НДФЛ с аванса по зарплате: резервировать, удерживать или не учитывать. Новая позиция Минтруда

НДФЛ с аванса по зарплате: резервировать, удерживать или не учитывать. Новая позиция Минтруда

С.А. Шилкин
руководитель экспертного направления журнала «Зарплата»

Из этой статьи вы узнаете:
— почему в мае 2019 года расчет аванса станет сложнее;
— можно ли корректировать аванс, чтобы избежать проблем с НДФЛ;
— за какие формулы расчета аванса не оштрафуют;
— как прописать расчет аванса в положении об оплате труда.

 

Расчетчик аванса. Сверьте результат с суммами из вашей бухгалтерской программы.

 

Специалисты Минтруда выпустили несколько новых писем о расчете аванса и запутали всех. Из них следует, что за первую половину месяца сотрудникам нужно выплачивать фактически заработанные суммы, а уменьшение аванса в том числе на НДФЛ — это дискриминация. Но в половине компаний аванс считают в процентах от оклада. Таковы результаты опроса журнала «Зарплата». В других используют коэффициент 0,87.

Мы связались с представителями Минтруда и Роструда и выяснили, как платить аванс, чтобы не было споров с проверяющими. Проанализировали ответы чиновников и поняли, что их письма нужно читать не так.

Существует всего два основных способа расчета аванса. Они значительно отличаются. Но оба способа законны и чиновники их одобряют. Вы прочитаете о недостатках каждого способа расчета аванса и как с ними работать. Заодно мы выяснили, можно ли применять коэффициент 0,87, чтобы учесть НДФЛ. Мы привели самые удачные формулировки для внутренних документов компании о выплате аванса. Они учитывают все требования Трудового и Налогового кодексов, рекомендации чиновников.

Причины проблем с авансом

Нет порядка. В Трудовом кодексе нет четкого порядка расчета аванса. Есть только три правила, которые требуют платить зарплату (ч. 6 ст. 136 ТК):

· не реже чем каждые полмесяца;

· в дни, установленные в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном или трудовых дого

· не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислили зарплату.

Какие правила расчета аванса устанавливает Трудовой кодекс

Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда

https://www.youtube-nocookie.com/embed/pUYrxboTWVk?controls=0&rel=0

 

НДФЛ. До окончания месяца бухгалтер не начисляет зарплату и не удерживает с нее НДФЛ, если только работник не увольняется (п. 2 ст. 223 НК). Однако, получив аванс, сотрудник может заболеть, взять отпуск или по другим причинам не отработать дни с 16-го числа и до окончания месяца. Из-за этого могут возникнуть проблемы с НДФЛ — не будет суммы, из которой можно его удержать. Налоговики узнают об этой ситуации из формы 6-НДФЛ за очередной отчетный период.

Решение. Журнал «Зарплата» (2016, № 9) предложил при расчете аванса применять коэффициент 0,87. Недавно чиновники и эксперты высказались по поводу корректировки аванса на этот коэффициент. Их мнения разошлись. Мы выяснили лично у специалистов Минтруда и Роструда, как сейчас безопасно считать зарплату за первую половину месяца.

Две формулы от Минтруда для безавансового способа расчетов за первую половину месяца

Безавансовый способ предполагает расчет зарплаты за первую половину месяца по данным табеля. Минтруд привел две формулы.

Первая формула от Минтруда

Первая формула от Минтруда учитывает два показателя: базу для расчета аванса и отработанное время (письма Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549 и от 04.04.2019 № 14-1/ООГ-2146).

База для расчета аванса. Чиновники предписали исчислять аванс от оклада и обязательных выплат, которые можно посчитать за первую половину месяца: доплаты и надбавки за условия труда, выполнение дополнительного объема работ, совмещение и т. д.

Вторая формула от Минтруда

Второй способ подразумевает, что аванс уменьшают еще и на сумму НДФЛ — с помощью коэффициента 0,87 (см. комментарий ниже). При этом не путайте: вы не удерживаете НДФЛ, а просто учитываете его при расчете. Ведь налогом облагается вся сумма заработной платы, в том числе и за первую половину месяца (письмо Минфина от 07.02.2019 № 03-04-05/7113). НДФЛ вы удержите и заплатите только по итогам месяца.

Далее в статье — по каким правилам инспекторы проверяют расчет зарплаты за первую половину месяца

 

Комментирует Диана Николаевна Конькова, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России: «Как определять размер аванса по зарплате, Трудовой кодекс не устанавливает. На практике применяют разные варианты расчета аванса: — как процент от оклада (например, 40 или 50 процентов от суммы месячного оклада); — пропорционально времени, отработанному в первой половине месяца, с корректировкой на коэффициент 0,87; — как сумма, рассчитанная в зависимости от времени, отработанного сотрудником в первой половине месяца. Все приведенные варианты не нарушают закон, главное, чтобы было выполнено требование статьи 136 ТК о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца. Конкретный размер аванса определите в правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном нормативном акте».

 

С коэффициентом 0,87 формула расчета аванса выглядит так:

Выбор размера процента

40 процентов в наше время — это, скорее, результат округления. Если из 100 процентов зарплаты вычесть НДФЛ 13 процентов, то получим 87 процентов зарплаты. Половина этой величины — 43,5 процента. Ее округлили до 40.

На практике можно применять именно 43,5 процента, а можно округлить до 45 процентов. Использовать 50 процентов и более не советуем. Даже если не брать во внимание НДФЛ, в первой половине месяца, как правило, меньше рабочих дней.

Комментирует Елена Вячеславовна Воробьева, член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов РФ, к. э. н.: «Предположим, что оклад — 20 000 руб. В месяце 20 рабочих дней (10 + 10). Если вы установите расчет аванса в размере 50% оклада, то: — аванс составит 10 000 руб. (20 000 руб. × 50%); — к выплате за вторую половину 7400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. (НДФЛ) – 10 000 руб. (аванс)). Если аванс — 40% оклада, то: — аванс 8000 руб. (20 000 руб. × 40%); — к выплате за вторую половину 9400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. (НДФЛ) – 8000 руб. (аванс)). Вариант аванса “40% оклада” дает более равные выплаты, чем “50% оклада”, больше соответствует требованию о примерно равных частях зарплаты за первую и вторую половину месяца».

 

Чиновники не одобряют заниженный или завышенный процент — 20, 30, 60 и тем более 80 процентов (ответ на сайте онлайн-инспекция.рф от 06.02.2019). Это неоправданно занижает или завышает аванс. Также лучше не использовать разные проценты для разных месяцев (письмо Минтруда от 05.04.2019 № 14-1/ООГ-2063). Да, в январе и в мае в первой половине месяца очень мало рабочих дней. Но установить для этих двух месяцев аванс в размере 30 или 35 процентов от оклада, а для остальных оставить 40 процентов — это рискованный вариант.

Чиновники против и формального аванса — одинакового для всех. Выплата, например, по 5 тыс. руб. всем сотрудникам независимо от их оклада нарушает трудовое законодательство.

Сроки выплаты аванса

В Трудовом кодексе есть только одна норма, которая говорит о сроках выплаты заработной платы, — рассчитаться с сотрудником по итогам месяца нужно не позднее 15-го числа следующего месяца (ст. 136 ТК). Значит, выплатить итоговую зарплату можно в любой день в период с 1-го по 15-е число включительно (письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663). Срок для аванса — с 16-го по 30-е (31-е) число. Платить аванс 15-го числа, а итоговую зарплату в последний день месяца нельзя.

Оптимальный срок выплаты аванса — одна из дат в период с 20-го по 25-е число. Платить аванс в последний день месяца мы не советуем по двум причинам. Во-первых, последнее число попадает на разные даты — 30-е или 31-е, а в феврале на 28-е или 29-е. Во-вторых, придется рассчитать и удержать НДФЛ в день выплаты аванса (определение Верховного суда от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804, письмо Минфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69181).

Запись о сроках выплаты и их изменение. Как могут выглядеть записи о сроках выплаты зарплаты, смотрите в образце 3 ниже. Если вы надумаете изменить сроки выплаты зарплаты, уведомьте об этом работников как минимум за два месяца. Поступить так советуют в Минтруде (письмо от 21.03.2019 № 14-1/ООГ-2012).

НДФЛ с аванса по зарплате: резервировать, удерживать или не учитывать. Новая позиция Минтруда

С.А. Шилкин
руководитель экспертного направления журнала «Зарплата»

Из этой статьи вы узнаете:
— почему в мае 2019 года расчет аванса станет сложнее;
— можно ли корректировать аванс, чтобы избежать проблем с НДФЛ;
— за какие формулы расчета аванса не оштрафуют;
— как прописать расчет аванса в положении об оплате труда.

 

Расчетчик аванса. Сверьте результат с суммами из вашей бухгалтерской программы.

 

Специалисты Минтруда выпустили несколько новых писем о расчете аванса и запутали всех. Из них следует, что за первую половину месяца сотрудникам нужно выплачивать фактически заработанные суммы, а уменьшение аванса в том числе на НДФЛ — это дискриминация. Но в половине компаний аванс считают в процентах от оклада. Таковы результаты опроса журнала «Зарплата». В других используют коэффициент 0,87.

Мы связались с представителями Минтруда и Роструда и выяснили, как платить аванс, чтобы не было споров с проверяющими. Проанализировали ответы чиновников и поняли, что их письма нужно читать не так.

Существует всего два основных способа расчета аванса. Они значительно отличаются. Но оба способа законны и чиновники их одобряют. Вы прочитаете о недостатках каждого способа расчета аванса и как с ними работать. Заодно мы выяснили, можно ли применять коэффициент 0,87, чтобы учесть НДФЛ. Мы привели самые удачные формулировки для внутренних документов компании о выплате аванса. Они учитывают все требования Трудового и Налогового кодексов, рекомендации чиновников.

Причины проблем с авансом

Нет порядка. В Трудовом кодексе нет четкого порядка расчета аванса. Есть только три правила, которые требуют платить зарплату (ч. 6 ст. 136 ТК):

· не реже чем каждые полмесяца;

· в дни, установленные в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном или трудовых дого

· не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислили зарплату.