Создание и ведение баз данных в MS Access

Методические указания к практическим занятиям

Издательство Московского гуманитарного университета

ББК 99.99

Б33

Автор

Е.И. Башмакова, старший преподаватель кафедры информатики и математики МосГУ

Рецензенты:

Е.В. Никульчев, доктор технических наук, профессор, проректор по научной работе Московского технологического института «ВТУ»;

В.В. Филатов, кандидат технических наук, доцент, заместитель заведующего кафедрой «Управление и моделирование системы» Московского государственного университета приборостроения и информатики.

Башмакова Е.И.

Б33

Создание и ведение Базы данных в MSACCESS: методические указания к практическим занятиям/ Е. И. Башмакова; под общ. ред. А. Ю. Выжигина.-М.: Издательство Московского гуманитарного университета, 2014.- 46 с.

ISBN 978-5-906768-20-9

Настоящие методические указания предназначены для проведения практических занятий и самостоятельного изучения системы управления базами данных MSACCESS 2010. В работе рассматриваются основные возможности MSACCESS 2010, прилагаются упражнения по практическому применению рассмотренных функций и учебный материал для самостоятельной работы студентов.

Методическое пособие может быть рекомендовано для студентов всех отделений всех направлений подготовки при изучении дисциплин «Информатика», «Компьютерные технологии и информатик», «Информационные системы и технологии», «Базы данных».

 

ББК 99.99

ISBN 978-5-906768-20-9

 

©Башмакова Е. И., 2014

©Московский гуманитарный университет, 2014

 

Занятие 1. Знакомство с Access.

Создание таблиц

База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдача данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД).

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

2. Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчёты – используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов).

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Типы данных.

Текстовый. Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задаётся максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, - 255.

Поле MEMO. Предназначено для ввода текстовой информации, по объёму превышающей 255 символов; может содержаться до 65 536 символов.

Числовой. Предназначен для хранения числовых данных, используемых в числовых расчётах. На вкладках Общие и Подстановка может установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков.

Дата/Время. Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты и времени устанавливается в свойстве Формат даты.

Денежный. Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков.

Счётчик. Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных (увеличивающих на 1) или случайных в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удалён или изменён. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы.

Логический. Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл./Выкл.».

Поле объекта OLE. Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Accessили внедряются в неё. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя.

Гиперссылка. Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок.

Мастер подстановок. Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений.