Докладная и служебная записки.

Синтаксические нормы

 

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка затрудняют восприятие текста.

Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.

Нарушением порядка слов в предложении является разрыв причастного оборота или отрыв его от определяемого слова. Чаще всего это вызывает ошибки в согласовании причастий в форме падежа, реже – числа, например:

Ответственное лицо за радиационную безопасность в ОАО "МАС" назначается из числа сотрудников, имеющих высшее образование и стаж работы не менее трех лет, прошед шие подготовку по специальной программе, имеющ его соответствующий документ.

Оплата за оборудование по настоящему контракту, поставля емого в указанный срок, осуществляется простым платежом.

Причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку; поставляемое в указанный срок оборудование; оборудование, поставляемое в указанный срок.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

1) составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, произвести реконструкцию, несет ответственность;

2) клишированные и устойчивые словосочетания: погашать задолженность, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ и т.п. за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, предоставить долгосрочный кредит, в установленном законом порядке;

3) клишированные предложения:

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторо­нами.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке;

4) нельзя отрывать:

определение от определяемого слова; придаточное предложение от слова, которое оно распространяет:

Эта книга научила меня ценить и уважать друзей, которую я прочитал ещё в детстве;

причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за радиационную безопасность, но не ответственное лицо за радиационную безопасность;

выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица дирекции фирмы предлагаем..., но не выступая с инициативой от лица дирекции фирмы, о чем говорилось выше, предлагаем...).

К употреблению деепричастных оборотов чаще всего в документах нарушается основное требование использования деепричастий: деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначали действия одного лица (подлежащего).

Нарушение этого правила приводит к абсурдности высказывания. Вспомним знаменитую строчку из «Жалобной книги» А.П. Чехова: «Подъезжая к сей станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа».

К следствиям основного принципа употребления деепричастных оборотов относятся следующие:

1. Невозможно употребление деепричастного оборота в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у

меня нет возражений, Решая этот вопрос, нами было установлено...

Но: Эти задачи можно решить, применяя следующие формулы...

2. Невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как объект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием. Нельзя сказать: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Нужно отметить, что норма не нарушается, если в составе сказуемого безличного предложения есть неопределенная форма глагола или сказуемое выражено глаголом повелительного наклонения: Говоря о просчетах в подготовке предвыборной кампании, нужно выделить ряд причин объективного характера. – Анализируя просчеты в подготовке предвыборной кампании, выделяйте причины объективного характера.

Деепричастные обороты легко заменяются в структуре предложения предложными оборотами или придаточными предложениями (как правило, условия или времени):

Учитывая общий размер уставного капитала, мы оставляем за собой право корректировки взноса. – Мы оставляем за собой право корректировать взнос в зависимости от общего размера уставного капитала.

Осмотрев город, гости из Франции проследовали в здание городской администрации для встречи за круглым столом с представителями городских властей. – Когда гости из Франции осмотрели город, они проследовали в здание городской администрации для встречи за круглым столом с представителями городских властей.

Ошибки в конструкциях с однородными членами.

1. В качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия: Магазину требуются продавцы овощей и картофеля.

2.Однородными членами предложения не могут быть слова,
выражающие «скрещивающиеся понятия», т.е. слова, значения которых в чем-то совпадают: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками.

Ср.: отметить – подчеркнуть значение чего-нибудь, сделанного кем-либо, обычно наградив человека – премировать - наградить премией.

3. Недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова,
обозначающие разноплановые понятия: Выдача готовой
продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

4. В качестве однородных членов не могут использоваться:

- причастные обороты и придаточные предложения. Неправильно: Лица, которые прошли медкомиссию и имеющие допуск к работам,

проходят специальный инструктаж по соответствующей специальности;

-причастные и деепричастные обороты:

Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить Ваше внимание на условия хранения продукции.

Структура сложного предложения: В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако сложные предложения также важны для организации текста в официально-деловом стиле. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций.

Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только.... но и; как… так; если… то; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что и др.

Иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только проблемы строительства, а также бытовые и соци­альные проблемы строителей были включены в повестку дня собрания. (Нужно: не только…но и).

Встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении. Например: При отказе подрядчика от составления и подписания протокола при обнаружении дефектов, то для их подтверждения заказчик вправе назна­чить квалифицированную экспертизу (использована часть союза «если.... то»).

Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщении сложных предложений различного рода «осложнителями» (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами). Например:

Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины.

Подобные предложения легко рубрицируются. т.е. разделяются на составные части, графически отделенные одна от другой. Например:

Охрана освобождается от ответственности, если установлено:

— что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помещение для выяснения причин срабатывания сигнализации:

—что посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;

—что охрана невиновна.

Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале абзаца или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, считает ее более наглядной.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю учреждения, предприятия или подразделения, в котором содержится информация об определенных фактах, выполненной работе, а также выводы и предложения ее автора.

Реквизиты докладной записки

Наименование реквизита	Пример
1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)	Кафедра русского и украинского языков
2) адресат(название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже). Располагается в правом верхнем углу листа.	Декану ЭТФ доц. Шевчуку Н.В.
3) название вида документа (печатается прописными буквами)	ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)	26.03.2016
5) место составления документа(располагается на одном ряду с датой в правом углу)	г. Донецк
5) заголовок к тексту (фиксирует основную мысль документа и начинается с предлогов О, Об и отглагольного существительного в предложном падеже: О прогуле …).Располагается ниже даты и места составления документа.	О пропуске занятий студентами гр. ЭС-14
6) текст (располагается под заголовком) начитается с устойчивого словосочетания «довожу до Вашего сведения», состоит из 3-х частей:
· 1-я часть вступительная;	Довожу до Вашего сведения, что студенты гр. ЭС-14 не посещают занятия по курсу «Русский язык и культура речи»:
· во 2-й частиизлагается информация о фактах, которые побудили составить документ;	1. Губин Игорь пропустил 14 часов из 16 часов. 2. Добронос Александр пропустил 14 часов из 16 часов. 3. Малахов Андрей пропустил 10 часов из 16 часов.
· выводы, предложения автора документа;	Прошу принять соответствующие меры к вышеуказанным студентам.
7) список прилагаемых документов (если имеются);
8) подпись автора документа(название должности, подпись, расшифровка подписи)	Завкафедрой _________ Т.А. Мачай (подпись)

Образец докладной записки

Кафедра русского и украинского языков Декану ЭТФ доц. Шевчуку Н.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

Г. Донецк

О пропуске занятий

студентами гр. ЭС-14

 

Довожу до Вашего сведения, что студенты гр. ЭС-14 не посещают занятия по курсу «Русский язык и культура речи»:

 

1. Губин Игорь пропустил 14 часов из 16 часов.

2. Добронос Александр пропустил 14 часов из 16 часов.

3. Малахов Андрей пропустил 10 часов из 16 часов.

Прошу принять соответствующие меры к вышеуказанным студентам.

 

Завкафедрой ____________ Т.А. Мачай

(подпись)

 

 

 

 

 

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка – информационный документ, который составляется с целью решения или согласования служебных вопросов.

Реквизиты служебной записки

Наименование реквизита	Пример
1)наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)	Кафедра русского и украинского языков
2) адресат(название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже). Располагается в правом верхнем углу листа.	Директору Центра информационных компьютерных технологий ДонНТУ Иванице С.В.
3) название вида документа (печатается прописными буквами)	СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)	04.03.2016
5) место составления документа(располагается на одном ряду с датой в правом углу)	г. Донецк
5) заголовок к тексту (фиксирует основную мысль документа и начинается с предлогов О, Об и отглагольного существительного в предложном падеже: О ремонте …).Располагается ниже даты и места составления документа.	О переустановке операционной системы
6) текст состоит из 2-х частей: · 1-я частьизлагается информация о фактах, которые побудили составить документ; · во 2-й частиизлагаются выводы,предложения или просьба автора документа о решении проблем, которые описываются в первой части.	На компьютерах, установленных в компьютерном классе кафедры, часто происходят сбои программного обеспечения. Прошу Вас переустановить операционную систему и произвести чистку следующих компьютеров: инв. № 258, инв. № 252 (ауд. 3.502).
7) список прилагаемых документов (если имеются);
8) подпись автора документа(название должности, подпись, расшифровка подписи)	Завкафедрой _________ Т.А. Мачай (подпись)

 

Образец служебной записки

Кафедра русского и украинского языков   Директору Центра информационных компьютерных технологий ДонНТУ Иванице С.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

04.03.2016 г. Донецк

 

О переустановке

Операционной системы

 

 

На компьютерах, установленных в компьютерном классе кафедры, часто происходят сбои программного обеспечения.

Прошу Вас переустановить операционную систему и произвести чистку следующих компьютеров: инв. № 258, инв. № 252 (3.502).

 

Завкафедрой ____________ Т.А. Мачай

(подпись)

 

 

 

Выполните упражнения:

 

Упражнение 1. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в порядке слов предложения.

 

1. При невыполнении данного пункта договора заказчик обязуется выплатить в размере 0,1% стоимости готовой продукции неустойку за хранение продукции. 2. В связи с передачей объекта в ведение МП "Волгопроммаш" и предоставленных расчетов прошу выделить 200 млн. рублей. 3. В свою очередь Подрядчик несет материальную ответственность за повреждения энергосистемы, находящейся в ведении Заказчика в полном объеме. 4. Во время работы специалистов исполнителя заказчик обеспечивает рабочими местами в помещениях АТС и измерительными приборами. 5. Датой передачи собственности считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика. 6. Срок гарантии нормальной работы продукции устанавливается с даты подписания акта о приемке сторонами законченных работ в полном объеме. 7. Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону в письменном виде.

 

Упражнение 2. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, устраняя грамматические ошибки. При необходимости замените деепричастные обороты придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.

 

1. Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет произведен через инкассо. 2. Отвечая на Ваше письмо относительно финансового положения компании, нами была собрана следующая информация. 3.Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5%. 4. Подписывая договора, оплата гарантируется. 5. Направляя на рассмотрение данный вопрос, нам необходимо увеличение годового фонда минимум на сорок тонн. 6. Однажды одевшись в "Рибок", вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм. 7. Записываясь на прием в городскую администрацию, гражданам выдаются пропуска.

 

Упражнение 3. Придумайте предложения со следующими деепричастными оборотами:

1. Отправляясь в загранкомандировку,... 2. Рассчитывая на свои силы,... 3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу,... 4. Приступая к рассмотрению следующего вопроса,... 5. Отмечая отдельные недостатки,... 6. Подчеркивая значимость проекта,... 7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.98 г.,... 8. Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок,....

 

 

Упражнение 4. Отредактируйте предложения, исправив ошибки в употреблении однородных членов.

1. При обнаружении повышенного уровня радиации в рабочих помещениях приостановить работы с источниками ионизирующих излучений с эвакуацией людей и докладом руководству. 2. Различного рода вывески и реклама арендаторов должны быть согласованы с руководством рынка. 3. Арендаторы и их персонал обязаны соблюдать санитарные и противопожарные требования. 4. В выставке приняли участие крупные фирмы, предприятия города, акционерные общества и частные предприятия. 5. Если вы хотите, чтобы ваше торжество, отдых коллектива, свадьба, юбилей прошли празднично и остались в памяти, спешите уже сегодня забронировать места на теплоходе "Полина". 6. Для малоимущих, инвалидов и неторгующих организаций предусмотрены скидки. 7. Последнее означает не просто вежливость с покупателями, но и заботу о нем.

Упражнение 5. Устраните ошибки в конструкциях с однородными членами. Обратите внимание на то, чем выражены однородные члены в предложениях.

1.Если в период гарантийной эксплуатации обнаружатся дефекты, возникшие по вине подрядчика и которые не позволяют продолжать нормальную эксплуатацию продукции, то гарантийный срок продлевается. 2. Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе и какие методы использовались для достижения этой цели. 3. Мы были бы рады, если бы Вы оплатили банковским векселем, либо открыв безотзывный аккредитив в нашу пользу. 4. Перед сдачей объекта под охрану нужно проверить, чтобы в охраняемом помещении в нерабочее время не оставались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня. 5. Стороны освобождаются от ответственности, если невыполнение обязательств явилось следствием непреодолимой силы, возникшей после заключения договора, и которую нельзя ни предвидеть, ни предотвратить разумными методами. 6. Когда было принято решение о переносе ком­муникаций и, предварительно сообщив об этом пользователям, мы начали работ.

 

 

Задание 1. Составьте документ, в котором Вы сообщаете о нарушении трудовой (учебной) дисциплины.

 

Задание 2. В данном документе найдите и исправьте ошибки. Напишите правильный вариант документа.

Начальнику электромеханического цеха г-ну Годецкому В.К. от Семенова В.П., который проживает по адресу: 8323, г. Донецк, ул. Черкасская, 7 кв.5

Докладная записка

 

Прошу принять меры к нарушителю трудовой дисциплины механику Игнатову О.П., который систематически опаздывает на работу и нарушает технику безопасности, а это раздражает начальство и приводит к выяснению отношений.

 

25.03.16 старший механик Семенов В.П.

 

Задание 3. В данном документе найдите и исправьте ошибки. Напишите правильный вариант документа.

Донецкий Национальный Технический Универ

Заведующему горно-геологичекого факультета

Каракозову А. А.

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

О возможности прохождения

производственной практики

 

Прошу направить 3 студентов и молодых студенток специальности „Геология и разведка” для того, чтобы они прошли производственную практику на шахте им. Горького сроком 23 рабочих дня, находящейся по адресу г. Донецк, ул. Соловьяненко, 78

 

Главный геолог шахты им. Горького (подпись)

 

 

Задание 4. Оформите документ, правильно разместив реквизиты.

Служебная записка. Директору Донецкого кадастрового центра Андрейченко С.А. Отдел геодезических измерений. Начальник отдела А.Н. Сугоняка. Вследствие неблагоприятных метеорологических условий запланированные работы по съемке местности на участке, отведенном под строительство автовокзала, начались с опозданием.

Просим Вашего распоряжения соответствующим службам о коррекции графика работы геодезистов.

О коррекции графика работы. 27.03.2016 г.

 

Задание 5. Составьте документ, в котором Вы как руководитель научно-исследовательского отдела (лаборатории, цеха, участка) обосновываете необходимость замены оборудования.

 

 

ТЕМА 7. ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Официальные письма являются одним из наиболее важных каналов связи предприятия с внешним миром, способом обмена информацией и оперативного управления различными процессами деятельности организации, предприятия, учреждения.

Официальное (служебное, коммерческое) письмо составляется в свободной форме, но оно должно быть посвящено решению одной проблемы, изложению одной темы.

Печатают служебные письма на листах формата А4 или на специальных бланках для писем.

Согласно стандарту на таком бланке должны быть представлены: государственный герб, эмблема предприятия и его коды, наименование организации (полное и сокращенное), почтовый и электронный адреса, номера телефонов, факсов, расчетный счет в банке, ссылки на индекс и дату входящего документа.

Составлять официальные письма может как физическое, так и юридическое лицо. Адресовать их можно одной организации или целому ряду подчиненных инстанций.

Различают такие виды служебной корреспонденции, как письмо-запрос, письмо - предложение (оферта), письмо – ответ(на запрос или предложение), письмо-заказ, письмо-претензия (рекламация), информационное письмо, гарантийное письмо и др.