Основные черты организационного управления

К основным чертам организационного управления можно отнести:

¾ неаддитивность отношений;

¾ неопределенность данных;

¾ многокритериальность;

¾ стохастичность;

¾ порог сложности;

¾ редкая повторяемость проблемных ситуаций;

¾ фактор времени.

Рассмотрим сущность каждой из черт организационного управления.

Неаддитивность отношений определяется тем, что свойства организационной системы управления не есть простая сумма свойств, входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно, применение линейных функций в качестве интегральных показателей оценки действий и решений в организационном управлении не отвечает сущности понятия· свойств организационной системы.

Применение «неаддитивных функций» создает большие трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая количество исходных данных.

Неопределенность данных - фактор, присущий моменту принятия руководителем (должностным лицом) управленческого решения (ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и\или не знает о том, что ряд характеристик влияет на последствия реализации решения, но они не учитывались при подготовке решения, и\или не знает, к какому из множеств событий отнести наблюдаемое явление.

Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы управления осуществляется по нескольким показателям.

Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ряда ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.

Организационная система управления создается для выполнения каких-то функций, следовательно оценка качества выполнения этих функций порождает другую группу показателей качества управленческих функций, которые можно условно назвать производственными или функциональными показателями.

Проблему создает не само число разных показателей, а так называемая противоречивость отдельных показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выход компромисс: такое сочетание значений показателей одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.

Стохастичность - результаты реализации управленческих решений, являются случайными событиями.

Основными причинами стохастического функционирования организационных систем управления являются: отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможными результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения, параметров управленческого решения, характеристик целей. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления неформализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом языке деловой прозы;

– случайный характер «поведения» окружающей среды и, как следствие, случайный характер возмущения (как величины, так и времени появления);

– непреднамеренные и непредсказуемые искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды в целях сбора, обработки данных людьми и представления информации в верхние инстанции;

– ограниченную управляемость оргсистем: не из всякого состояния и не при всяком возмущающем воздействии можно достичь произвольной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

Порог сложности состоит в том, что в единицу времени человек в состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой как бы порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.

Редкая повторяемость проблемных ситуаций подвергает сомнению правомочность применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъективного представления о достоверности редких событий - одна из задач теории поддержки управленческих решений.

Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая и первое лицо, а также между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления.

Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться или влиять на их использование в интересах своего участка дела, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический подчиненный, который стремится завысить норматив расходования ресурсов, начальник - сократить.

Фактор времени связан с быстрым старением добываемой информации, что выдвигает в ряд наиважнейших требований сокращения по возможности процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато вовремя.

Основные требования к организационному управлению

Организационными системами управления мы назвали, системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования. Цель может быть достигнута только, в том случае, когда организационные процессы будут эффективными, т.е. обеспечивать получение наилучших результатов на единицу затрат соответствующих ресурсов; когда организационные процессы будут надежными, т.е., гарантировано само осуществление процесса как такового; когда организационные процессы осуществляются без задержек, излишних временных разрывов и не выходят за пределы временных границ, т.е. оперативны; когда организационные системы обладают гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления; когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью той или иной стадии (этапом, периодом, фазой) и происходящими в ходе ее изменениями. Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает таким качеством, как устойчивость системы, т.е. свойством сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений.

Требования применительно к организационному управлению:

Устойчивость - свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Применительно к организационным системам управления устойчивость - способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости. Техническая устойчивость - способность противостоять воздействиям технического характера с помощью технических средств. Функциональная устойчивость - способность противостоять воздействиям социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др. Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействия окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т. д.).

Оперативность - свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки.

Оперативность процессов обеспечивается:

– ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;

– полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе, самого процесса;

– достаточной гибкостью процесса, позволяющей своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;

– регламентированием процесса и, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процесса;

– осуществление параллельного выполнения отдельных частей процесса;

– четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;

– наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временного режима реализации процесса.

Устойчивое управления всегда оперативно по своему определению. Обратное - не всегда: объясняется возможностью необеспечения нужного качества решения, несвоевременностью доведения решений до исполнителей, искажением информации только по вине средств и способов управления, построения и технического оснащения системы управления. Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности сбора данных, первичной обработки, пересылке данных, подготовки и принятия решений настолько большой, что исполнители не успевают реализовать их до появления новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия новых решений, или время на подготовку и принятие решений настолько мало, что оно не дает возможности принять качественные решения и т.д.

Гибкость - способность изменять формы и методы управления, ее зависимости от обстановки. Организационный процесс должен обладать гибкостью, то есть способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Гибкость процесса обеспечивается:

– повышением уровня управляемости процессом, так как слабая управляемость затрудняет осуществление оперативных и целесообразных изменений;

– гибкостью структуры системы, осуществляющей данный процесс;

– информативностью процесса, обеспечивающей полноту и своевременность поступления информации;

– восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления;

– оперативностью процесса, обеспечивающей своевременность изменений;

– формированием многовариантных структур реализации процесса;

– интервальностью значений длительности процесса и его отдельных стадий.

Гибкость управления имеет место, если система управления способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих действий. Например, переходить от централизованного к децентрализованному управлению, частично децентрализованному и наоборот от децентрализованного к централизованному.

Гибкость управления - одно из необходимых, но недостаточных условий эффективности управления. Система управления может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых результатов из-за некачественных (малоудачных) решений, запаздывания решений и т.п. - из-за всего, что не обеспечивает устойчивости управления.

Непрерывность свойство (способность) процесса управления не допускать перерыва между последовательно выполняемыми этапами (фазами) или другими действиями процесса, приводящими к снижению качества управления. Непрерывность процесса нарушается, если между двумя последовательно выполняемыми этапами возникает незапланированная пауза, приводящая к снижению качества выполнения последующих этапов (например, из-за потери ценности информации), - несвоевременному достижению поставленной цели и срыву всего процесса управления.