Сохранение и загрузка фильтра в качестве запроса

Фильтр не является сохраняемым во внутреннем формате объектом базы дан­ных Access. Все типы сохраняемых объектов базы данных представлены в ка­честве вкладок окна базы данных. Поскольку фильтр является эквивалентом однотабличного запроса, Access предоставляет возможность сохранить фильтр в качестве запроса. При сохранении фильтра как запроса Access записывает имена фильтров, связанных с таблицами, в одной из системных таблиц базы данных. В этом состоит основное преимущество использования фильтра по сравнению с использованием однотабличного запроса. Чтобы сохранить фильтр и отменить фильтрацию таблицы "Заказы":

1. Выберите команду "Записи, Фильтр, Расширенный фильтр". Появится окно расширенного фильтра.

2. Выберите команду "Файл, Сохранить как запрос" (File, Save As Query). Появится диалоговое окно "Сохранить как запрос" (Save As Query).

3. В поле ввода "Имя запроса" диалогового окна "Сохранить как запрос" укажите имя запроса (рис.24).

Риc.24. Диалоговое окно "Сохранить как запрос"

4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить фильтр

5. Закройте окно расширенного фильтра, нажав кнопку "Закрыть" (X) в верхнем правом углу окна.

6. Чтобы отменить фильтрацию таблицы, выберите команду "Записи, Удалить фильтр" (Records, Remove Filter/Sort) или нажмите кнопку "Удалить фильтр" (Remove Filter) на панели инструментов.

7. Информация о фильтре хранится в оперативной памяти до тех пор, пока не будет закрыта таблица. Поэтому закройте таблицу.

Чтобы загрузить фильтр, сохраненный в качестве запроса:

1. Откройте таблицу "Заказы" в режиме таблицы.

2. Выберите команду "Записи, Фильтр, Расширенный фильтр". Появится окно расширенного фильтра. Бланк фильтра будет пустым.

3. Выберите команду "Файл, Загрузить из запроса" (File, Load from Query). Появится диалоговое окно "Применяемый фильтр" (рис. 25).

Риc.25. Диалоговое окно "Применяемый фильтр"

имени фильтра.

4. Чтобы загрузить фильтр, дважды щёлкните левой кнопкой мыши по имени фильтра.

5. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку "Применить фильтр" на панели инструментов.

Фильтр, сохраненный в качестве запроса, можно использовать как запрос. Для этого:

1. Закройте таблицу "Заказы".

2. Раскройте вкладку "Запросы" (Query) окна базы данных. В этой вклад­ке отображается список всех сохраненных запросов.

3. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по запросу "Заказы Из Се­верной Америки". Появится окно таблицы, в котором будут выведены результаты выполнения запроса. Заметьте, что результат запроса сов­падает с результатом, полученным после выполнения шага 5 предыдущей процедуры.

4. Нажмите кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Появится окно конструктора запроса (рис.26).

5. Выберите команду "Вид, Режим SQL" (View, SQL). В появившемся ок­не будет выведена инструкция SQL, выполняющая запрос.

Рис.26. Окно конструктора запросов

Рис.27. Окно режима SQL

Access добавляет к каждому из полей, участвующих в запросе, создан­ном на основе бланка, скобки и идентификаторы таблиц. Большинство скобок являются избыточными. Они помогают ядру базы данных обрабатывать сложные запросы. Идентификаторы таблиц в однотабличном запросе также необязательны.

 

РАБОТА № 4

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПРОСОВ

 

ЦЕЛЬ РАБОТЫ.

Знакомство с возможностями создания запроса с использованием механизма запроса на выборку данных по образцу (QBE).

 

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ.

Рассмотреть вопросы, связанные с возможностями создания запросов на выборку данных по образцу. Ознакомиться с разделом Справочной системы ACCESS- "Работа с запросами"

 

ЛАБОРАТОРНЫЕ ЗАДАНИЯ.

1. Создание простого запроса.
2. Добавление полей в запрос.
3. Задание условий отбора и порядка сортировки результатов запроса.
4. Создание более сложных запросов.
5. Изменение полей таблицы при помощи запроса и изменение заголовков полей в запросе.
6. Сохранение запросов.
7. Создание простых запросов других типов.

 

Создание простого запроса

В лабораторной работе №3 "Сортировка, поиск и фильтрация данных в таблицах" рассмот­рены принципы создания запросов, в том числе упорядочивание данных в таблицах и создание фильтров для отбора записей. То же самое можно сделать при помощи окна конструктора запросов, но конструктор запросов предоставляет больше возможностей, чем фильтры в таблицах: он позво­ляет выбирать поля, которые будут отображены в результатах запроса, и объединять в одном запросе данные из разных таблиц.

Чтобы создать простой запрос, формирующий список рассылки для клиентов торговой компании Борей: *

1. Откройте базу данных Борей. Появится окно базы данных.

2. Щелкните мышью по стрелке рядом с кнопкой "Новый объект" (New Object) на панели инструментов и выберите из списка "Новый запрос" (New Query), или раскройте вкладку "Запросы" (Query) в окне базы данных и нажмите кнопку "Создать" (New). Появится диалоговое окно "Новый запрос" (рис.1). Выберите пункт "Новый запрос" и нажмите кнопку "ОК", чтобы открыть окно конструктора запроса (Query Design window).

3. В окне конструктора запроса появится диалоговое окно "Добавление таблицы" (Show Table), как показано на рис.2. Оно содержит вкладки, которые позволяют выбрать существующие таблицы или запросы (или и те, и другие) для добавления в новый запрос. (Эти таблицы и запросы уже содержатся в демонстрационной базе данных Борей.)

Рис.1. Выбор способа создания запроса

4. В этом примере запрос основан на таблице, вкладка "Таблицы" (Tables) раскрыта по умолчанию. Выберите из списка таблицу "Клиенты", щелкнув по ней мышью или используя клавишу <¯>, и нажмите кнопку "Добавить" (Add), чтобы добавить ее в запрос; то же самое можно сделать двойным щелчком мышью по таблице. Для до­бавления других таблиц в запрос эти действия повторяются (в данном примере нужна только одна таблица). После того как выбраны табли­цы или запросы, нажмите кнопку "Закрыть" (Close), чтобы закрыть диалоговое окно "Добавление таблицы".

 

Рис.2. Добавление таблицы в запрос

5. Список полей таблицы "Клиенты" появляется в верхней панели слева, а пустой бланк запроса по образцу — в нижней панели (рис.3). Список полей содержит имена всех полей таблицы "Клиенты".

Для перехода в режим конструктора запроса нужно раскрыть вкладку "Запросы" в окне базы данных и нажать кнопку "Конструктор" (New). По умолчанию создается запрос на выборку (SELECT query), который воз­вращает данные, выбранные из таблиц или результирующих наборов запи­сей других запросов на выборку. Новому запросу по умолчанию присваи­вается имя "Запрос 1" (Query 1) до тех пор, пока запрос не сохранен и ему при сохранении не присвоено нужное имя. Если создаются другие запро­сы, а первый при этом не сохранен, то Access дает им имена "Запрос 2", "Запрос 3" и т. д.

Рис. 3. Список полей таблицы в окне конструктора запроса

Добавление полей в запрос.

После добавления таблицы нужно решить, какие поля этой таблицы вклю­чать в запрос. -Набор полей зависит от целей запроса, в данном случае тре­буется получить список рассылки, т. е. нужны имена и адреса клиентов.

Первая строка графического QBE со­держит имена полей (также называемых заголовками полей (field headers)), т. о. в первую строку бланка запроса по образцу в этом примере нужно поместить имена всех полей, необходимых для создания почтового адреса.

Чтобы внести нужные поля в бланк запроса по образцу:

1. При открытии окна конструктора запроса точка вставки (или курсор) находится в строке "Поле" (Field) бланка запроса по образцу, в первой колонке. Нажмите кнопку списка, расположенную в первой колонке справа, или нажмите клавишу <F4>, чтобы раскрыть список полей (Field Name list) (рис.4).

2. Щелкните мышью по полю "ОбращатьсяК", чтобы выбрать его в ка­честве первого заголовка поля запроса, или выберите это поле при помощи клавиши <¯> и нажмите клавишу <Enter>. Список полей в данной ячейке закроется.

3. Поместите точку вставки во вторую колонку, нажав клавишу <®> или клавишу <ТаЬ> (кнопка списка переместится во вторую колонку). Дважды щелкните мышью по имени поля "Название" в списке полей таблицы "Клиенты" в верхней панели, чтобы это поле стало вторым полем запроса (это еще один способ добавления полей в запрос).

Третий способ называется перетаскиванием (drag-and-drop), с его по­мощью можно доба вить новые поля в бланк запроса по образцу за один раз (шаги 4 и 5).

Рис. 8.4. Добавление поля таблицы в бланк запроса по образцу

4. Чтобы использовать метод перетаскивания, нужно сначала выделить добавляемые поля. Для этого в списке полей таблицы "Клиенты" в верхней панели окна конструктора запроса щелкните мышью по полю "Адрес" и, удерживая нажатой клавишу <Shift> или <Ctrl>, щелкните мышью по полям "Город" и "Область"; или выберите поле "Адрес" при помощи клавиши <¯> и, удерживая нажатой клавишу <Shift> или <Ctrl>, еще два раза нажмите клавишу <¯>. В результате будут выде­лены три поля (рис. 5).

Рис. 5. Перенос нескольких полей в бланк запроса по образцу одновременно

5. Поместите указатель мыши на выделенные поля и нажмите левую кнопку мыши. Указатель мыши примет вид трех прямоугольников. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите этот значок в третью колонку строки "Поле" в бланке запроса по образцу (рис. 5) и отпустите кнопку.

В бланк запроса по образцу, начиная с указанной колонки, будет до­бавлено последовательно три выбранных поля. Когда указатель мыши находится в области, куда вставка полей невозможна, он принимает форму запрещающего знака, изображенного на рис. 5 в верхней па­нели окна конструктора запроса.

6. На рис..5 в бланке запроса по образцу отображены четыре колонки (ширина колонок установлена по умолчанию), при этом окно кон­структора запроса занимает не весь экран. В запросе будет семь полей, поэтому, чтобы отобразить их все, нужно увеличить размер окна или уменьшить ширину колонок, переместив границу области выделения столбца влево; можно также воспользоваться полосой прокрутки: щел­чок мышью по правой кнопке на горизонтальной полосе прокрутки смещает отображаемую часть бланка запроса по образцу на одну ко­лонку влево, или можно перетащить бегунок полосы прокрутки впра­во, чтобы отобразить нужную колонку.

7. Нажмите нижнюю кнопку на полосе прокрутки списка полей таблицы "Клиенты", чтобы отобразить поля "Индекс" и "Страна". Удерживая нажатой клавишу <Shift> или <Ctrl>, выделите эти поля; удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите значок, который появится на месте обычного указателя мыши, в первую пустую ячейку в строке "Поле" в бланке запроса по образцу (это будет шестая колонка) и от­пустите правую кнопку мыши (рис. 6). (Флажки в строке "Вывод на экран" (Show) устанавливаются автоматически при добавлении в бланк запроса по образцу новых полей.)

Рис. 6. Семь полей из таблицы "Клиенты" добавлены в запрос

8. Нажмите кнопку "Представление запроса" (Query View) на панели ин­струментов, чтобы перейти в режим таблицы. Для отображения ре­зультирующего набора записей запроса понадобится некоторое время. Вместо этого можно нажать кнопку "Запуск" (Run), чтобы выполнить запрос. (Для запросов на изменение эти действия не эквивалентны.)

Поскольку в соответствующей строке бланка запроса по образцу не задано условие отбора, запрос возвращает все записи таблицы "Клиенты" (рис. 7). Записи отсортированы по ключевому полю "КодКлиента", т. к.не установлено значение в строке "Сортировка" (Sort). (Поле "КодКлиента" содержит буквенный код, основанный на названии компа­нии в поле "Название".)

Рис.7. Результирующий набор записей, включающий в себя все записи таблицы

 

Задание условия отбора и порядка сортировки результатов запроса

Пусть нужно создать список рассылки только для клиентов из США, т. е. в запросе нужно отобрать записи, у которых в поле "Страна" содержится значение "США". Выбор полей по значению, т.е. задание условия отбора записей (или критерия), является основной задачей создания запроса.

Чтобы задать условие отбора (критерий):

1. Нажмите кнопку "Представление запроса" на панели инструментов, чтобы вернуться в режим конструктора. Вместо таблицы, содержащей информацию для списка рассылки, появится частично заполненный бланк запроса по образцу и другие элементы окна конструктора запроса.

2. Чтобы запрос возвращал только записи о фирмах из США, введите США в строке "Условие отбора" в колонке "Страна". Ввод критерия без оператора означает, что содержимое поля должно совпадать с вве­денным выражением. Заключать выражение в кавычки не нужно, т.к. это будет сделано автоматически (рис. 8).

3. Сбросьте флажок в строке "Вывод на экран" для поля "Страна", чтобы оно не отображалось при запуске запроса. (Это нужно сделать в том случае, если страна, из которой посылается письмо, совпадает со стра­ной места назначения.) Если флажок "Вывод на экран" не сбросить, то поле будет отображаться по умолчанию в режиме таблицы.

4. Поместите точку вставки в столбец "Индекс" в строку "Сортировка" и нажмите клавишу <F4>, чтобы отобразить список способов сортиров­ки для этого поля: "по возрастанию" (Ascending), "по убыванию" (Descending) и "нет" (not sorted). Для упорядочивания записей по воз­растанию значений поля "Индекс" выберите способ сортировки "по возрастанию"

(рис. 8).

Рис. 8. Сортировка поля "Индекс" по возрастанию

5. Нажмите кнопку "Представление запроса" или кнопку "Запуск" на па­нели инструментов, чтобы отобразить результат выборки и сортировки данных таблицы "Клиенты". Для отображения полей, не поместив­шихся на экране, используйте горизонтальную полосу прокрутки.

На рис. 9 показана таблица результатов запроса или результирующий на­бор записей (query result set), который Access интерпретирует как динамиче­ский набор записей, допускающий обновление, он называется Recordset (точнее, объект Recordset типа Dynaset). Объект Recordset представ­ляет собой временную таблицу, хранящуюся в оперативной памяти, а не в файле базы данных. Он отличается от обычного объекта, создаваемого при помощи зарезервированного слова SQL view тем, что данные объекта Recordset типа Dynaset можно изменять. После сохранения запроса в файле базы данных хранится только структура запроса, а не данные, кото­рые отображаются при его выполнении. Описание структуры запроса со­держится в объекте QueryDef.