Упражнение 1. Создание базы данных

1. Запустите Microsoft Access 2010.

2. Для создания базы данных выполните команду меню Файл|Создать. В окне Создание выберем Новая база данных.

Рис. 1. Создание базы данных

3.Задайте имя новой базы данных - «Торговая фирма.accbd»

Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы. Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать три таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

Рис. 2. Конструктор таблиц

5. Создадим структуру таблицы Сотрудники. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

Рис. 3. Имя таблицы

Имя поля	Тип данных
Код сотрудника	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
Телефон	Текстовый
Адрес	Текстовый
Дата рождения	Дата Время
Заработная плата	Денежный
Фото объекта	OLE
Эл. почта	Гиперссылка

 

6.Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Выделите первое поле Код сотрудника и выберите на ленте команду Ключевое поле.

Рис. 4. Создание ключевого поля

7. Перейдите на вкладку Файл и выберите команду Сохранить объект как и сохраните таблицу под именем «Сотрудники».

8. Аналогично создаём структуру таблицы Клиенты.

 

Имя поля	Тип данных
Код клиента	Счетчик
Название компании	Текстовый
Адрес	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
Факс	Числовой
Адрес электронной почты	Гиперссылка
Заметки	Поле МЕМО

9. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента.

10. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Клиенты».

11. Аналогично создаём структуру таблицы Заказы.

 

Имя поля	Тип данных
Код заказов	Счетчик
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата Время
Дата исполнения	Дата Время
Сумма	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

 

12. Для таблицы Заказы установите ключевое поле Код заказа.

13. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Заказы».

14. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятие, с которым работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

15. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

16. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

17. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 5. Мастер подстановки

18. В списке таблицы выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.

19.В списке Доступные пол выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

20. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

21. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

22. Установите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее.

23. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

24. Сохраните внесенные изменения

25. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

Упражнение 2. Создание связей между таблицами

1. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или заменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных

кнопка .

3. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема Данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудника, Клиенты и Заказы.

4. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстовом меню выберите пункт Добавить таблицу.

Связь между таблицами Сотрудники и Заказы автоматически была проведена мастером подстановок. Поля связи в двух таблицах - Код сотрудника.

В таблице Сотрудники это поле является первичным ключом, а в таблице Заказы - внешним ключом.

5. Сделайте двойной щелчок на линии связи. Откроется диалоговое окно. Измените связей, в котором заключите флажок Обеспечение целостности данных. Это позволит предотвратить случая удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 6. Создание связи между таблицами

6. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при изменении в главной таблице.

7. Параметры связи можно изменить, нажав кнопку Объединение.

8. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

9.Установите связь между таблицами Клиенты и Заказы самостоятельно.

Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в другой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

Для этого выберите Код клиента в таблице Клиенты и перенесите его в поле на соответствующее поле в таблице Заказы.

10. Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис.7

Рис. 7. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» примечается «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса.)

11. Сохраните схему данных, а затем закройте ее.

Созданная Схема данных показывает всю структуру БД Фирма.

Контрольные вопросы

1. С помощью чего можно создавать вопросы?

2. Что такое ключевое поле?

3. Как установить связи между таблицами?

4. Какие существуют отношения между таблицами?

5. Что означают на схеме данных «1» и «»?

6. Зачем нужен мастер подстановок?