Фильтр по выделенному фрагменту.

Отбор данных при помощи фильтра по выделенному фрагменту также прост, как и выделение текста в ячейке таблицы. Когда применяется фильтр по выделенному.

 

Таблица.1 Использование фильтра по выделенному

Выделенный фрагмент	Результат фильтрации
Поле целиком	Отображаются только те записи таблицы, значения полей которых полностью совпадают с выделенным значением.
Начало поля	Отображаются только те записи, в которых первые сим­волы поля совпадают с выделенным фрагментом.
Конец поля	Отображаются только те записи, в которых последние символы поля совпадают с выделенным фрагментом.
Любой фрагмент значения поля, исключая начало или конец.	Отображаются все записи, в значениях которых встречается выделенный фрагмент.

 

Access использует выделенный текст, чтобы определить, какие записи должны быть отображены. В таблице 1 приведены варианты работы фильтра по выделенному фрагменту в зависимости от того, как был выделен текст в поле. Независимо от того, как был выделен текст, отбор записей при помощи фильтра по выделенному производится по значению только одного поля.

Чтобы применить фильтр по выделенному к таблице "Клиенты" и вывести на экран всех клиентов, находящихся в Германии:

1. Откройте, если это необходимо, таблицу "Клиенты" в режиме таблицы. При помощи горизонтальной линейки прокрутки сделайте так, чтобы поле "Страна" стало видно в окне таблицы.
2. Нажмите кнопку "На первую запись" (First Record) в нижней части окна таблицы, чтобы сделать активной первую запись.
3. Выделите весь текст в поле "Страна" первой записи таблицы "Клиенты" (в данном случае оно содержит значение "Германия").
4. Выберите команду "Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному" (Records, Filter, Filter by Selection) или нажмите кнопку "Фильтр по выделенному" (Filter by Selection) на панели инструментов. В окне таблицы будут вы­ведены записи, удовлетворяющие критерию фильтра (рис.9). Обратите внимание на то, что кнопка "Применить фильтр" (Apply Fil­ter) на панели инструментов становится нажатой после применения фильтра по выделенному. Нажатая кнопка "Применить фильтр" пока­зывает, что к таблице была применена операция фильтрации данных, а всплывающая подсказка для этой кнопки изменяется на "Удалить фильтр" (Remove Filter). В нижней части окна отфильтрованной таб­лицы, справа от числа записей, выводится (Фильтр).

Рис.9. Отбор клиентов, находящихся в Германии, при помощи фильтра по выделенному

На рисунке 10 показан результат фильтрации таблицы "Клиенты" по выде­ленному фрагменту ан поля "Страна".

 

Примечание

Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку "Удалить фильтр" на панели инструментов. Это та же самая кнопка, что и кнопка "Применить фильтр". Когда кнопка нажата, фильтр применен, когда отжата, фильтр удаляется.

 

Обычный фильтр.

Использование обычного фильтра является несколько более сложным, по сравнению с использованием фильтра по выделенному, однако обычный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Например, при по­мощи обычного фильтра можно производить отбор записей по значению нескольких полей таблицы. В примере, приведенном в предыдущем разде­ле для отбора информации о клиентах, находящихся в Германии, исполь­зовался фильтр по выделенному. Если же нужно произвести отбор инфор­мации о клиентах, находящихся в одном из городов Германии, например, в Берлине, то необходимо использовать обычный фильтр. Для дальней­шего отбора записей, относящихся к клиентам из Берлина, также нужно использовать обычный фильтр.

Рис.10. Таблица "Клиенты" отфильтрована по выделенным символам "ан"

Чтобы отобрать записи при помощи обычного фильтра, нужно заполнить специальную форму, в которой должны быть указаны критерии отбора записей таблицы данных (рис.11). Эта форма не является формой в том смысле, в котором значение этого термина используется в следующих гла­вах. Такое название было выбрано для того, чтобы отличить окно, содер­жащее критерии отбора записей от окна таблицы или бланка таблицы. При заполнении формы можно использовать все выражения, которые применимы в запросах. Чтобы получить больше информации об использо­вании выражений в запросах, обратитесь к главе 9, "Использование опера­торов и выражений". Различные критерии отбора объединяются в один при помощи логических операций "И" и "ИЛИ". Например, при помощи обычного фильтра можно отобрать записи, относящиеся к клиентам, на­ходящимся в Германии или в Канаде. Или можно, например, отобрать информацию только о тех клиентах из США, почтовый индекс которых начинается с цифры 9 (например, 94609 или 90807).

Чтобы произвести фильтрацию таблицы "Клиенты" для отбора информации о клиентах из США или Канады при помощи обычного фильтра:

1. Откройте, если это необходимо, таблицу "Клиенты" в режиме таблицы. Используя горизонтальную линейку прокрутки, сделайте активным поле "Страна".

2. Выберите команду "Записи, Фильтр, Изменить фильтр" (Records, Filter, Filer by Form) или нажмите кнопку "Фильтр" на панели инструментов. Появится окно "Клиенты: фильтр" (Customers: Filter by Form), в котором необходимо указать критерий отбора записей.

3. Используя горизонтальную линейку прокрутки, сделайте видимым по­ле "Страна". Поля "Код клиента" и "Название" были закреплены ранее.

4. Сделайте активным поле "Страна", щелкнув по нему левой кнопкой мыши, и нажмите на появившуюся в правой части поля кнопку со стрелкой, чтобы раскрыть список возможных значений. Можно также нажать клавишу <F4>.

5. Выделите в списке значение "Канада". Access автоматически заключит выделенное значение в кавычки и поместит его в поле

"Страна" окна "Клиенты: фильтр".

6. Раскройте вкладку "Или", щелкнув левой кнопкой мыши по ярлычку в нижней части окна "Клиенты: фильтр". Критерии поиска, заданные в каждой из вкладок, объединяются при помощи логического оператора "ИЛИ".

7. Сделайте активным поле "Страна", щелкнув по нему левой кнопкой мыши, и нажмите на появившуюся в правой части поля кнопку со стрелкой, чтобы раскрыть список возможных значений. Выделите в списке значение "США " (рис.13).

8. Выберите команду "Фильтр, Применить фильтр" (Filter, Apply Fil­ter/Sort). Access отберет все записи, удовлетворяющие критерию фильтра, и выведет их в окне таблицы.

Если в одной из вкладок окна фильтра заполнены критерии отбора для нескольких полей, то критерии отбора объединяются при помощи логиче­ского оператора "И". Например, необходимо отобрать информацию обо всех заказах, за которые ответственна Воронова Дарья, и страной получателя для которых является Франция. Выполнить эту работу можно при помощи обычного фильтра.

1. Откройте, если это необходимо, таблицу "Заказы" в режиме таблицы. Закрепите столбцы "Код заказа", "Клиент" и "Сотрудник". Используя горизонтальную линейку прокрутки, сделайте видимым поле "Страна получателя" (рис.15). Закрепление столбцов не является необходи­мым действием, однако позволяет упростить ввод данных в окно фильтра и просмотр отобранных записей.

Рис.12. Первый критерий отбора

2. Выберите команду "Записи, Фильтр, Изменить фильтр" или нажмите кнопку "Изменить фильтр" на панели инструментов. Появится окно "Заказы: фильтр".

3. Выберите команду "Правка, Очистить фильтр" (Edit, Clear Filter) или нажмите кнопку "Очистить бланк" (Clear Grid) на панели инструмен­тов, чтобы удалить предыдущие критерии отбора.

Рис.13. Критерии отбора объединяются при помощи оператора "ИЛИ"

4. В раскрывающемся списке "Сотрудник" выделите значение Воронова, Дарья, а в раскрывающемся списке поля "Страна получателя" выдели­те значение Франция (рис.16).

 

5.Выберите команду "Фильтр, Применить Фильтр" или нажмите кнопку "Применить Фильтр" на панели инструментов. В окне таблицы появятся записи, удовлетворяющие критерию отбора (Рис. 17)