Информационные технологии, используемые в органах местного самоуправления

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес - процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Большинство отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

· обработка и хранение документов;

· регистрация документов;

· поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

· работа с взаимосвязанными документами;

· регламентация прав доступа;

· списание документов «в дело»;

· интеграция с внешними системами электронной почты;

· электронный архив документов;

· согласование и утверждение документов;

· контроль исполнения документов и поручений;

· система контроля выполнения должностных инструкций.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, экспедиции и другие.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Существуют категории технологий электронного документооборота с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

· системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): FileNet (Panagon и Watermark);

· системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur;

· системы управления информацией (порталы) (Information Management);

· системы управления образами (Imaging);

· системы управления потоками работ (Workflow management).

В отличие от западного рынка на российском рынке сегодня имеется весьма ограниченное количество возможностей выбора платформ для реализации рассматриваемой задачи.

В настоящее время на мировом рынке существует огромное количество заслуживающих внимания систем, предоставляющих средства развертывания платформы автоматизации документооборота. Однако в силу того, что использовать не русифицированную систему, не имеющую в России достаточной поддержки, не представляется сколько-нибудь перспективным, выбор ограничивается системами следующих производителей:

· Microsoft — в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange — сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий [1.8];

· IBM/Lotus — компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий [1.9];

· Documentum — данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов;

На отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Все перечисленные продукты — это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум — на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, «Дело», Optima Workflow, LanDocs, Office Media, «Золушка»), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и другие).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes («Босс-Референт», Office Media, «Эскадо»), рынок которых распространяется только на организации, использующие в своей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система «Дело» — автоматизация канцелярии и делопроизводства, «Евфрат» — создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например, DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Сегодня не существует однозначно - идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только по разработке комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов, предоставляемых платформой.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

· удешевление разработки и внедрения конечных приложений;

· обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;

· сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;

· обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;

· обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;

· обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.

Базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных приложений.

И именно поэтому наблюдается достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Существует множество информационных технологий, которые используются в различных отраслях, в том числе и в органах местного самоуправления. Но не всеми программными продуктами они могут пользоваться.

Выбор программного комплекса зависит от структуры и функций данного органа, а также и от денежных средств, выделяемых бюджетом на приобретение программы, так как большинство из них платные.

Существующие программные продукты не совсем подходят для автоматизации документооборота в администрации так, как многие программные продукты:

· сложны в управлении, то есть для того, чтобы сотрудник умел работать с программой, его необходимо обучить, следовательно, затратить денежные средства;

· стандартизованы и могут не отображать функционала, необходимого именно для данной организации.

Автоматизация рабочего места сотрудника администрации городского поселения Уваровка будет строится на платформе 1С, преимуществами которой являются:

· максимальная простота освоения, сопровождения и обслуживания позволит сэкономить на обучении сотрудника данной программе;

· высокая производительность разработанного приложения;

· низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

· интуитивно-понятный интерфейс — легкий для восприятия.

В основе системы программ «1С: Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений, но и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

«1С: Бухгалтерия 8.0» уже внедрена в администрации г\п Уваровка, поэтому единственные расходы будет связаны с доработкой уже имеющейся программы, что значительно дешевле чем приобретение новой. Работа сотрудника администрации общего отдела улучшится благодаря автоматизации документооборота.

 

СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ