Тема 2. Настройка синтетического и аналитического учета

 

При настройке синтетического и аналитического учета редко возникает необходимость вводить новые счета. На практике чаще приходится вводить новые субсчета к существующим счетам или создавать новые справочники, которые затем использовать в качестве новых субконто, то есть выполнять реорганизацию аналитического учета.

 

Лабораторная работа 2. Необходимо выполнить следующую реорганизацию в системе ведения аналитического учета краткосрочно арендуемых необоротных активов:

1. Создать новый справочник "Краткосрочно арендуемые необоротные активы "для ввода и хранения информации о краткосрочно арендуемых необоротных активах. Справочник должен содержать следующие реквизиты: код (инвентарный номер) НА; наименование НА; стоимость ОС: дату начала срока аренды имущества; дату окончания срока аренды имущества.

2. Создать новый вид субконто для аналитического учета на счете 01 "Арендуемые НА". Значения данного вида субконто будут представлены в справочнике "Краткосрочно арендуемые необоротные активы".

3. Установить на счете 01 ведение аналитического учета по двум видам субконто: "Арендуемые НА" - для аналитического учета в разрезе объектов арендуемых средств; "Контрагенты" - для ведения учета в разрезе организации-арендодателей.

Для создания нового справочника обратимся к режиму конфигурирования. В среде конфигуратора выполним следующую последовательность действий:

• развернем дерево метаданных;

• раскроем в нем ветвь «Справочники»;

• пометим щелчком мыши наименование этой ветви;

• перейдем в режим создания нового объекта конфигурации нажатием клавиши «Insert» или через меню "Действия -Новый элемент". Программа автоматически вызовет конструктор - специальную программу, облегчающую процесс создания нового справочника. f Процесс конструирования нового справочника состоит из нескольких шагов.

На первом шаге конструирования справочника на экране развернется окно. На этом этапе вводятся реквизиты, идентифицирующие данный справочник.

В поле "Идентификатор" введем внутреннее имя справочника, например "КраткАрендОС".

В поле "Синоним" введем полное наименование справочника — "Краткосрочно арендуемые НА".

Поле "Комментарий" может содержать любой текст, раскрывающий смысл идентификатора. Ограничений на длину комментария не накладывается. Нажатие кнопки «Далее>» позволит перейти к следующему этапу конструирования.

На втором шаге пользователь должен указать, будут ли элементы данного справочника использоваться для ведения аналитического учета на бухгалтерских счетах. То есть, будет ли данному справочнику соответствовать некоторый вид субконто.

Условие решаемой нами задачи предполагает, что справочник используется для ведения аналитического учета на забалансовом счете 01. Следовательно, необходимо создать новый вид субконто, соответствующий данному справочнику. Для этого в экранной форме следует установить флажок "Создать новый вид субконто". Тогда в этой же форме потребуется определить идентификатор (наименование) данного субконто. По умолчанию Программа сама дает имя субконто, совпадающее с именем справочника. Можно, не исправляя его, перейти к следующему шагу.

На третьем шаге конструктор предлагает вставить обращение к справочнику в пользовательское меню. Если установить флажок "Вставить команду в пользовательское меню", то на этапе исполнения данной конфигурации в пункте меню "Справочники" появится команда обращения к справочнику "Краткосрочно арендуемые НА". Конфигурация может содержать несколько разных видов интерфейсов для различных категорий пользователей. Пока в конфигурации присутствует один вид интерфейса - "Бухгалтер". Пометим флажком, что для данной категории пользователей обращение к справочнику через меню будет открыто.

Четвертый шаг выполняется в том случае, если на втором шаге была подтверждена необходимость создания нового вида субконто. Экранная фор?»!а, вь1давае?.1ая на этом шаге, содержит поля для ввода реквизитов идентифицирующих субконто:

наименование (идентификатор), синоним, а также комментарий. Данный шаг работы с конструктором является последним Кнопка «Далее>» становится блеклой. В данной ситуации можно завершить работу с конструктором нажатием кнопки «Готово» или нажатием кнопки «<Назад» вернуться к любому из предшествующих шагов для внесения исправлений в соответствующие им экранные формы.

Конструктор, завершив свою работу, раскроет окно описания свойств создаваемого справочника, в котором уже определены некоторые его параметры. Пользователь может просмотреть их, а также, при необходимости, исправить. Кроме того, в данном окне обязательно понадобится ввести сведения о реквизитном составе справочника, поскольку сам конструктор не выполняет данной работы.

Заполняя поля данной экранной формы, установим желаемые параметры и атрибуты для вновь создаваемого справочника. Например, параметр «Количество уровней» в справочнике установим равным двум. Остальные установки параметров оставим теми же, что предложены конструктором, поскольку они вполне удовлетворяют поставленной задаче.

Теперь обратимся к определению реквизитного состава справочника. Согласно постановке задачи последний должен включать следующие реквизиты:

• код (инвентарный номер) НА;

• наименование НА;

• стоимость НА;

• дату начала срока аренды имущества;

• дату окончания срока аренды имущества.

Пока остановимся на предложенном составе реквизитов. В дальнейшем в процессе использования справочника в учетной работе первоначально определенный состав может изменяться.

Заметим, что реквизиты " Номер " и "Наименование" автоматически включаются программой в любой справочник, поэтому первые два реквизита из предложенного списка вводить не понадобится.

| Остальные реквизиты надо ввести вручную, для этого в форме описания справочника предусмотрено поле "Реквизиты". Под этим полем расположена кнопка «Новый», предназначенная для ввода нового реквизита. Ее нажатие приведет к появлению на экране окна свойств нового реквизита.

Введем в ней в качестве идентификатора реквизита (равно, как

и синонима) "Стоимость" комментарий "Стоимость арендуемого НА". В качестве типа значения выберем "Число" и установим разрядность всего числа - 15 знаков и его дробной части (точность) - 2 знака. Нажатием кнопки «ОК» завершим ввод нового реквизита.

Параметры, которые следует установить в окне свойств для каждого из них.

Идентификатор	Комментарий	Тип значения	Длина	Точность
Стоимость	Стоимость арендуемого НА	Число
Дата начала	Начало срока аренды	Дата	-	-
Дата конца	Окончание срока аренды	Дата	-	-

 

После этого нажатием кнопки «Формы списка» можно обратиться к режиму просмотра и корректировки формы, в которой данный справочник будет выдаваться для ввода в него значений и выбора элементов. Прежде всего, программа выдаст окно с запросом, какие реквизиты справочника следует поместить в форму. Если реквизит требуется включить в форму, то рядом с наименованием реквизита следует установить флажок. Учитывая, что программа по умолчанию всем реквизитам проставляет флажки, имеется возможность щелчком мыши снять флажок с любого реквизита, то есть сделать его недоступным для просмотра на этапе ведения учета. Поскольку перед нами не стоиь цель "выбросить" из формы справочника какой-либо реквизит, то можно нажатием кнопки «Вставить» включить все реквизиты в форму справочника.

Программа сама создает форму справочника, определяя основные параметры. Спроектированная компьютером форма отображается в окне "Форма справочника" в закладке "Диалог". Непосредственно в этом окне можно модифицировать форму, например, изменять ширину граф, их наименование, последовательность и т.п. Рассмотрим порядок корректировки свойств формы на небольшом примере.

Заметим, что программа сама дала наименование каждой графе формы. Причем наименование графы совпадает с идентификатором реквизита, для ввода которого предназначена графа. Идентификаторы реквизитов составляются по специальным правилам и не всегда выглядят "по-человечески". Например, все входящие в их состав слова записываются подряд, без пробелов, они часто содержат сокращения. Вот и в нашем случае названия двух граф оказались не очень правильными с точки зрения русского языка: "Дата начала" и "Дата конца". В связи с этим предлагается заменить их, соответственно, на "Дата начала" и "Дата окончания". Для выполнения корректировки свойств графы достаточно щелкнуть мышью по ее заголовку, в результате чего графа будет выделена черным цветом, а рядом с ней, раскроется относящееся к ней окно свойств поля ввода. В этом окне в закладке "Общие" имеется поле "Заголовок", в котором можно определить заголовок графы.

Заголовок графы - не единственный параметр, определяемый в окне свойств поля ввода. В этом окне имеются еще четыре закладки, содержащие описание ряда других параметров и свойств. По мере необходимости об их составе и назначении всегда можно узнать из документации. После того, как определена форма ввода справочника, можно завершить процесс его создания, не забывая о том, что впоследствии в его состав и структуру можно будет внести изменения, конечно, если на этапе ведения учета возникнет такая потребность. Завершается процесс создания справочника закрытием окна формы описания свойств справочника.

 

Создание нового вида субконто "Краткосрочно арендуемые НА"

Новый вид с^^конто создэ-^тся tsk же как и любой д"*'!"'"¹' новый объект метаданных. В дереве метаданных необходимо раскрыть ветвь "Виды субконто" и создать новый объект метаданных, например, нажатием клавиши «Insert». После этого начнет работать конструктор нового вида субконто, который будет последовательно выдавать на экран диалоговые формы для определения основных характеристик субконто.

Однако в нашем случае новый вид субконто создавать не потребуется, поскольку он уже был создан автоматически в процессе конструирования нового справочника. Для этой цели на втором и четвертом шагах конструирования справочника вводились необходимые данные. В том, что новый вид субконто включен в конфигурацию, можно убедиться, обратившись к дереву метаданных и раскрыв в нем ветвь "Виды субконто".

В самом конце списка всех видов субконто можно увидеть идентификатор "КраткАрендОС". Двойным щелчком мыши по нему можно обратиться к окну свойств этого вида субконто.

Наиболее важные свойства вида субконто отображаются в закладке "Общие", Там можно увидеть, что для данного вида субконто установлен тип значения «Справочник. КраткАрендОС». Как идентификатор, так и тип значения были определены в процессе конструирования справочника.

Наличие нового вида субконто говорит о том, что теперь в конфигурацию бухгалтерской программы добавлен новый вид аналитики - субконто вида "Краткосрочно арендуемые НА", который можно использовать для ведения аналитического учета на бухгалтерских счетах. Данному виду субконто соответствует справочник "КраткАрендОС" (краткосрочно арендуемые необоротны»- активы).

Рис. Реорганизация аналитического учета на забалансовом счете 01 "Арендованные НА"

Рассматриваемая операция относится к настройке плана счета. Для прикрепления к счету признаков ведения аналитического учета необходимо в дереве метаданных обратиться к плану счетов, раскрыв соответствующую ветвь. Среди объектов данной ветви следует выбрать план счетов "Основной".

В плане счетов следует отыскать строку с интересующим счетом и в графы "Субконто I", "Субконто 2" и "Субконто 3" ввести наименования видов субконто, в разрезе которых должен вестись аналитический учет на счете. Если какое-то значение уже установлено, то, при необходимости, его можно изменить. Для „ ввода (корректировки) вида субконто -достаточно дважды щелкнуть мышью по нужной графе, в результате чего раскроется список, содержащий все виды субконто. Из данного списка надо выбрать значение или нажать кнопку «Очистить», расположенную в нижней части списка. Выбранный вид субконто прикрепляется к счету, использование кнопки «Очистить» приводит к отказу от ведения аналитического учета по соответствующему аналитическому разрезу.

Выполним последовательно описанные действия и "прикрепим" к счету 01 требуемые по условию задачи два вида субконто "Арендуемые НА", "Контрагенты". Обратившись в плане счетов к настройке счета 01, увидим, что субконто "Контрагенты" не прикреплено к счету, поэтому понадобится отредактировать графу "Субконто I", в которой установлено значение "Необоротные средства", заменив его новым видом субконто "КраткАрендОС", также добавить "Субконто 3" со значением "Контрагенты".

При выборе вида субконто, прикрепляемого к счету, также можно определить некоторые дополнительные особенности ведения аналитического учета по данному разрезу. Так, например, имеется возможность отказаться от хранения в информационной базе остатков счета по данному" субконто, ограничившись хранением одних оборотов Для этого в форме должен быть отмечен флажок "Только обороты". В результате выполненных действий настройка счета 01 в плане счетов должна принять следующий вид:

№	Наименование	В	К		А	Суб1	Суб2	СубЗ
	Арендованные необоротные активы			+	А	Места хранения	Кратко срочно арен дуемые НА	Конт рагенты

 

Результаты конфигурирования

1. В процессе конфигурирования в систему был добавлен новый справочник "Краткосрочно арендуемые НА". Теперь в режиме ведения бухгалтерского учета можно увидеть, что в пункт главного меню "Справочники" добавлен новый подпункт "Краткосрочво арендуемые НА", при помощи которого можно обращаться к форме ввода элементов данного справочника. Также возможен и другой путь для открытия данного справочника посредством меню: "Операции - Справочники - Краткосрочно арендуемые НА".

2. При конфигурировании был определен реквизитный состав справочника, а также диалоговая форма ввода элементов. Обратившись к справочнику в режиме ведения бухгалтерского учета, можно увидеть, что его диалоговая форма представлена в виде таблицы, содержащей графы "Код", "Наименование", "Стоимость", "Дата начала", "Дата окончания".

3. При конфигурировании была изменена настройка аналитического учета на счете 01 "Арендованные НА". Обратившись к плану счетов, можем увидеть, что к счету 01 привязаны три вида субконто "Места хранения", "Краткосрочно арендуемые НА " и "Контрагенты". Попытка отредактировать параметры настройки данного счета не приведет к успеху. Программа не позволяет редактировать данный счет, поскольку он введен в режиме конфигурирования. Об этом свидетельствует пометка в виде галочки на пиктограмме, расположенной слева от кода счета.

Выполнение последующих заданий позволит проверить работоспособность новых элементов конфигурации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Как установить систему независимой нумерации элементов справочника внутри групп?

2.Какие свойства справочников доступны для изменения на этапе конфигурирования?

3.Как в режиме конфигурирования создать новый справочник?

4. Каким образом определяется состав и свойства реквизитов нового справочника?

5.Как создается новый вид субконто? Каким образом определяются свойства нового вида субконто?