Контроль за сохранностью материально–производственных запасов и инвентаризация

Основным направлением повышения эффективности использования МПЗ является создание технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие рационального использования запасов – усиление личной и коллективной ответственности и материальная заинтересованность работников структурных подразделений предприятия. В частности, для обеспечения контроля за сохранностью МПЗ предприятие должно заключать с работниками договоры о полной материальной ответственности, своевременно проводить инвентаризации и другие проверки.

В качестве важного приема контроля за сохранностью МПЗ можно назвать инвентаризацию, которая позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.

При инвентаризации запасов проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материальных запасов обычно осуществляется в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Сроки инвентаризации определяет руководитель предприятия. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» обязывает проводить инвентаризации основных средств не реже одного раза в три года, сырья, материалов – при составлении годовой бухгалтерской отчетности и во всех других случаях – в период наименьших остатков ценностей на счетах.

Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

• при смене материально ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае чрезвычайных ситуаций;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при бригадной материальной ответственности в случае смены бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

В процессе инвентаризации тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице материальных ценностей, недостачам и излишкам. Также при ревизии использования и сохранности МПЗ в организации следует проверять:

• состояние складского хозяйства;

• сохранность МПЗ, соблюдение порядка учета материалов;

• состояние работы по нормированию расходов МПЗ;

• своевременность и правильность проведения инвентаризаций запасов, обоснованность списания потерь по нормам естественной убыли;

• соблюдение установленных норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и спецпитания.

Результаты инвентаризации материальных запасов заносят в инвентаризационную опись товарно–материальных ценностей (форма № ИНВ–3).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием запасов и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

Дт 10 Кт 91 – отнесен излишек запасов на финансовые результаты;

Дт 20 Кт 10 – списана недостача семян и кормов в пределах норм естественной убыли;

Дт 94 Кт 10 – отражена недостача материалов по итогам инвентаризации;

Дт 73–2 Кт 94 – отнесена недостача на виновное материально ответственное лицо на основании приказа руководителя предприятия;

Дт 91 Кт 94 – списана недостача материалов в результате стихийных бедствий.

Аналитический учет недостач, хищений и порчи МПЗ ведут по счету 94 в ведомости формы № 54–АПК. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости ежемесячно переносят в журнал–ордер формы № 10–АПК.

Организации АПК должны стремиться к соблюдению норм (лимитов) производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток – к срыву производственного процесса.

Существенно улучшить учет МПЗ можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. шире используя накопительные документы (лимитно–заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на компьютере, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.