Типы сокращений в служебных документах

Образование сложносокращенных слов (аббревиатур)

Одним из главных требований к тексту документа является краткость изложения материала. Создавая документ, составитель стремится использовать все возможные способы стандартизации и лаконизации текста среди них – употребление общепринятой системы стандартных сокращений, когда в одном слове "спрессовываются" многословные понятия и названия, Удобнее пользоваться, например, сложносокращенным словом Проминвестбанк, чем полным его расшифровкой Промышленный инвестиционный банк.

Существует два вида сокращений: лексические (сложносокращённые слова и аббревиатуры (от итал. аbbrevio – сокращаю) и графические (для зрительного восприятия).

Сложносокращенные слова – это существительные, состоящие из усеченных частей нескольких слов (райисполком - районный исполнительный комитет, главбух - главный бухгалтер).

Есть несколько типов образования сложносокращенных слов, которые широко используются в деловой речи:

1) сочетание первых частей слов: Донбасс (Донецкий бассейн), собес (социальное обеспечение);

2) сочетание первых частей слов и начальных букв: гороно (городской отдел народного образования), ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет);

3) сочетание первой (начальной) части слова или слов с целым словом: госбанк (государственный банк), облгосадминистрация (областная государственная администрация);

4) сочетание первой части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой (заведующий кафедрой), комроты (командир роты;

5) сочетание начальной части слова с началом и концом второго или только с концом второго: эсминец (эскадренный миноносец), военкомат (военный комиссариат).

Аббревиатуры - это существительные, состоящие из начальных букв нескольких слов. По своей структуре их делят на следующие типы:

1) инициальные аббревиатуры, состоящие из названий начальных букв слов, входящих в состав исходного словосочетания: АО (акционерное общество), АТС (автоматизированная телефонная станция);

2) звуковые аббревиатуры, состоящие из начальных звуков слов исходного словосочетания и читающиеся как обычные слова: ЦУМ (центральный универсальный магазин), ГЭК (государственная экзаменационная комиссия), вуз (высшее учебное заведение);

3) инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры, состоящие как из названий начальных букв, так и из начальных звуков слов, входящих в состав исходного словосочетания: АЭС (атомная электростанция), ТЭС (тепловая электростанция).

Правописание сложносокращенных слов

В деловой речи (и в устной, и в письменной) лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Чтобы не допустить ошибок при употреблении их в деловых бумагах, следует соблюдать правила правописания сложносокращенных слов:

С большой буквы пишутся:

а) сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений как их имена: Газпром, Госкино, Донцветмет;

б) инициальные, инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры: ООН, ТЭЦ, АВК.

С маленькой буквы пишутся:

а) сложносокращенные слова, обозначающие родовые понятия: облоно, горсовет, военкомат;

б) звуковые аббревиатуры: загс, вуз

Типы графических сокращений

Графические сокращения − это сокращения на письме отдельных слов, которые произносят полностью: проф. − профессор, и т.д. − и так далее.

Графические сокращения разделяют на несколько типов:

1) точечные: доц. (доцент), к.ф.н. (кандидат филологических наук);

2) дефисные: р-н (район), изд-во (издательство;

3) косолинейные: а / с (абонентский ящик), в / ч (военная часть);

4) курсивные: для обозначения физических величин, валют и др. употребляются только после цифровых названий, точка после них не ставится: 45 т, 250 руб;

5) комбинированные: мм рт. ст., км/мин.

В документах можно использовать только нормативные графические сокращения, не перегружая ими текст. Необходимо соблюдать правила их создания и оформления.

1. Нельзя сокращать:

- псевдонимы ( не П. Мирный, а Панас Мирный, а не Л. Украинка, а Леся Украинка);

- двойные фамилии ( не Т.- Барановскский, а Туган-Барановский; не Скл.- Кюри, а Складовская-Кюри);

- слова на гласную, если она не начальная в слове ( напр., о. - остров), и на ь: Например, слово специальный может быть сокращено: спец., специальн..

2. При совпадении двух одинаковых согласных сокращения нужно делать после первого согласного: карданный вал - кардан. вал.

3. По стечению двух и более согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного: русский – рус., русск.; гигантский – гигант., гигантск.

4. Сокращение во множественном числе типа годы, тома записывают двумя первыми буквами: гг., тт.

5. Сокращая словосочетание, сохраняют написание регистра букв, знаков переноса: Северо-Восточная железная дорога – Сев.-Вост. ж/д.

6) На месте сокращения ставят точку: обл. (область), п. (пункт).

7) В одном тексте надо употреблять сокращение только в одной форме. Например, сокращение словатоварищ должны быть приняты или в форме т., или в форме тов.

Таким образом, лексические и графические сокращения, если ими правильно пользоваться, выполняют очень важную функцию − помогают создавать сжатый, лаконичный текст делового документа без потерь информационного наполнения.

 

РЕЗЮМЕ

 

Резюме содержит краткую (1-2 страницы) характери­стику трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний. Для каждого отдельного случая необходимо составлять новое резюме.

 

Реквизиты резюме

 

Наименование реквизита	Пример
1) наименование вида документа (не все документоведы рекомендуют его указывать). Заглавием является фами­лия, имя, отчество соискателя, выделенные шрифтом.	РЕЗЮМЕ Василец Артем Викторович
2) текст, в котором указываются:
· дата рождения, адрес про­живания, контактные телефоны и электронный адрес (е-mail);	Дата рождения: 06.09.1985 г. Адрес проживания: г. Макеевка, ул. Ленина, 153, кв. 68 Телефон: моб. 099 493-55-19 е-mail: vasilez@mail.ru
· цель, которую соискатель преследует при поиске работы;	Цель: получение работы химика-технолога с условием карьерного роста и профессионального усовершенствования.
· функциональные обязанности (достижения или важные задачи, с которыми вы справлялись на предыдущих местах работы. Важно помнить, что все перечисляемые профессиональные навыки должны строго соответствовать той вакансии, которая вас интересует);	Функциональные обязанности: - получение блестящих хромовых покрытий из малотоксичных комплексных электролитов, получение хромовых покрытий на конкретных образцах сложной конфигурации; - разработка составов электролита, анализ покрытий на коррозионную устойчивость в солевой камере; - определение твердости покрытий;
· сведения об образовании;	Образование:2002-2007 Донецкий национальный технический университет, факультет экологии и химической технологии, специальность «Химическая технология», диплом специалиста.
· опыт работы (если таковой имеется). Необходимо указывать пе­риод работы, наименование и сферу деятельности компании, наимено­вание должности, описание функциональных обязанностей и основных профессиональных достижений. Данный раздел должен охватывать период не более 10 последних лет;	Опыт работы: Июль 2001– по настоящее время ТОО "Панацея" (фармацевтическая фирма), системный администратор.
· дополнительные навыки (описывая уровень знания ПК в резюме, следует указать с какими программными продуктами, офисными приложениями и операционными системами вы имеете опыт работы. Также в этот список следует включить специализированное программное обеспечение, которым вы владеете.);	Дополнительные навыки: Персональный компьютер: опытный пользователь; специальные программы Auto CAD, ChemOffice, и др.).
· степень владения иностранными языками (указывайте реальный уровень владения языком, избегайте таких формулировок как «Разговорный английский», «Иностранный язык – немецкий». Возможны варианты: базовый, чтение со словарем, свободный и т.д. В отношении английского языка – Elementary, Pre-Intermediate, Intermediate, Upper-Intermediate, Advanced, Fluent);	Степень владения иностранными языками: Английский – untermediat, технический по специальности.
· профессиональные навыки (в данном разделе Вы должны привести краткий перечень навыков (умений) и описать свои профессиональные достижения, которые были получены на предыдущих местах работы. Перечень должен быть от четырех до шести пунктов);	Профессиональные навыки: в процессе учебы изучил основы - биохимии, физической химии, неорганической химии, химии коллоидных и дисперсных систем; - изучение проблемы коррозии металлов и ее решение, методики защиты; - разработка антикоррозийных покрытий. - в течение 3-х лет занимался получением блестящих хромовых покрытий из малотоксичных комплексных электролитов; - разработка сплава никель-хром (Ni - Cr) как одного из важнейших слоев в многослойном покрытии.
· личные качества (полезных характеристик не должно быть более пяти. Указанные качества должны соответствовать желаемой должности.);	Личные качества: Ответственность, коммуникабельность, бесконфликтность, пунктуальность, творческий подход к задачам и аналитический склад ума, открытость для новых идей, умение работать в команде и исполнять должностныеобязанности, энергичность, исполнительность. Без вредных привычек.
· дополнительная информация (указываются сведения о соискателе, не вошедшие в остальные разделы документа: семейное положение; готовность к ненормированному рабочему дню (приемлемый график работы); готовность к командировкам, отсутствие вредных привычек; наличие водительского удостоверения, опыт вождения; наличие личного автомобиля; несколько слов о хобби.	Увлечения: Путешествия, спорт (плавание, волейбол), литература. Водительские права: категория А и В, стаж с 2002 г. Готовность к командировкам: да. Возможность переезда: да.
3) дата.В конце текста резюме ставится дата его составления.	15.02.2016г.
4) подпись (ставить личную подпись необязательно).

 

 

Образец резюме

Василец Артем Викторович Дата рождения: 06.09.1985 г. Адрес проживания: г. Макеевка, ул. Ленина, 153, кв. 68 Телефон: моб. 099 493-55-19 е-mail: vasilez@mail.ru Цель: получение работы химика-технолога с условием карьерного роста и профессионального усовершенствования. Опыт работы: сентябрь 2007 г. - январь 2009 г. – химик-технолог, ЗАО «Полимеры», г. Донецка. Функциональные обязанности: - получение блестящих хромовых покрытий из малотоксичных комплексных электролитов, получение хромовых покрытий на конкретных образцах сложной конфигурации; - разработка составов электролита, анализ покрытий на коррозионную устойчивость в солевой камере; - определение твердости покрытий; Образование:2002-2007 Донецкий национальный технический университет, факультет экологии и химической технологии, специальность «Химическая технология», диплом специалиста. Дополнительные навыки: Персональный компьютер: опытный пользователь; специальные программы Auto CAD, ChemOffice, и др.); Степень владения иностранными языками: Английский – untermediat, технический по специальности. Профессиональные навыки: в процессе учебы изучил основы - биохимии, физической химии, неорганической химии, химии коллоидных и дисперсных систем; - изучение проблемы коррозии металлов и ее решение, методики защиты; - разработка антикоррозийных покрытий. - в течение 3-х лет занимался получением блестящих хромовых покрытий из малотоксичных комплексных электролитов; - разработка сплава никель-хром (Ni - Cr) как одного из важнейших слоев в многослойном покрытии. Личные качества: Ответственность, коммуникабельность, бесконфликтность, пунктуальность, творческий подход к задачам и аналитический склад ума, открытость для новых идей, умение работать в команде и исполнять должностныеобязанности, энергичность, исполнительность. Без вредных привычек. Увлечения: Путешествия, спорт (плавание, волейбол), литература. Водительские права: категория А и В, стаж с 2002 г. Готовность к командировкам: да. Возможность переезда: да. 15.02.2016г. (подпись)

 

Основные правила составления резюме:

· Резюме должно быть написано для конкретной сферы деятельности Постарайтесь уместить резюме на 1-2 страницы.

· Резюме должно быть отпечатано четким, хорошо читаемым шрифтом, желательно на компьютере, но ни в коем случае не написано от руки.

· Убедитесь, что ваше резюме содержит достаточно контактной информации и работодатель сможет легко связаться с вами.

· Первыми описывайте качества и приобретенные навыки, важные для вакансии, на которую вы претендуете.

· Не пишите в резюме информацию, которая может негативно повлиять на отношение к вам.

Выполните данные упражнения:

Лексические нормы

Упражнение 1. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их:

Играть роль, играть значение; решить проблему, разрешить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; представлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмотреть случай; погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюджет, соблюдать законы; возместить ущерб, возместить кредит, возместить предмет аренды.

 

Упражнение 2. Поясните разницу в лексическом значении синонимов, пользуясь толковыми словарями:

Меценат, спонсор, покровитель; комиссионер, посредник, брокер, маклер; договор, соглашение, контракт; реестр, список, опись, перечень; концерн, холдинг, корпорация;

менеджер, управленец, хозяйственный руководитель; реализатор, распространитель, дистрибьютор; вексель, чек, облигация, акция.

 

Упражнение 3. Раскройте скобки и выберите правильное слово из паронимов.

1. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (представляем - предоставляем). 2. Прошу (оплатить - заплатить) мне расходы по командировке. 3. Фирма строит печи с (гарантийной - гарантированной) теплоотдачей. 4. (Командированные - командировочные) должны заре­гистрировать свои документы. 5. Совет директоров потребовал (гарантийных - гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков. 6. Необходимо вести хозяйствование (экономными - экономичными -экономическими) методами.

Упражнение 4. Найдите в предложениях лексические недочёты, исправьте их и запишите предложения в отредактированном виде.

1. Предприятие оплачивает Автоцентру стоимость запасных частей по действующим прейскурантам.

2. Выделить дотацию на автобусные поездки для льготной категории граждан на дачный период (с 10 мая по 12 сентября 2010 г.).

3. Показателем, характеризующим квалификацию служащего, является способность адаптироваться к новой ситуации и принимать новые подходы к решению возникающих проблем.

4. Наша цель - создание экономической базы для повышения уровня эксплуатации и ремонта жилищного фонда города.

5. Цены на товары договорные в соответствии с действующим прейскурантом цен.

6. Договор на охрану ВС подразумевает персональную охрану ВС независимо от места расположения самолета на территории аэродрома.

 

Упражнение 5. Отредактируйте предложения, устранив речевую избыточность.

 

1. Мы интересуемся, можете ли Вы назвать нам адрес другого поставщика, или, в случае невозможности, сможете ли Вы проинформировать о Вашей возможности поставить нам напрямую. 2. Надеемся на дальнейшее совместное сотрудничество с Вашей фирмой. 3. Для принятия жизненно важного решения для наших с Вами работников предлагаем организовать встречу на уровне руководителей. 4. Оптовые торговцы должны создавать хорошие деловые отношения с руководством рынка, чтобы обеспечить успешную работу рынка оптовой торговли. 5. Решили: произвести поэтапное оформление земельных отводов с оформлением права собственности. 6. Если в Вашем регионе спрос на Вашу продукцию удовлетворен и Вы ищете новые возможности на новых рынках, то мы готовы Вам помочь организовать сбыт Вашей продукции в нашей сбытовой сети.

Упражнение 6. Воспроизведите устойчивые словосочетания по главному члену - глаголу: например, вносить (что?) предложение, вопрос, кандидатуру.

 

решать - оказать -разрешать -рассмотреть..., предъявлять - удостоить -достигать - выставить -предоставлять - заключить -представлять -достичь -погашать - принять -оплатить -..., расторгнуть -..., возложить -....