Публичные презентации, аргументации и возражения

Презентации. Одной из распространенных коммуникативных форм, широко используемых в современной практике взаимодей­ствия в условиях конкуренции, стала презентация, средствами реализации которой, как правило, являются техники задавания вопросов, формулирования ответов, аргументации и возражения. Именно в презентациях новой идеи, проекта, книги, продвиже­ния товара, услуги, рок-группы, открытия новой фирмы, выс­тавки — убеждающие компоненты превалируют.

Презентация (от англ.от лат.— пред­ставление; торжественное ознакомление; предъявление чего-л.) — это публичное представление.

Целей презентации может быть несколько:

- создать о себе (об организации, о товаре) положительное общественное мнение;

- вызвать интерес, продемонстрировать возможности, преиму­щества;

- убедить других принять ваши идеи, предложения, заключить договора, контракты;

- проявить лидерские качества и интеллектуальный потенциал презентаторов;

- продемонстрировать качество и сервис и пр.

Поскольку презентация — это процесс коммуникации, то на него распространяются все правила эффективного общения: пуб­личного говорения и слушания, использования всех сенсорных каналов, невербальных и аудиовизуальных средств влияния. Для эффективной презентации важен также процесс дистилляции, т. е. отбора из всей информации самой существенной, убедительной

и доказательной. Кроме того, презентация — это творчество, ко­торое предполагает не только подготовленность и импровизацию, но и искусство маневрирования разнообразными средствами с учетом целей, особенностей аудитории и актуальности момента.

При подготовке текста презентации необходимо помнить, что процедура презентации — это отточенный алгоритм, для реали­зации которого следует соблюдать правило трех, т.е. использовать не менее трех ключевых пунктов.

Открывающая часть презентации — введение, далее следуют: ключевой пункт 1, переход, ключевой пункт 2, переход, ключе­вой пункт 3, затем обзор и заключение. Оставшееся время отво­дится ответам на вопросы.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступле­ния авторов (новой книги, изделия); специалистов, которые мо­гут профессионально рассказать о новинках; экспертов, способ­ных подтвердить преимущества, качественные характеристики, удовлетворяющие разнообразные потребности потребителей. Кроме того, в целях демонстрации товара или услуг (например, образо­вательных — тренинг развития навыков общения) подготавлива­ются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования.

Большое значение для успешной презентации имеет выбор ве­дущего и подготовка его к презентации. Это должен быть обая­тельный, умный, знающий проблему, энергичный, не злоупот­ребляющий юмором профессионал. Первое впечатление о пред­мете презентации создает внешний вид ведущего. Его осанка, поза, жестикуляция, общий эстетический облик имеют зачастую реша­ющее значение. Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содержание речи должно быть грамот­ным, с правильными ударениями, а подача информации — экс­прессивной и убедительной. Факты, используемые в презентации, должны быть безупречны и организованы в определенной логи­ческой последовательности.

Признаки эффективно представленной информации на пре­зентации:

-увлекательность (внимание);

-содержательность (для слушателей);

- запоминаемость (чтобы запомнили);

- активизация (побуждает к действию);

- сбалансированность (гармония объективной информации и индивидуального стиля).

Более привлекательной делают презентацию визуальные тех­нические средства. Особенно важна визуализация на тех презента­циях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультантами и экспертами для многих маловеро­ятна. В этих случаях информация представляется во всех пяти сенсорных каналах: увидеть, услышать, почувствовать, попробовать, почуять особый аромат (если это презентация парфюмерии, цве­точного магазина или кофе).

Поэтому на презентациях обычно широко практикуются спе­циальные выставочные стенды, плакаты, витрины, демонстра­ция фильмов, стеллажи с товаром, который можно потрогать ру­ками, и практическая демонстрация деятельности приборов или механизмов — такая презентация более убедительна, красноречи­ва и достоверна.

Подготовка к презентации включает в себя разработку сцена­рия, составление подробного плана подготовки и проведения, написание всех необходимых текстов, рекламных материалов, за­купку сувениров.

Успешная презентация включает следующие элементы, влияющие на ее результативность (5 «С» презента­ций):

структура презентации — компоненты, из которых она состо­ит; в ней должны быть все необходимые, перечисленные выше, части;

содержание презентации — все, что оказывает наибольшее вли­яние на восприятие аудитории;

стиль презентации — может быть высокий, деловой, дружеский, т.е. такой, который создает необходимую для конкретной ситуации атмосферу, формирует и демонстрирует корпоративный имидж, но при этом позволяет полностью отразить предмет презентации;

сопровождение презентации — все, что окружает, внешние составляющие самого пространства, где происходит презента­ция (зал, столы и стулья, их расположение, количество людей, флип-чарты, доски, ноутбуки, слайды), все, что влияет на эф­фективность и пробуждение необходимых эмоций слушателей;

ситуативное управление — поддерживание постоянного кон­такта с аудиторией, установление обратной связи с ней и адек­ватное реагирование на ее поведение, корректные ответы на во­просы, взаимодействие с «провокаторами» (людьми, имеющими негативное отношение к проблеме, иные взгляды и позиции), оптимальное невербальное поведение, соблюдение регламента.

Все перечисленные элементы должны быть тщательно отрабо­таны.

Интерактивное упражнение

Во время учебных занятий разбейте группу на «сторонников» и «противников» для обсуждения вопроса «Следует ли запретить про­изводство и продажу сигарет?». Представители каждой группы долж­ны выступать поочередно — обратиться к участникам, убедительно изложить свою позицию, постараться привлечь слушателей на свою сторону.

После окончания всех выступлений участники пишут, какие ораторы произвели на них наиболее сильное убеждающее воздействие, какие понравились своей манерой поведения и речи, какие выступления были наиболее удачными.

Далее следует проанализировать контакт, выразительность, убеди­тельность выступлений, отношение к предмету (положительное, отрица­тельное), отношение к аудитории (закрытое — открытое).

Затем группами по 3 — 5 человек нужно составить проекты «Памятки презентатору» (основные правила организации убеждающего выступле­ния) и, обсудив проекты, выработать совместную «Памятку».

Аргументации и построение возражений на презентациях. Убеж­дающая презентационная речь — это процесс, в ходе которого передается сообщение, предназначенное для укрепления опреде­ленного убеждения аудитории, его изменения или побуждения к действию. Стратегия и тактика аргументаций на презентациях во многом зависит от особенностей мыслительной деятельности че­ловека, потому что логика развития явлений получает отражение в нашем мышлении. Известны три распространенные формы мышления: понятие (отражает общие и самые существенные свой­ства предмета или явления, его содержание и объем); суждение (представляет собой форму мысли, в которой отражается связь между предметами или явлениями); умозаключение (цепочка суж­дений, последнее из которых«— заключение — является новым знанием, выводимым из уже известных суждений, называемых посылками).

На начальном этапе презентационного выступления необхо­димо ввести предмет сообщения (ключевое слово) и удерживать его в сознании аудитории путем периодического акцентирования внимания. Предмет отвечает на вопрос «О чем мы говорим?». Лю­бое утверждение, высказанное вслух на презентационном сооб­щении, должно быть логически обоснованно. С этой целью ис­пользуются тезис, аргументация и демонстрация.

Тезисом обычно называют четко сформулированную и выска­занную мысль, которую следует обосновать. Тезис отвечает на вопрос «Что мы доказываем?». Формулировка тезиса должна ис­ключать возможность понимания утверждения в другом смысле. Он должен быть предельно конкретным и кратким.

Тезис подкрепляется аргументами, доводами, которые назы­вают также основанием доказательства. Аргументы отвечают на вопрос «Чем доказываем?». Основанием доказательства могут быть совокупность фактов, статистические данные, теоретические по­ложения, веские аргументы, ссылка на признанные авторитеты, например юридические нормы, статистика, суждения, основан­ные на профессиональном или житейском опыте, и пр.

Третий элемент обоснования — демонстрация — показ того, как из данных аргументов следует тезис. Демонстрация отвечает на вопрос «Как доказываем?». Она демонстрирует ход наших рас­суждений. Доказать что-либо можно непосредственно — путем на­блюдения, собранных фактов и посредством рассуждений, т.е. логических умозаключений.

Убедить, а тем более переубедить кого-либо — это сложная задача. Для ее решения необходимо прежде всего соблюдать следу­ющие принципы.

Принцип формулировки конкретной цели выступления. Цель убеж­дающей презентации — сформировать или изменить мнение слуша­телей. Необходимо, чтобы слушатели согласились с целесообраз­ностью представленного выступающим мнения. Например: «Я хочу, чтобы аудитория считала, что новая книга по коммуникативной компетентности с практическим инструментарием необходима для развития профессиональной компетентности учителя». В данном примере ориентация сделана на то, во что следует верить слуша­телям. Если же необходимо побудить слушателей к действию, то в цели выступления должно быть не только декларировано желание добиться согласия аудитории, но и побуждение к тому, чтобы они действовали. Например: «Я хочу, чтобы мои слушатели имели в своей профессиональной библиотеке такую нужную для успеха книгу, а для этого приобрели ее».

Принцип адаптации к установкам слушателей. Установка — это преобладающие или устойчивые чувства, позитивные или негативные, связанные с неким человеком, объектом или во­просом. В практике общения люди обычно выражают свои уста­новки через мнение о чем-либо.

Следовательно, чтобы убедить участников презентации, необ­ходимо знать их мнения, точки зрения, т.е. превентивно изучать аудиторию. Мнение аудитории чаще всего концентрируется вокруг определенной точки (например: ни «за», ни «против»; или рас­сматривается в пределах от благосклонного до враждебного), пред­ставляющей обобщенную установку аудитории по отношению к предмету.

Если известно, что отношение к обсуждаемому предмету по­зитивное, то можно сконцентрировать внимание на конкретной программе действий, способной их вдохновить. Если определен­ное мнение нейтрально, то слушатели могут рассуждать объек­тивно и воспринимать разумные доводы. Если существует нега­тивная установка по отношению к обсуждаемому предмету, то следует приводить аргументы, которые будут убедительны, и хо­рошие практические примеры, подтверждающие аргументацию. При наличии враждебной точки зрения (например, у конкурен­тов) целесообразно начать свою речь издалека или не ставить целью убеждение, тогда можно добиться того, что аудитория, прослушав речь, возможно, хотя бы немного изменит отноше­ние к предмету.