Постановка задачи на разработку АРМ

В работе сотрудника администрации есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Для устранения проблем, связанных с длительным поиском нужных данных, возможностью потери или порчи документа, неудобством корректировки документов, недостаточной конфиденциальностью информации, первостепенной является задача преобразования бумажных документов в электронные, полноценная редакторская работа с текстом, размещение электронных документов в защищенных хранилищах информации и организация быстрого доступа к информации, содержащейся в этих хранилищах [1.7].

Эффективное функционирование и взаимодействие с другими органами административной власти возможно только при использовании новейших информационных технологий, базирующихся на современной компьютерной технике. Важной задачей автоматизации работы администрации является не только возложение на компьютер задач контроля, обработки и хранения информации, но и формирование отчетности по проделанной работе, контроль за исполнением решения.

Цель данной дипломной работы — разработка АРМ специалиста по учету состояния земельных участков на примере администрации городского поселения Уваровка.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть на бумажных носителях. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

Автоматизировать систему целесообразно на основе уже существующей на предприятии платформе — «1С: Бухгалтерия 2.0», так как не будет необходимости тратить денежные средства на покупку программного обеспечения. Поэтому наиболее выгодно доработать имеющуюся платформу, подстроив под работу сотрудника администрации по оценке земли, при собственной доработке стандартной «1С» не будет необходимости сотрудникам получать дополнительное образование.

Разработка АРМ сотрудника администрации, приведет к увеличению эффективности работы сотрудника администрации и позволит:

· сократить время обработки документов и заявок местного населения, то есть их регистрацию;

· повысить эффективность внутреннего документооборота;

· увеличить эффективность работы сотрудников с посетителями;

· улучшить достоверность информации;

· создать электронные копии;

· занести информацию в базу данные;

· рассмотреть и вынести решения по документам главой администрации.

Все это в целом позволит повысить оперативность работы сотрудника и снизить трудоемкость работы с документами.

Сотрудник администрации работает с входной информацией, к которой относятся: приказы вышестоящих органов, экономическая документация и обращения населения.

Для того чтобы сотрудник опирался на необходимую информацию для решения поставленных задач, необходимо поддерживать своевременное изменение справочной и нормативной информации, организовать гибкую систему справок, а также информации, поступающей из вышестоящих органов. Каждому документу будет присвоен статус, отвечающий за важность изложенного в документе. Документы, носящие ознакомительный характер, будут через определенное время удалены.

Для принятия решений по вопросам местного населения, необходимо автоматизировать систему обращения населения к органам государственного управления, назначать сроки решения поставленных задач. Для создания карты документа необходимо занести информацию о клиенте такую, как: ФИО, фактический адрес проживания или прописку, контактный телефон, важно указать причину обращения. Далее эта информация должна быть обработана, сохранена и направлена компетентному лицу на рассмотрение, после чего выносится решение по данному вопросу, сведения по которому доносят до клиента. Для таких обращений назначаются определенные сроки, необходимые для их отслеживания. Данные о человеке, обратившимся с определенным вопросом сохраняются для экономии времени и человеческого ресурса при повторном обращении.

Для оперативного ведения вычислений арендной платы за землю необходимо автоматизировать процесс оценки земли. Создать справочники земель, подлежащих сдачи в аренду и разбить их по категориям назначения (ценам).

После обработки информации сотрудник администрации получает следующие результаты:

· архивные документы — все документы о проделанной работе, которые необходимо определенное время хранить, и при необходимости ссылаться на них;

· документы на исполнение — документы, поступающие в дальнейшем на рассмотрение к главе администрации городского поселения Уваровка, документы на доработку — неправильно оформленные документы, требующие исправлений.

Для удобной работы сотрудника администрации с документами необходимо разработать требования к программно-техническому обеспечению системы:

· наглядный и понятный пользовательский интерфейс;

· дублирование бумажных носителей;

· сохранение документов в электронной базе, доступной сотруднику в любой момент времени;

· поиск документа по фрагменту наименования;

· рассортировка документов.

Сотрудник администрации, имея постоянный доступ к электронным копиям документов, может в любой момент:

· предоставить любую информацию по документу;

· на основе обработанных документов, предоставленных заявителем произвести выписку или внести изменения (изменения - только после согласования с главой городского поселения) в похозяйственную книгу г\п Уваровка;

· по информации, поступающей от местного населения — принять оперативное решение.

Специфика деятельности администрации позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В итоге, при автоматизации рабочего места сотрудника автоматизации, администрация в целом будет работать более эффективно и оперативно, при этом экономя трудовые ресурсы. Следовательно, постановка задачи выглядит следующим образом (Рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 — Постановка задачи

В настоящее время компьютерные технологии обладают огромным потенциалом для повышения эффективности управления любыми деловыми процессами и широко используются во многих организациях как государственных, так и коммерческих.

Решающим для устранения управленческих проблем, в том числе и связанных с бумажным документооборотом, является выбор автоматизированной системы управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

· максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения;

· формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой;

· модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации;

· в дальнейшем модификация и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования;

· эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.