ведения переговоров специально обучают во всем мире. Большинство же наших предпринимателей не только никогда не обучались процессу ведения переговоров, но и не имеют опыта участия в них. И потому часто переговоры замедляются, а то и заходят в тупик, срываются, и партнеры теряют возможность наладить взаимовыгодные хозяйственные отношения. Если наши бизнесмены хотят войти в цивилизованный мир, им надо постараться как можно быстрее освоить его правила.

В рыночной экономике расходы на ведение переговорного процесса составляют неотъемлемую часть трансакционных издержек деятельности любого экономического агента. Действительно, практически любой сделке предшествуют переговоры об условиях экономического обмена. Заключение и документальное оформление контрактов также требует расходования значительных средств. Основной существующий способ экономии издержек указанного рода - это использование типовых договоров. Однако на этапе согласования сторонами условий контракта или сделки подобные стандартные решения оказываются малопригодными. Переговоры как процесс согласования интересов участников и разрешения потенциального или реального их конфликта, являются актуальным объектом исследования многих научных дисциплин: психологии, социологии, политологии, экономики, теории управления и др.

На протяжении последних десятилетий наблюдается постоянный рост интереса к исследованию переговоров. Первые работы в этой области появились в США. Отечественные исследования начались в середине восьмидесятых годов прошлого века и касались в основном международной и внешнеполитической проблематики. Полученные результаты малоприменимы для процесса переговоров между экономическими агентами, допустим, между двумя фирмами, причем не только из-за кардинальных изменений, произошедших с тех пор в экономике и обществе. Современные микроэкономические ситуации, требующие разрешения с помощью переговоров, характеризуются меньшим масштабом и иными способами достижения целей сторон, чем международные. В начале 90-х годов XX века качественно новых исследований в России практически не проводилось, лишь в рамках конфликтологии появился интерес к национальным особенностям ведения переговорного процесса.

Любые переговоры уникальны: каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники. Но все, же есть нечто общее, что отличает их от других видов деятельности. Это процесс переговоров, его организация, соблюдение всех условий, принятых в деловом мире для ведения переговоров, взаимоотношения их участников.

Переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов – подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается успех переговоров. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными, затяжными, конфликтными, или они пройдут быстро, без срывов.

 

ГЛАВА №1. РОЛЬ ПЕРЕГОВОРОВ В ЖИЗНИ СОВРЕМЕННОГО ОБЩЕСТВА.

ЛЕКЦИЯ №2. ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА.

ЛЕКЦИЯ №3. ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ.

ТЕМА 1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА.

Для переговоров требуется время. Чтобы использовать его наиболее эффективно, на стадии планирования необходимо четко знать, с кем и когда вы хотите переговорить, о чем договориться, какие средствами воспользоваться для достижения цели.

Узнайте как можно быстрее истинные потребности другой стороны!

Это первое и главное требование планирования. Прежде чем вы проведете внутреннее совещание и сообщите коллективу о предстоящих переговорах с конкретной фирмой, вы должны знать истинные потребности и возможности другой стороны. Только тогда можно составлять перспективный план переговоров и текущие планы каждого этапа. Допустим, в перспективном плане вы устанавливаете цели, сроки, время, количество этапов, определяете ответственных за исполнение и т.д., а в текущем - более детально расписываете все детали конкретного этапа.

Возможности партнера могут не соответствовать декларируемым. Но есть самый простой и позитивный способ проверить расстановку сил и решить, быть или не быть переговорам. Это - обмен требованиями. Это и рыночный вопрос: "Почем?" и дипломатическое: "Мы бы хотели видеть ваши условия".

Продолжительность и динамику продвижения переговоров необходимо рассчитывать по линии прогресса в достижении цели.

К сожалению, в исследованиях практически нет данных о существовании тех или иных устойчивых временных интервалов, которые необходимы для достижения той или иной цели. Однако все интуитивно определяют продолжительность торга по тому, какие изменения появляются в позиции другой стороны. Если таких изменений нет, - это тревожный признак.

Организационная подготовка предполагает определение места и времени встречи, формирование делегации и назначение ее главы.

Переговоры начинаются с того момента, как одна из сторон внесет предложение об обсуждении интересующей стороны проблемы, а вторая его примет. После чего наступает подготовка переговоров. Именно на этапе подготовки закладывается успех переговоров. Строгим выполнением дипломатического протокола и этикета обеспечивается нормальный психологический климат встречи.

Процесс подготовки начинается с формирования группы участников, определения ее количественного и качественного состава. Типичная ошибка российской стороны – слишком большой состав участников. На переговорах обе стороны должны быть представлены примерно одинаковым составом участников. Место и время встречи определяют по взаимной договоренности. Предмет встречи оговаривается заранее, чтобы гости могли подготовиться. Готовясь к официальным деловым встречам, необходимо определить круг вопросов для обсуждения, изучить имеющиеся вопросы, материалы, документы, проанализировать позиции сторон, спрогнозировать возможный ход беседы, несовпадение точек зрения, предполагаемые аргументы, продумать свои контраргументы.

Заранее следует обсудить место ведения переговоров, определить состав делегации и выбрать руководителя. Все должны работать как команда для достижения общей цели. При выборе кандидатов следует руководствоваться не количественными, а качественными характеристиками кандидатов. Вопрос о месте проведения переговоров имеет под собой тонкую психологическую основу. Ведение переговоров на своем предприятии может иметь как преимуществ, а так и недостатки. Среди преимуществ можно выделить следующие:

– вы можете контролировать ситуацию и обладаете правом выбора помещения для переговоров;

– сфера влияния на противоположную сторону может быть расширена за счет выбора для нее гостиницы;

– вы будете чувствовать себя комфортно – ведь дома и стены помогают;

– хозяева обычно на переговорах говорят больше и в итоге добиваются для себя лучших результатов;

– при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране пребывания.

Однако существует ряд моментов, осложняющих процесс переговоров для принимающей стороны:

– вы не сможете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;

– если партнеры приехали из далека, у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ними;

– вас могут отвлекать различные организационные моменты.

Сроки проведения переговоров в основном зависят от двух обстоятельств:

– когда вам нужно данное соглашение;

– когда вы будете готовы к переговорам.

Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу. В процессе переговоров можно выделить три стадии: подготовка к переговорам, ведение переговоров, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Ведение переговоров в некоторой степени управленческая деятельность, а всякая управленческая деятельность предполагает постановку цели. При этом нельзя ограничиваться поверхностными размышлениями и надеяться на память. Всю необходимую информацию лучше записывать.

 

Всякой встрече предшествуют деловая переписка, телефонные переговоры, в ходе которых определяют цель, место, продолжительность. Принимающая сторона готовит проект программы встречи, расписанная по дням и часам, которая согласуется с партнером. Программа может включать:

– встречу и проводы делегации;

– деловую часть;

– бытовые проблемы (размещение, питание);

– отдых и развлечения.

После согласования программы партнеру высылается приглашение.

ТЕМА 2. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

Информационная подготовка к переговорам (цель, позиции и интересы): цели ведения переговоров; информация для постановки цели переговоров; изучение ситуации; анализ сильных и слабых сторон своей позиции; содержательная подготовка переговоров; анализ проблемы; понимание собственного интереса; выработка концепции переговоров. Психологическая подготовка к переговорам (методы ведения переговоров и способы подачи позиции): установка на переговоры; основные методы ведения переговоров; способы подачи позиций; удачное время для переговоров; правила применения комплиментов; деловые комплименты и антикомплименты.

Техническая подготовка к переговорам: основные элементы технической подготовки; выбор места, времени и состава участников; количественный и качественный состав делегации; информационные материалы и другие реквизиты для переговоров; организационные моменты переговоров.

Подготовка к переговорам – это подготовка к отсутствию поражения. Предусмотреть все варианты развития событий и продумать аргументы и ключевые высказывания – задача профессионального переговорщика. Задача этапа подготовки

– изучить (предполагать) интересы сторон, проанализировать состав делегаций, распределить роли, подготовить

документы, иметь позитивный настрой на лучший вариант

развития сценария переговоров. Этому можно научиться, чтобы чувствовать большую уверенность в продвижении инноваций.

Информационная подготовка к переговорам (цель, позиции и интересы)

Информационная подготовка включает в себя:

а) постановку цели ведения переговоров;

б) изучение ситуации у партнера (интересы и позиции); в) анализ сильных и слабых сторон своей позиции;

г) формирование вариантов предложений для обсуждения.

Определение цели на первый взгляд не кажется сложной задачей, но стратегический смысл вопроса состоит не в том, «чего я хочу добиться на этих переговорах?», а в том, «почему я хочу этого добиться».

В этом контексте сам акт переговоров оказывается подчиненным всеобъемлющей цели (интересам), которая решает широкий круг вопросов, выходящих за рамки темы переговоров.

Цель – это представление о желаемом результате. При постановке цели надо определить собственные интересы и понять, чем можно жертвовать для достижения результата. Важно понимать конкретные критерии изменения этого результата и предельные значения. Альтернативные варианты требуют взвешенного осмысления и расчета экономической целесообразности.

 

ТЕМА 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА.

Подготовка к переговорам – это первая стадия переговорного процесса и от того, как она будет проведена, во многом зависит будущее как самих переговоров, так и принятых на них решений. Будут ли переговоры длительными, затяжными, вызывающими раздражение их участников или они пройдут достаточно быстро и эффективно? Вряд ли стоит надеяться на быстрое, успешное их завершение, если стороны оказались не готовы к переговорам. Тогда время, которое должно быть отведено на обсуждение, придется тратить на то, что могло быть продумано заранее.

Затяжные переговоры, например, несут в себе не только морально-психологические, но и материальные издержки, поскольку само участие в переговорах стоит довольно дорого. Затягивая переговоры, можно упустить возможность выйти на взаимовыгодные договоренности, особенно в современных условиях, когда ситуация может быстро меняться. То, о чем еще имело смысл договариваться вчера, может не быть актуальным сегодня.

Однако излишняя детализация может сковывать. Стоит реальному процессу чуть отклониться от задуманного, прочитанного, как заранее подготовленный план рушится словно карточный домик. Это надо иметь в виду и готовить основные, стратегические моменты, не перегружая их ненужными мелочами.

Для проведения переговоров на хорошем профессиональном уровне необходимо составить продуманный план, разработка которого требует соответствующей подготовки. Эта подготовка включает в себя достаточно широкий спектр вопросов, который можно разложить на три основные составляющие: информационное, психологическое и тактическое обеспечение переговоров.

Это есть базовые элементы подготовки к проведению переговоров. Их особенность состоит в том, что они, прежде всего, предопределяют поведение партнеров и являются основой для выбора стратегии, методики и приемов для их реализации. В этом смысле базовые элементы подготовки являются определяющими, и их значимость для успешного проведения переговоров исключительна велика. Кроме этого следует различать организационную и содержательную стороны подготовки к переговорам.

Рассмотрим более подробней каждый из базовых элементов.

Информационная подготовка. Сбор информации один из важнейших этапов подготовки к переговорам. Информацию условно можно подразделить на три категории:

1. Информация о собственных целях, планах и условиях, определяющих решение задач;

2. Информация о партнере. Эта информация никогда не бывает чрезмерной. Она включает личностные характеристики оппонента, финансовое положение фирмы, особенность продукции, деловые связи и т.п.;

3. Информация о внешней среде, в которой идут переговоры. Под внешней средой здесь подразумеваются политическая обстановка, ситуация на рынке, условия функционирования средств доставки, законы и положения, регламентирующие тот или иной вид деятельности, налоговое и таможенное законодательство.

Рассмотрим основные вопросы, связанные с информационной подготовкой. Каждая конкретная ситуация требует своего объема необходимой информации, и ее меру определяет участник переговоров, исходя из своего опыта, здравого смысла и интуиции.

Приведем пример о недостаточной информационной подготовке партнера.

Одно учебное заведение в Западной Сибири обратилось с предложением о сотрудничестве к институту в Санкт-Петербурге. Предлагались широкомасштабные работы, предусматривающие как обучение контингента слушателей по месту их работы, так и приезд их в Санкт-Петербург. Группа преподавателей института получила задание разработать учебные планы и экономическое обоснование. Эта работа была выполнена на высоком уровне. Для презентации были подготовлены слайды со структурными схемами, таблицами, учебными планами и экономическими расчетами. Такая форма подачи неизменно приводила к успеху.

Все подготовленные материалы были прекрасно сделаны и наглядны. Нельзя было даже представить, что кто-то не сможет разобраться в схеме обучения и структуре экономического обоснования. И тем не менее ни одна предыдущая работа не принесла разработчикам столько хлопот и усилий. Было много вопросов, от сотрудников института требовали дополнительных сведений и обоснований. Выстоять против такого шквала было почти невозможно.

В конце концов план обучения был утвержден, и сотрудники института стали думать о том, что же произошло. Подача материала была великолепной и оправдывала себя уже не раз. Без сучка и задоринки, она походила на хорошо организованное мероприятие по продажам. Все было заранее расписано, выставлено на показ, все было предусмотрено – коммерческое мероприятие, да и только. И обычно оно «работает», поскольку, чаще всего, представлялось для администраций вузов чем-то новым и являлось примером современного подхода к представлению материала. Что же произошло в этот раз?

Как выяснилось, сотрудники Западно-Сибирского учебного заведения пригласили на презентацию представителей фирм, чьи служащие и должны были обучаться. Многие из них работали и возглавляли рекламные фирмы или имели дело с рекламой. Блестящие презентации проходили перед их глазами каждый день. На представленные материалы из Санкт-Петербурга они смотрели глазами профессионалов, которые постоянно видят, как «всучивают товар». Ладно скроенная презентация заставила их насторожиться, начать выискивать, на чем их хотят «купить». Стало очевидно, что устраивать столь прекрасную презентацию перед людьми, которые рекламой занимаются профессионально, - значит заведомо обречь себя на придирчивую проверку. Петербуржцы играли «на чужом поле» и оказались в трудной ситуации.

Ошибка заключалась в том, что отсутствовала информация о партнерах. Готовились к встрече с одним составом команды оппонентов, а работать пришлось с другим. Отсутствие достоверной и полной информации может загубить самый блестящий проект.

Совершенно очевидно, что результаты переговоров могут быть просто плачевными, если у вас отсутствует информация о ценообразовании, законах, местных условиях производства и доставки и еще о многом другом, что определяет специфику конкретной деятельности.

Прежде чем вступить в переговоры, надо определить, в чем состоят ваши интересы, каким должен быть результат, каковы альтернативы его успеха и чем можно пожертвовать ради его достижения. Эта информация является основой для определения цели переговоров.

Необходимо установить минимально допустимый вариант. В некоторых случаях он определяется достаточно просто. Например, при закупке и последующей перепродаже товара можно спрогнозировать худший вариант и вытекающие из этого накладные расходы. Здесь большую роль играет опыт и способность предвидеть ситуацию на рынке.

В других случаях для определения минимального варианта необходимо рассмотреть множество возможных. Иногда такой анализ может привести к невероятным, на первый взгляд, результатам.

Допустим, вы хотите продать свое маленькое кафе. Тут можно рассмотреть ряд вариантов. Подготовить себе преемника, передать ему кафе, а самому заняться новым бизнесом. А может быть, сдать часть помещения под игровые автоматы для детей. Или, если позволяет место, открыть при кафе книжный магазин.

Таких вариантов может быть достаточно много. Распишите каждый из них и оцените с экономической точки зрения. Сравнивая перспективность и привлекательность различных вариантов, можно определить минимальный уровень своих требований в предстоящих переговорах. В некоторых случаях такой анализ вариантов может привести к неожиданным, казалось бы, результатам.

На одном предприятии долго и безуспешно пытались продать старую мебель. Потом проанализировали ситуацию и пришли к выводу: если бы мебель просто раздать желающим, а помещение в котором она хранилась, дать в аренду, получили бы вдвое больше, чем от реализации мебели.

Надо установить также максимально возможный вариант. Каким бы мог быть наилучший исход переговоров? Речь идет не о том, на что вы рассчитываете, а о том, что можно было бы ожидать при вашем варианте развития событий. Этот вариант и определяет начальный уровень ваших требований. Максимальные требования обеспечивают вас «запасом прочности», а оппонента заставляют отнестись к вашим требованием серьезнее. С другой стороны, начальная цена и сумма сделки совпадают редко. Несомненно лишь одно – вы никогда не получите больше, чем запросили сами.

Однако уровень требований должен отражать состояние дел на рынке. Стоит в своих требованиях выйти за пределы разумного, как партнер тут же докажет их несостоятельность, тем самым сведя на нет любой план, который вы заготовили накануне. Для того, чтобы этого не произошло, лучше всего подкрепить свои доводы документально. Приготовьте отчеты, предложения конкурентов, счета – любые материалы, которые удается собрать. Минимально допустимый и максимально возможный варианты, которые могут иметь нежелательные последствия.

В результате давления или других обстоятельств переговоры могут завершиться сделкой, от которой вы должны были бы отказаться. Участники переговоров обычно пытаются защитить себя от такого результата, продумывая заранее самый плохой вариант, на который они могут пойти – свой «предел». Когда вы покупаете, пределом является наивысшая цена, которую вы можете уплатить, если что-либо продаете, самая приемлемая для вас цена – низкая.

Когда предел установлен, легче сопротивляться нажиму и соблазнам момента. Если с вашей стороны в переговорах участвуют несколько человек, совместно определенный предел дает гарантии, что вам не придется довольствоваться меньшим. Эти гарантии следуют из того, что в вашей команде никто не сможет намекнуть другой стороне, будто вы могли бы довольствоваться меньшим.

Вы можете обезопасить себя и, посылая сотрудника на переговоры, оговорите с ним соответствующий предел.

Однако защита, которую обеспечивает установленный предел, влечет за собой и высокие затраты. Этот прием ограничивает ваши возможности пользоваться информацией, которая поступает во время переговоров. По определению, предел – это позиция, которую вы не можете изменить. Решив заранее, что никакие доводы и аргументы другой стороны не заставят вас изменить предел, вы лишаете себя возможности лавировать.

Предел также подавляет воображение. Он снижает стимул к разработке и поиску новых решений, которые могли бы увязать различные интересы для достижения взаимовыгодных соглашений, хотя почти каждые переговоры предоставляют больше, чем один вариант решения.

Допустим, вы продаете офис с несколькими подсобными помещениями. Нижний предел определен – 25000 дол. Покупатель готов заплатить 20000 дол. Иногда на это следует пойти, если оговорить, что одно из подсобных помещений останется за продавцом в течение года. Более того, возможно, это окажется выгодным. Если же настаивать на заранее принятой сумме, то вы не сможете принимать гибких решений. В связи с этим возникает вопрос о реальности такого подхода, при котором вы были бы защищены от принятия нежелательных вариантов и в то же время готовы рассматривать все альтернативные решения, не наносящие вам ущерба. Такой подход существует.

По возможному принятию решения может быть несколько альтернатив. Вернемся к вопросу о продаже офиса. Минимальная цена продажи определена. Надо проанализировать альтернативные решения. Можно ли будет без конца выставлять офис на продажу? Если продать часть недвижимости, а подсобные помещения оставить за собой? Или выгоднее сдать в аренду? Таких вариантов можно рассмотреть достаточно много, все зависит от конкретной ситуации. Единственное, что должно объединять все варианты, состоит в следующем: результат экономического анализа вариантов должен показать прямо или косвенно тот же экономический эффект, что и продажа за 25000дол.

Таким образом, речь идет о разработке меры, которая дает возможность оценить любой предложенный вариант соглашения. Эта мера способна защитить от принятия слишком невыгодных договоренностей и предотвратить отказ от условий, отвечающих вашим интересам, но, возможно, не столь очевидных на первый взгляд.

Следует продумать план действий на случай, если соглашение не будет достигнуто.

Какими бы радужными ни были надежды на заключение сделки, всегда полезно иметь запасной вариант, т.е. план действий на случай, если соглашение не будет достигнуто. Проработка нескольких реальных альтернативных вариантов заключения сделки с другими партнерами только усилит ваши позиции на переговорах и поможет предотвратить возможные неудачи.

Очень важно знать как можно больше о партнерах, людях, с которыми вы собираетесь вступать в переговоры.

Перед тем как отправиться в Вену на переговоры с Н.С.Хрущевым, президент США Дж. Кеннеди ознакомился с текстами его речей и выступлений. Он изучил и другие материалы личного характера, вплоть до любимых блюд и музыкальных пристрастий.

Возможно, столь подробная информация во многих случаях не обязательна. Сложность состоит в том, что трудно определить необходимый ее уровень.

Большинство людей предсказуемы. Их персональный стиль поведения сказывается во всех их действиях, включая переговоры. Прежде чем встречаться с оппонентом, постарайтесь выяснить у его друзей, врагов и тех, кто имел с ним контакт, особенности его характера. Выясните, где он живет, кто его окружает, круг его интересов.

Наиболее ценной является информация о стиле поведения оппонента на переговорах: способность отстаивать точку зрения, стремление к жесткости или компромиссу, способность адекватно реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию. Это очень важная информация, особенно в тех случаях, когда предстоят длительные совместные работы, так как первый удачный контакт предопределяет дальнейший уровень отношений.

Важно побольше узнать о прошлом оппонента, проанализировать его предыдущие сделки и деловые предприятия, особенно неудачные. Часто неудачи говорят о людях больше, чем успехи. Тщательно рассмотрев причины провалов, вы поймете способ мышления оппонента, его образ действий и психологический настрой. Все это поможет лучше понять его интересы и дает преимущество на переговорах. Исследуйте, какие предложения он выдвигал сам и какие предложения противоположной стороны отклонял, насколько гибко вел торг и поддавался эмоциям.

В некоторых случаях указанная информация труднодоступна и недостаточна для вступления в контакт. В этой ситуации может быть применен метод получения информации с помощью лиц, которые по вашему указанию вступают в переговоры. Эти переговоры – чистейший блеф, так как при их проведении отрабатываются наиболее важные для вас аспекты, выясняется подробная информация о реакции оппонента на интересующие вас вопросы, но в конечном итоге переговоры «срываются».

И вот теперь, получив информацию, переговоры начинаете вы. Это довольно трудоемкий, но очень эффективный способ получения информации. Вопрос вдругом: насколько этично его применение.

Очень важно получить информацию о фирме, с представителями которой вы будете иметь дело, и конечно самих участников переговоров.

Очень часто информация о личности партнера и информация о фирме, которую он представляет, взаимосвязаны. И все же о состоянии фирмы имеет смысл говорить отдельно.

Для полноценного анализа деятельности фирмы можно с успехом использовать официальные источники: бюджетно-финансовые планы, публикации и отчеты, рекламу и публичные выступления.

Почти вся информация, которую, как вам кажется, трудно получить, может быть добыта так называемым прямым путем с помощью телефона. В этом случае необходимо продумать косвенные вопросы, которые давали бы ответ на интересующие вас темы. Просто удивительно, как много закрытой информации можно получить таким образом.

Один из более эффективных способов получения информации является посещение помещения или офиса фирмы. Находясь в приемной, посмотрите печатные материалы – рекламные проспекты, корпоративные бюллетени, журналы для рабочих и служащих: везде могут быть полезны вам сведения для «внутреннего пользования». Обратите внимание на встречающие имена и должности людей, ознакомьтесь со списком намеченных мероприятий, новых приобретений или с производственными извещениями. Если появится возможность, постарайтесь уйти от опеки сотрудников фирмы и побывайте в фирменном кофе, в местах курения и скопления людей, послушайте о чем они говорят. Вы получите неформальные сведения о фирме, почувствуете климат в ней. Все это позволит в дальнейшем правильно спланировать переговоры.

Если неофициально или с помощью подставных лиц посетить фирму не удается, а впереди достаточно сложные переговоры, запланировать встречу, как первую в серии. В этом случае полезно для начала встретиться с партнером и изложить свою идею, ее преимущества. Для вас это будет чем-то вроде «разведки боем». На такую встречу не берут подготовленные материалы, и она долго не затягивается. Получив необходимую дополнительную информацию о фирме и оппонентах, вы планируете следующую встречу, как главную в серии. Следует получить информацию о внешней среде. Эта информация достаточно обширна. Крупные фирмы имеют соответствующие аналитические и юридические отделы, задача которых отслеживать все нововведения в законодательстве и на рынке.

Для малого предприятия содержать такой отдел не под силу. Поэтому для подготовки и проведения переговоров могут привлекаться эксперты и консультанты. В любом случае всегда полезно выписывать издания аналитического характера для того, чтобы быть в курсе событий на рынки и в мире.

Привлекая консультантов, можно получить любую информацию, но опыт проведения переговоров показывает, что ничто не заменит собственной эрудиций. Поэтому надо знать законы, законодательные акты, указы, постановления, распоряжение любого рода, относящиеся к вашей сфере деятельности.

Вы вступаете в переговоры и, чаще всего, считаете, что партнер будет располагать той информацией о вас и вашем бизнесе, которую вы будете ему поставлять. Однако далеко не везде уверенный вид и тон могут скрывать ваши слабые места. Возможно, у вас сейчас долги, вы не обладаете опытом проведения крупных сделок, не сильны в расчетах и не очень компетентны в ряде вопросов.

По всем позициям необходимо предпринять защитные меры:

- скройте то, что можно, вы не обязаны давать порочащую вас информацию;

- заготовьте необходимое объяснение тому, что скрыть нельзя;

- переговорите с теми, кто может дать о вас информацию, до того, как оппонент получит ее самостоятельно;

- наймите консультанта по вопросам, в которых вы недостаточно компетентны сами;

- приучайте себя делать паузы, дайте себе время подумать, прежде чем вы начнете говорить.

Постарайтесь до переговоров сформировать благожелательное мнение партнера о себе.

Накануне переговоров было бы полезно найти общих знакомых. Очень важно, если вас представляют вашему оппоненту его друзья как хорошего надежного партнера. В этом случае переговоры сразу идут в более доброжелательном тоне, что может в ряде случаев повлиять на конечный результат. Таким образом, собирая информацию об оппоненте, необходимо найти людей, способных достойно отрекомендовать вас.

Если общих знакомых нет, иногда можно воспользоваться специальным приемом, который состоит в следующем. Вы узнаете у секретарши или в дирекции, кто начальник вашего оппонента. Затем звоните этому начальнику с просьбой решить вашу проблему. Начальник отвечает, что эти вопросы решает такой-то и посылает вас к вашему оппоненту. Встретив его вы можете честно сказать, что вас направил начальник и попросил решить ваш вопрос. Некоторые считают этот прием не совсем честным, если это так – не применяйте его.

В любом случае полезно наладить некоторые неформальные отношения с представителем другой стороны до начала переговоров. Это особенно важно, если вы его плохо знаете и вас никто из знакомых не может представить.

Воспользуйтесь благовидным предлогом и позвоните будущему партнеру по переговорам. Проведите неформальную беседу и лишь коснитесь волнующей вас темы. Ненавязчиво вы формируете у него определенные установки и проверяете реакцию на ваши высказывания. Поделитесь полезной новостью (но не очень ценной) и расположите его к себе. Возможно, взамен вы тоже узнаете нечто ценное и полезное. Установите контакт с будущим партнером до переговоров. Во время их проведения партнер, как правило, держится официально перед своими подчиненными, и наладить дружеские отношения будет сложнее.

 

ТЕМА 5. МЕТОДЫ ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕГОВОРАМ.

В период подготовки к переговорам необходимо тщательно продумать все аспекты ведения переговоров, однако важно избавиться от лишних деталей, несущественных подробностей. Чтобы “ не потонуть” в мелочах, следует использовать соответствующие методы подготовки к переговорам. Рассмотрим некоторые из них.

Метод составления балансных листов, разработанный американским исследователем Р.Фишером. Его составляют для того, чтобы четко представить себе собственные интересы и интересы партнера. Для этого на отдельном листе бумаги пишут различные варианты решения, а затем возможные позитивные последствия его принятия. Приведем пример из книги Р.Фишера и У. Юри. Предприятие в связи с реорганизацией распродает часть компьютеров, из которых 20% составляют довольно старые модели. Оно крайне заинтересовано скорее заключить сделку, так как срочно нужны деньги для новых сфер деятельности. Кроме того у него есть проблема с хранением компьютеров. По оценкам специалистов, данная партия могла бы стоить 500 – 550 тыс.дол. На переговорах между покупателем и продавцом идет следующий диалог:

Покупатель:

Сколько вы хотите получить за вашу партию компьютеров?

Да что вы? Там у вас одни старые модели.

Ну, хорошо. Я вам предлагаю 200 тысяч.

А вы как думали?

Это несерьезно.

300 тысяч не больше.

Продавец:

Я думаю, что мы могли бы получить за нее тысяч 800

Старые модели составляют всего несколько процентов.

Что? Всего 200?

Я могу, конечно, пойти на уступку… Так и быть, пусть будет 750.

Хорошо, 700 и вы расплачиваетесь наличными в течении двух дней.

680. Это мое последнее предложение.

Подобный диалог, конечно, может закончиться достижением договоренности в результате долгого и нудного выторговывания партнерами уступок друг друга. Однако в результате такого торга баланс интересов нарушается, что может привести к срыву переговоров.

По данной ситуации балансный лист для продавца может выглядеть следующим образом:

Если согласится на продажу компьютеров по минимальной рыночной цене и получить сразу деньги:

(+) мы получим деньги и немедленно можем вложить их в дело.

(+) у нас не будет проблем с сохранением партии компьютеров.

(-) мы соглашаемся на минимальную цену.

Если не соглашаться на продажу компьютеров по минимальной рыночной цене:

(+) мы можем попытаться получить большую сумму.

(-) у нас будет проблема с хранением компьютеров.

(-) есть риск не найти другого покупателя.

Здесь, конечно, ситуация упрощена как в любом другом примере. На практике же по каждому варианту плюсов и минусов гораздо больше. Следует отметить, что положительные и отрицательные стороны вариантов решения не равнозначны. Поэтому при выборе окончательного решения неправильно искать некую арифметическую сумму всех плюсов и минусов. Может случиться так, что один плюс «перевесит» десятки минусов, и наоборот. Основное, для чего используются балансные листы, - это для систематизации материала, чтобы впоследствии ничего не упустить, да и выписанные на листе бумаги плюсы и минусы воспринимаются как бы интегративно, что позволяет оценить <