Тема 3. Создание новой формы документа

 

В процессе эксплуатации программы часто возникает необходимость расширить возможности «1С: Предприятие» путем добавления новых задач, решаемых пользователем в данной системе. Наличие конфигуратора позволяет это делать.

Задача 3.

В БД создать документ "Поступление материалов" со

следующими характеристиками:

1.Список "Тип учёта" - "Бух." (документ проходит по.бухгалтерскому учёту).

2.Поле "№" (номер документа) - не изменять, очередной номер документа.

3.Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой сделки.

4.Поле "Поставщик" - контрагент, у которого был куплен товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица.

5.Поле "Склад" - склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад, который, возможно, изменять не требуется).

6. Таблица-спецификация заполняется по наименованию количеству и цене. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле "Материалы", поле "Количество", поле "Цена", поле «Сумма» (расчет автоматический), поле "НДС" (расчет автоматический). Контроль введённой строки по сумме. Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению материалов, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации.

Итоги в документе формируются по полям: «Сумма» и «НДС».

8.Кнопка "ОК". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.

Кнопка «Печать». При нажатии на эту кнопку создается и выводится на экран печатная форма документа

Рекомендации

I.Описать основные данные о документе: его идентификатор, назначение, принадлежность конкретному журналу, место в пользовательском меню, способы проведения документа.

2. Описать свойства документа.

3.Построить форму документа.

4.Настроить вид документа в журнале документов.

5. Автоматизировать все возможные операции ввода документа.

6. Создать печатную форму документа.

На первом этапе мы добьемся того, чтобы при работе с «1С: бухгалтерия» мы могли бы вводить документ «Поступ­ление материалов» и записывать его в информационную базу. Весь процесс конфигурирования «1С: Бухгалтерии» выполняется в режиме «Конфигуратор».

Создание нового вида документа, как и любая другая работа с объектами метаданных, выполняется в окне «Конфигурация». Для открытия этого окна надо выбрать пункт меню «Конфигурация - Открыть конфигурацию» При открытии активной становиться закладка «Метаданные».

Работа по созданию нового вида документов выполняется на ветви «Документы» дерева метаданных. Надо перейти к этой ветви и установить курсор на слово «Документы» — для чего достаточно щелкнуть слово «Документы» мышью и выбрать пункт «Новый элемент» из меню «Действия» главного меню конфигуратора. На экране появляется окно конструктора документа с заголовком «Конструктор документа». Последовательное конструирование документа осуществляется кнопкой «Далее». На первом этапе для нового вида документов нужно указать идентификатор. Идентификатором вида документа является некоторое ключевое слово, которое будет его характеризовать и которое должно отличаться от всех идентификаторов других видов документов.

Рекомендуется присваивать объектам конфигурации «го­ворящие» идентификаторы, которые позволяли бы сразу по­нимать назначение созданного объекта. Такой подход, как мы считаем, облегчает внесение изменений в конфигурацию. Создаваемый документ мы назовем «Постматериалов».

Кроме идентификатора, можно также задать комментарий. В отличие от идентификатора на комментарий не накладывается никаких ограничений. Обычно в нем записывают текст, расшифровывающей идентификатор или поясняющий назначение создаваемого документа. Например, мы можем ввести комментарий «Поступление материалов. Специальный документ».

 

Рис. Окно начала работы с конструктором документа

На втором этапе необходимо выбрать варианты проведения документа путем установки флажка или флажком путем выбора из позиции:

• Документ будет проводиться.

• При записи документ должен перспроводиться.

• Разработать структуру документа «от проводки».

Примечание. Рекомендуется поставить флажки на двух первых позициях.

На третьем этапе следует определить «Документ будет принадлежать журналу» и выбрать существующий журнал (выберем журнал «Счета») или создать для него новый журнал.

На четвертом этапе рекомендуется «вставить команду в пользовательское меню» ' установкой флажка на соответствующей позиции и встроить его в интерфейс «Основной».

Нажатием клавиш «Готово» заканчивается начальный этап конструирования документа и открывается окно описания его свойств. Описание свойств документа

Для документа можно установить несколько свойств, от­носящихся к его нумерации. Большинство из них уже сразу имеет значения, подходящие для созданного нами документа.

Свойством, которое мы изменим, будет признак пе­риодичности номеров. Данное свойство определяет, через какой период система автоматически начнет нумерацию документов данного вида с единицы. При создании нового вида документов в данном поле стоит значение «По всем данного вида». Это значит, что номера документов данного вида будут все время расти. Щелкнув мышью в поле выбора «Периодичность», мы выберем вариант «В пределах года». Теперь документы, введенные в новом году, система автоматически начнет нумеровать с единицы. Далее мы установим значение флажка «Бухгалтерский учет», щелкнув его мышью. Данный признак имеет важное назначение. Он указывает системе, что данный документ может не только вводиться и печататься, но и формировать бухгалтерскую операцию, записывать проводки и, таким образом, отражать в бухгалтерском учете ту хозяйственную операцию, которую введенный документ описывает.

После того, как мы установили признак «Бухгалтерский учет», в нижней части окна редактирования снту стал доступен признак «Создавать операцию». Для простых документов рекомендуется оставить предложенное значение «Всегда». В этом случае документы данного вида всегда будут включаться в журнал операций.

Итак, мы определили основные свойства документа. Теперь необходимо описать состав информации, которая будет в него вводиться.

 

Рис. 4-2. Описание основных свойств документа

В окне настройки вида документа расположено два поля: для ввода реквизитов шапки и для ввода реквизитов табличной части.

Реквизиты шапки — это те, что будут вводиться для доку­мента в единственном экземпляре.

Кроме того, в документе может присутствовать табличная часть, в которую можно будет ввести несколько строк. Реквизиты табличкой части будут вводиться соответственно для каждой строки документа.

Начнем формировать структуру документа с ввода рекви­зитов шапки.

В любой операции поступления материалов существует поставщик, наименование которого будет использовано и при печати документа- и при формировании проводок. Открыв введенный ранее документ, весьма полезно увидеть, от кого поступили материалы.

Для ввода нового реквизита следует нажать кнопку «Новый» в группе «Реквизиты шапки». При этом на экране появляется окно особого вида — «Свойства реквизита»

(Рис.).

Такое окно в системе «1С: Предприятие» называется палитрой свойств. Основное отличие этого окна от прочих окон программы заключается в том, что в этом окне редактируется информация о свойствах объекта, выбранного в каком-либо другом окне. Например, сейчас палитра свойств отображает свойства только что созданного реквизита шапки документа.

Палитра свойств состоит из нескольких закладок. Для ввода реквизита нам будет достаточно использовать закладку «Общие».

Рис.. Описание создания нового реквизита

В верхней части закладки следует ввести идентификатор нового реквизита. Как и для вида документа, идентификатор реквизита является некоторым ключевым словом, которое позволит отличить в этом документе данный реквизит от других.

При создании нового реквизита программа сама подставила идентификатор «новый!», однако нас такой идентификатор, разумеется, не устраивает. Целесообразно вводить иден­тификаторы, отражающие назначение реквизита. Мы введем для данного реквизита идентификатор «Поставщик».

Далее следует комментарий, который позволяет дать развернутую ' характеристику реквизита. Сейчас мы опустим его и перейдем к выбору типа значения реквизита. Тип вводимого реквизита указывается выбором из списка возможных типов в поле «Тип значения». Стандартными типами являются «Число», «Строка», «Дата». Они позволяют вводить соответственно числовое значение, произвольную строку символов или календарную дату. Однако для вводимого нами реквизита «Поставщик» ни один из этих трех типов не подходит.

Можно было бы определить тип реквизита «Поставщик» как «Строка». Но тогда придется при вводе каждого документа вводить наименование поставщика вручную. Если много материалов (и, соответственное много документов) от одного поставщика, то каждый раз при вводе документа наименование поставщика требуется вводить одинаково, чтобы затем можно было «собрать» все документы от одного поставщика. При вводе наименования поставщика вручную, особенно если документы вводят разные люди, легко ошибиться.

Остановимся на одной из важных особенностей «1С: Предприятия». Она заключается в том, что различные объекты метаданных, введенных в конфигурации, такие как справочники и документы, позволяют ссылаться на них в других объектах. То есть, при выборе типа можно сослаться на один из существующих справочников. В данном случае при вводе документа для указания поставщика не нужно будет вводить в документ название организации и другие характеристики, а достаточно только выбрать из справочника нужный контрагент.

Для организации такой связи при указании типа реквизита «Поставщик», который мы вводим, нужно выбрать в поле «Тип значения» слово «Контрагенты». Для этого необходимо сначала щелкнуть мышью в поле «Тип значения», затем с помощью полосы прокрутки появившегося списка возможных типов пролистать список вниз, пока не появится строка «Контрагенты», а затем щелкнуть эту строку мышью. Таким образом, мы указали, что при вводе реквизита «Поставщик» значение будет выбираться из справочника «Контрагенты».

Разумеется, средства конфигурирования позволяют не только использовать существующие в конфигурации спра­вочники, но и создавать новые.

После выбора типа реквизита для подтверждения введенных нами данных нузкно нажать кнопку «ОТС». При этом палитра свойств будет закрыта, а введенный реквизит будет располагаться в списке реквизитов шапки окна редактирования документа.

Кроме реквизита «Поставщик», в шапку документа мы также введем реквизит «Склад». Он нам понадобится для того. чтобы оформлять проводки по оприходованию материалов с указанием конкретного места хранения.

Иногда можно допустить, что полученные по данному документу материалы будут оприходованы на разные склады, тогда реквизит «Склад» следует внести в табличную часть. Но в данном случае мы приняли допущение, что документ приходует материалы на один склад.

Все наши действия будут аналогичны вводу реквизита «Поставщик». Новому реквизиту мы присвоим идентификатор «Склад» и выберем тип «Места хранения», так как у нас в конфигурации уже введен такой справочник и удобнее выбирать склад из справочника, чем вводить его вручную.

Теперь мы будем вводить реквизиты табличной части. Как мы уже говорили, удобно вводить в одном документе инфор­мацию о поступлении нескольких материалов. То есть данные о поступающих материалах будут образовывать строки табличной части документа. Поэтому в табличную часть документа мы будем вводить реквизиты, характеризующие поступление материалов.

Прежде всего, разумеется, введем реквизит «Материал».

Для ввода нового реквизита в табличную часть следует на­жать кнопку «Новый» в группе «Реквизиты табличной части».

Ввод реквизита в табличную часть ничем не отличается от ввода реквизита в шапку. В появившемся диалоге-мы присвоим новому реквизиту идентификатор «Материал» и выберем тип «ТМЦ», так как у нас в конфигурации уже есть справочник «ТМЦ». После указания свойств реквизита следует нажать кнопку «ОК», чтобы внести изменения в окно редактирования свойств документа.

Далее нам нужно ввести в табличную часть реквизиты, характеризующие поступление конкретного материала.

Введем реквизит для указания количества поступившего материала, для этого опять нажмем кнопку «Новый» в группе «Реквизиты табличной части».

В появившейся палитре свойств в поле «Идентификатор» укажем «Количество». Разумеется, для данного реквизита должен быть выбран тип значения «Число». По умолчанию новому реквизиту присваивается тип «Строка», а в списке возможных типов, который мы вызываем щелчком мыши в поле «Тип значения», тип «Число» располагается выше типа «Строка».

Для числовых реквизитов, кроме самого типа «Число», нужно также указать длину и точность (количество дробных знаков). Обратите внимание, что длина числового реквизита указывается с учетом и целой части, и дробной, и десятичной точки.

Укажем для реквизита «Количество» длину 10 и точность 3. Это значит, что максимальное число, которое можно будет ввести в реквизит «Количество», составит 999 999.999, то есть в целой части количества мы сможем вводить 10-3-1 = 6 разрядов. При выборе длины и точности вы можете ориентироваться на текущие потребности, оценив, какие примерно максимальные значения количества и с какой точностью встречаются в данных хозяйственных операциях. В дальнейшем вы сможете легко увеличить и длину, и точность для любого реквизита. Уменьшение длины и точности может привести к потере существующих значений в уже введенных документах, но программа предупредит вас об этом.

Аналогично реквизиту «Количество» мы введем рекви­зиты «Цена», «Сумма» и «НДС». Для всех этих реквизитов мы укажем длину 14 и точность 2.

Итак, мы ввели все необходимые (во всяком случае, для начала) реквизиты в структуру документа. Теперь для завершения организации ввода документа нам нужно настроить форму ввода документа.

Построение формы документа

 

Для этого нужно нажать кнопку «Форма» в окне свойств документа. После нажатия этой кнопки будет открыто окно редактора форм. При открытии редактор форм автоматически открывается на закладке «Диалог» — редакторе диалогов. Наша задача — разместить в данной форме введенные реквизиты документа. В диалоговой форме слева находится шаблон для формирования формы, справа - список размещаемых реквизитов, которые составят форму документа. Если мы не хотим некоторые реквизиты помещать в форму ввода, можно отключить их путем снятия флажков. Для автоматического размещения выбранных реквизитов надо включить флажок «Разместить в диалоге автоматически» и нажать клавишу «Вставить»

 

Рис.. Размещение реквизитов документа

Рис. Форма автоматически созданного документа

 

Форма, представленная на рис., является наиболее простой, ее можно отредактировать, используя инструментарий диалога.

 

Рис. 4-5. Форма отредактированного документа

 

Рекомендации. После создания формы документа необходимо проверить созданный документ в режиме ведения учета. Для этого нужно:

• закрыть окно метаданных и ответить согласием на модификацию метаданных и их сохранение;

• не выходя из режима конфигурации, запустить «1С: Предприятие», для этого есть специальная кнопка на панели инструментов;

• открыть меню «Документы» и найти в меню новую строку «Поступление материалов»;

• открыть документ и проверить правильность работы его экранной формы путем ввода одной строки;

• обратить внимание на отсутствие автоматизации расчетов некоторых граф и ручной ввод всех значений реквизитов, закройте документ с сохранением, но без проведения;

• открыть меню «Журналы» и подменю «Счета-фактуры» и проверить, что новый документ включен в список видов документов, доступных в этом журнале;

• обратить внимание, что для нашего документа остались незаполненными некоторые колонки журнала.

Все отмеченные недостатки необходимо устранить на дальнейших этапах проектирования документа. Для этого следует вернуться в режим конфигурирования.

Настройка вида документа в журнале документов,

 

Настройка отражения документа в журнале документов выполняется путем редактирования свойств журнала документов. Для этого потребуется перейти в окне «Конфигурация» на ветвь «Журналы документов» и найти идентификатор журнала«Счета».

Каждый журнал документов в системе «1С: Предприятие» имеет 4 колонки,- автоматически создаваемые системой: «Дата» -дата документа, «Время» - время документа, «Документ» -краткое наименование вида документа и «Номер» - номер документа. Какие-то из этих колонок в форме журнала могут отсутствовать, это значит, что в процессе конфигурирования их удалили из журнала.

Кроме этих колонок, журнал может содержать произвольное число дополнительных колонок, называемых графами, для вывода в них любых других реквизитов документов, хранящихся в журнале. Состав этих граф, а также информация, которая будет выводиться в этих графах, полностью определяется в конфигураторе.

Если щелкнуть мышью знак «+» слева от идентификатора журнала «Счета», откроется список граф этого журнала («Контрагент» и «Сумма»). Теперь, если дважды щелкнуть мышью идентификатор самой графы, будет вызвано окно для редактирования состава информации, отображаемой в этой графе (рис.. 4-6).

Для редактирования состава дополнительной графы журнала документов используются окна «Выбранные значения» и «Возможные значения». В окне «Возможные значения» в виде дерева выдается список документов, для которых назначен редактируемый журнал. Последним документом в этом списке является созданный нами документ «Постматериалов». Прочие документы уже существовали в конфигурации ранее.

Рис.. Формы настройки значений реквизита документа на графы журнала.

Знак «+» слева от идентификатора документа говорит о том; что можно получить более детальную информацию о документе. Если щелкнуть мышью этот знак, а потом раскрыть ветви «Шапка» и «Таблица», мы увидим идентификаторы реквизитов документа, который можно использовать для отображения в редактируемой графе. Окно «Выбранные значения» содержит список реквизитов документов, уже назначенных для отображения в данной графе при работе с редактируемым журналом.

Сначала редактируется графа «Контрагент» журнала «Счета». Для помещения в графу «Контрагент», очевидно, следует выбрать реквизит «Поставщик». Если раскрыть ветвь «Постматериалов - Шапка», можно увидеть, что этот реквизит присутствует в списке возможных значений выполнять не требуется. Поэтому его просто надо перенести в графу «Выбранные значения». Закройте окно редактирования графы, нажав кнопку «ОК».

Очевидно, что в графе «Сумма» логичнее было бы показывать какую-либо сумму, характеризующую документ в целом. Очевидно также, что такой суммой является общая сумма поступивших материалов. Но, если вы помните, в нашем документе «Постматериалов» общей суммы поступивших ма­териалов как таковой пока нет. Общая сумма получится, если сложить числа в колонке «Сумма» табличной части документа для каждой строки документа. То есть общей суммой документа «Постматериалов» является итог по колонке «Сумма» документа.

В системе «1С: Предприятие» существует специальный ме­ханизм, который подсчитывает итог по любой колонке документа. Для выполнения такого подсчета только для реквизитов табличной части можно указать свойство «Итог по колонке». Только те реквизиты табличной части документа, для которых указано это свойство, могут быть выбраны для показа в графе журнала документов. Так как в нашем документе «Постматериалов» таких реквизитов нет, ветвь «Табличная часть» в окне «Возможные значения» пуста.

Чтобы установить это свойство, нам придется отредактировать свойства реквизита «Сумма» табличной части документа следующим образом:

Закрыть окно «Графа журнала - Сумма», нажав кнопу «Отмена».

2. В дереве метаданных найдите наш документ «Постматериалов», раскройте список реквизитов табличной части документа и откройте палитру свойств реквизита «Сумма», дважды щелкнув по нему мышью. Нужное нам свойство

располагается на закладке «Дополнительные», поэтому откройте эту закладку, щелкнув мышью ее название. В этой закладке щелкните мышью флажок «Итог по колонке». Теперь можно закрыть палитру свойств, нажав кнопку «ОК» и опять открыть окно «Графа журнала - Сумма». Такую же операцию выполните для графы «НДС», чтобы она также подсчитывалась в документе, но в журнале ее отражать не надо.

Если в подокне «Возможные значения» раскрыть после­довательно ветви «Постматериалов» и «Табличная часть», можно увидеть, что идентификатор реквизита «Сумма» появился в списке возможных значений графы. Теперь достаточно дважды щелкнуть идентификатор мышью, чтобы указать, что итоговое значение этого реквизита табличной части документа будет отображаться в графе «Сумма» журнала документов «Счета».

В результате этих действий полное наименование реквизита будет помещено в окно «Выбранные значения», а сам реквизит будет помечен знаком «v». Теперь можно закрыть окно редактирования графы журнала, нажав кнопку «ОК».

Исключить реквизит из показа в графе журнала можно, дважды щелкнув мышью его наименование в окне «Выбранные Значения».

Рекомендации. После всех проделанных изменений рекомендуется опять запустить «1С: Предприятие» (конечно, сохранив конфигурацию) и посмотреть, как отразились введенные нами изменения на работе программы: Теперь в журнале «Счета-фактуры» для всех документов «Поступление материалов» будут заполнены графы «Сумма» и «Контрагент» журнала.