Документальное отражение операций с основными средствами

Независимо от способа поступления все поступающие в хозяйство объекты основных средств должны быть своевременно оприходованы и документально оформлены. Оприходование (прием) основных средств проводит специальная комиссия, которую назначает руководитель организации. Комиссия составляет акт о приеме–передаче объекта основных средств (форма № ОС–1) или акт (накладную) приема–передачи основных средств (специализированная форма № 101–АПК), которая используется как при приобретении объектов основных средств со стороны, так и при их изготовлении (сооружении) в хозяйстве.

В форме № 101–АПК содержится краткая информация, характеризующая объект и его соответствие техническим условиям. Акт составляется на каждый объект в отдельности или на несколько однотипных объектов, если они имеют одинаковую стоимость и были приняты в эксплуатацию в одном календарном месяце. После положительного заключения комиссии, основанного на сопоставлении и проверке сопроводительных и расчетных документов, акт утверждает руководитель организации. После чего данный документ с прилагаемой технической документацией по принятому объекту представляют в бухгалтерию. На основании этих документов в бухгалтерии составляют инвентарные карточки учета основных средств.

Объект основных средств, приобретаемый представителем организации непосредственно на предприятии поставщика, базе снабжения или транспортном терминале, принимается по доверенности. Если при приеме объектов основных средств обнаруживаются какие–либо несоответствия, неисправности или выявляется недостача, составляют коммерческий акт, на основании которого предъявляют иск поставщику либо транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине это произошло).

Прием–сдачу основных средств из капитального ремонта, реконструкции и модернизации проводит также специальная комиссия. При этом оформляют акт о приеме–сдаче отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС–3) или акт приема–сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма № 102–АПК).

Перевод молодняка животных в основное стадо оформляется актом на перевод животных (форма № СП–47) или актом на перевод животных из группы в группу (форма № 214–АПК). Животных, приобретенных на стороне, приходуют в основное стадо по тем же правилам, по которым осуществляется приходование других объектов в состав основных средств. При этом на поступающих животных поставщиком должны быть оформлены и предоставлены племенные свидетельства.

Оприходование приобретенных (в собственность) земельных участков и объектов природопользования оформляется актом на оприходование земельных угодий (форма № 111–АПК). В этом документе дается характеристика принимаемых на баланс земельных угодий: площадь, вид угодий, место расположения, конфигурация, данные о плодородии, балансовая стоимость, прилагаемые документы, которые послужили основанием для составления акта.

Принятие к бухгалтерскому учету многолетних насаждений оформляется актом приема многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию (форма № 103–АПК), лесозащитных насаждений (форма №103а–АПК).

Для составления перечисленных актов создается специальная комиссия с участием соответствующих специалистов.

После того как основные средства будут надлежащим образом оприходованы, необходимо обеспечить контроль за их сохранностью, внутрихозяйственным перемещением и использованием. Такой контроль обеспечивается путем закрепления инвентарных объектов основных средств (с присвоением им инвентарных номеров) за хозяйственными подразделениями и материально ответственными лицами, а также посредством комплекса мероприятий, называемых инвентарным учетом. При этом составляется инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации).

Для пообъектного аналитического учета в бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств заводят индивидуальную инвентарную карточку типовых форм: инвентарную карточку учета объектов основных средств (форма № ОС–6) – для зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инвентаря производственного и хозяйственного; инвентарную карточку учета для многолетних насаждений (форма № 109–АПК).

Для учета земель в хозяйствах ведется Земельная кадастровая книга, в которой проводится государственная регистрация права собственности на землю.

Начисление амортизации по объектам основных средств отражается в следующих регистрах бухгалтерского учета: ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд (без автотранспорта) (форма № 49–АПК); ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд по автотранспорту (форма № 50–АПК).

Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления документов на списание этих объектов на предприятии (если наличие основных средств является существенным) приказом руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия. В ее состав входят должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер), заместитель руководителя, главный зоотехник, главный агроном, лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств, и др. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители соответствующих инспекций.

Решение комиссии о списании объекта основных средств оформляется актом на списание зданий и сооружений (форма № 104–АПК) или актом о списании объекта основных средств (форма № ОС–4); актом на списание машин, оборудования и транспортных средств (форма № 105–АПК) или актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС–4а); актом на выбраковку животных из основного стада (индивидуальный) (форма № 106–АПК) и актом на выбраковку животных из основного стада (групповой) (форма № 107–АПК); актом на списание производственного и хозяйственного инвентаря (форма № МБ–8).

Для списания многолетних насаждений предназначен акт на списание многолетних насаждений (форма № 108–АПК).

В названных актах отражаются первоначальная стоимость объекта, сумма износа на момент выбытия, указываются выводы и решения комиссии по вопросам, входящим в ее компетенцию, и т.п. Акты утверждает руководитель предприятия. На основании оформленного акта на списание основных средств в инвентарной карточке (инвентарной книге) делают отметку о выбытии объекта. Соответствующие записи осуществляются в документе, открываемом по месту нахождения объекта.

Продажа, безвозмездная передача объектов основных средств по договору дарения и передача организацией основных средств в собственность другого юридического или физического лица по договору мены оформляются актом (накладной) приема–передачи основных средств (форма № 101–АПК) или актом о приеме–передаче объекта основных средств (форма № ОС–1).