Изменение порядка следования полей

При заполнении таблицы данными из существующих бумажных документов в режиме таблицы может оказаться, что поля таблицы идут не в том порядке, в котором данные отпечатаны на бумаге. Это может замедлить работу и привести к ошибкам. Access позволяет изменить порядок следования полей путем перетаскивания поля при помощи мыши на новое место. Изменение порядка следования полей может быть как постоянным, так и временным. При закрытии таблицы, в которой изменен порядок сле­дования полей, можно сохранить это изменение или отказаться от его сохранения. Чтобы изменить порядок следования полей в таблице "Персональные мероприятия":

1. Откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме таблицы. Порядок следования полей явля­ется единственным параметром структуры таблицы, который можно изменить в режиме таблицы.

2. Чтобы выделить столбец (поле) таблицы, нажмите кнопку, на которой написано имя поля.

3. Нажмите кнопку выделения поля. Указатель мыши превратится в инструмент перетаскивания. Толстая вертикальная черта, появляющаяся при перетаскивании поля указывает на то место, где будет находить­ся после перемещения левая граница поля. На рисунке 27 показано перемещение поля "ДатаПлан" на одну позицию вправо.

4. Удерживая нажатой левую кнопку мыши. перетащите поле на новое место и отпустите кнопку мыши. Поле будет перемещено на новое место.

5. В момент закрытия таблицы появится диалоговое окно. предлагающее сохранить изменения структу­ры таблицы. Подтвердите сохранение изменений, нажав кнопку "Да", или откажитесь от них. Изменение порядка следования полей в режиме конструктора ничем не отличается от аналогичной опе­рации в режиме таблицы, — выделите поле и перетащите его на новое место. Изменение порядка следо­вания полей не влияет на свойства полей, индексы и другие параметры структуры таблицы.

5.4 Изменение связей между таблицами

Определение связей между таблицами достаточно простая операция. Изменение связи может быть вы­звано изменением типа данных полей, по которым строится связь (поля. по которым строится связь.должны иметь один тип). В этом случае нужно удалить связь. изменить типы данных и переустановить связь. Чтобы переустановить связь:

1. Закройте все окна таблиц.

2. Сделайте активным окно базы данных. Для этого нажмите кнопку "Окно базы данных" на панели ин­струментов.

3. Откройте окно "Схема данных", выбрав команду "Сервис, Схема данных" или нажав на кнопку "Схема данных" на панели инструментов.

4. Щелкните левой кнопкой мыши по связи, которую нужно изменить. Линия выделенной связи стано­вится толще (рис. 29).Чтобы удалить выделенную связь, нажмите клавишу <Delete>. Подтвердите удаление связи, нажав кнопку "Да" в появившемся диалоговом окне.

5. Если предполагается изменить тип поля, входящего в ключ табли0цы, то удалите остальные связи с этой таблицей.

6. Измените типы данных полей таблиц.

7. Переустановите связи.

Задание 6. Копирование и вставка таблиц

Access 97 позволяет копировать таблицы в Буфер обмена Windows. Копирование таблиц в Буфер обмена можно использовать при создании резервной копии таблицы, тем не менее, лучше использовать экспорт таблицы. Чтобы скопировать таблицу, база данных, в которую копируется таблица, должна быть создана. Чтобы создать базу данных для хранения резервных копий таблиц и скопировать в нее таблицу "Персональные мероприятия":

1. Сделайте активным окно базы данных, щелкнув левой кнопкой мыши по его заголовку или нажав кнопку "Окно базы данных" на панели инструментов.

2. Раскройте вкладку "Таблицы".

3. Выделите таблицу "Персональные мероприятия".

4. Выберите команду "Правка, Копировать" (Edit. Copy) или нажмите кнопку "Копировать в буфер" (Copy) на панели инструментов. Также можно нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + <0>.

5. Если база данных, в которую будет копироваться таблица, уже создана, выберите команду "Файл, От­крыть" (File, Open Database) Лаб_раб_1 и пропустите шаги 6 и 7.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2.

ДОБАВЛЕНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ И ПРОВЕРКА КОРРЕКТНОСТИ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ.

 

Простота добавления и изменения информации является одним из основных критериев эффективности систем управления базами данных. В большинстве приложе­ний Access для добавления и редактирования данных используются формы. Тем не ме­нее, существуют случаи, когда добавление данных в режиме таблицы является более эффективным, особенно на этапе разработки приложения. Например, при разработке новой базы данных перед созданием форм и отчетов необходима проверка структуры базы. Изменение структуры таблиц и отношений между таблицами после создания форм и отчетов может вызвать дополнительные трудности в разработке приложения. Дня проверки структуры базы часто требуется вводить в нее тестовые данные. В этом случае для добавления данных лучше использовать режим таблицы. При импорте дан­ных из текстового файла, электронной таблицы или базы другого формата часто нужно изменять импортируемые данные, чтобы сделать их формат совместимым с разрабаты­ваемым приложением. И в этом случае использование режима таблицы для редактиро­вания данных является более предпочтительным.

Другой важной функцией, которую должна обеспечивать система управления базами данных, является поддержка целостности данных. Правила, обеспечивающие целостность данных, дополняют правила, обеспечивающие ссылочную целостность, Access 97 позволяет определить правила, обеспечивающие целостность данных как на уровне полей, так и на уровне таблиц. Правила, обеспечивающие целостность данных, задаются в виде выражений, вводимых в свойство "Условие на значение" (Validation Rule) нолей или таблиц.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

 

Рассмотреть основные методы выделения, изменения, добавления и удаления записей в таблицах. Кроме того, освоить основные приемы работы с Буфером обмена Windows, а также определения условий на значение полей и записей.

 

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ.

 

Рассмотреть основные методы выделения, изменения, добавления и удаления записей в таблицах. Ознакомиться со следующими разделами Справочной системы АССESS 97:

Ø Создание, импорт и связывание таблиц.

Ø Создание таблицы.

Ø Добавление полей и выбор типов данных.

Ø Настройка полей.

Ø Работа с таблицей в режиме таблицы.

Ø Определение связей и обеспечение целостности данных

Ø Выделение, копирование, перемещение и удаление данных.

 

Заданние 1. Работа с Буфером обмена Windows.

При работе в режиме таблицы Буфер обмена Windows можно использовать для копи­рования и вставки данных из других приложении. Можно также использовать Буфер обмена для ввода повторяющихся данных. Access 97 позволяет выделить диапазон яче­ек таблицы данных и скопировать его в Буфер обмена. Чтобы выделить диапазон ячеек таблицы:

1. Переместите указатель мыши в левый верхний угол первой ячейки диапазона. Ука­затель мыши примет форму знака плюс.
2. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте указатель мыши.
3. Выделенный диапазон ячеек заливается темным цветом. Отпустите кнопку мыши,когда будет выделен требуемый диапазон ячеек.

На рисунке 1 показана таблица "Клиенты" с выделенным диапазоном ячеек. Выделен­ные ячейки можно копировать в Буфер обмена, но их нельзя вырезать.

 

Рис. 1. Прямоугольный блок ячеек, выделенный в режиме таблицы

 

Если при вставке из Буфера обмена данные имеют тип и размер, соответствую­щие типу и размеру поля, в которое они вставляются, то все данные попадают в это по­ле. Для работы с Буфером обмена можно использовать кнопки "Удалить в буфер" (Cut), "Копировать в буфер" (Copy) и "Вставить из буфера" (Paste) на панели инструментов или команды "Правка, Вырезать" (Edit, Cut). "Правка, Копировать" (Edit, Copy) и "Правка, Вставить" (Edit, Paste).