Организация закупочной деятельности на предприятии

 

Возможны разные варианты организации закупочной деятельности на предприятии. По одному из вариантов рассмотренные выше функции распределяются между различными функциональными подразделениями предприятия: потребность в материалах определяет производственный отдел; бюджет закупок составляет экономический отдел; решение об объемах закупок и выборе поставщиков принимает руководство предприятия; вспомогательные подразделения отвечают за складирование и транспортировку материалов и т.д. Департамент закупочной логистике в этом случае в основном выполняет работу по снабжению предприятия материалами: заключает договоры с поставщиками, организует их поставку, распределение между подразделениями предприятия.

По другому варианту все функции закупочной деятельности на предприятии, осуществляется самостоятельным подразделением в структуре органов управления предприятием. Эти подразделения на разных предприятиях имеют различные наименования: департамент (отдел) материально-технического снабжения, материально-технического обеспечения, закупок, закупочной деятельности, закупок и сети поставок, закупок и снабжения и др. Считается [14], что сосредоточение закупочной деятельности в одном подразделении создает возможности ее логистической оптимизации. Возможна и смешанная организация закупочной деятельности на предприятии. На крупных предприятиях могут быть созданы отдельно департамент внешней кооперации, отдел импортных товаров и др.

Функции отдела закупок – обеспечение предприятия необходимыми материальными ресурсами требуемого качества. Разработка проектов текущих и перспективных планов закупки материальных ресурсов; мониторинг поставщиков, анализ рекламных предложений, проведение мероприятий по оценке надежности поставщиков; создание необходимых производственных запасов с учетом определения потребности в материальных ресурсах и норм расхода; поиск возможных источников покрытия материальных ресурсов предприятия за счет внутренних ресурсов; подготовка проектов договоров с поставщиками, согласование сроков и условий поставок; организация обеспечения поставки материальных ресурсов требуемого количества и качества в согласованный срок; разработка нормативов обеспечения производственными (складскими) запасами; разработка мероприятия по снижению затрат на транспортировку, хранение закупаемых ресурсов и другие функции.

(маг дисс А. Ждановой)

Вариант организационной структуры департамента закупок приведен на рисунке 6.1. Отдел закупок тесно взаимодействует и с другими подразделениями предприятия. (слайд 15, 16)

 

 

Рисунок 6.1 – Организационная структура департамента закупок

В группах взаимосвязанных предприятий (холдингах, концернах и т.п.) часто закупочную деятельность, в первую очередь работу с поставщиками, централизуют на одном предприятии (как, правило, в управляющей организации), которое:

обрабатывает заявки дочерних предприятий на материалы, формирует годовые и оперативные планы холдинга на поставку материалов, составляет бюджет закупок и согласовывает его с департаментом экономики;

 осуществляет управление поставщиками, централизацию и консолидацию закупок для предприятий холдинга;

организует транспортное обслуживание поставок;

осуществляет своевременную оплату поставленных материалов;

выявляет  и анализирует отклонения факта от плана поставок, их причин и виновников, разрабатывает мероприятия  по их устранению.

Дочерние предприятия холдинга с поставщиками не взаимодействуют, они:

рассчитывают потребность дочернего предприятия в материалах;

учитывают и контролируют поставки материалов дочернему предприятию;

 иногда организуют снабжение материалами непосредственно производственный  процесс своего предприятия.

Актуально использование в холдинге единой системы кодирования  материалов и интегрированной информационной системы.

Централизация закупочной  деятельности в холдинге исключает дублирование заявок на материалы, обеспечивает консолидацию закупок и снижение затрат, способствует своевременности оплаты поставок материалов и соответственно снижению неустойки за несвоевременную оплату, оптимизирует платежи в зависимости от  приоритетности поставщиков.

Часть работ по закупочной деятельности, в первую очередь транспортно-экспедиционной, складской, таможенной, управление поставщиками, а возможно всю закупочную функцию в целом, предприятиям бывает выгоднее передать на аутсорсинг специализированным организациям, например, логистическим провайдерам (3РЛ, 4РЛ и уже 5РЛ), имеющим современное оборудование, квалифицированных специалистов. Это позволит использовать системы JIT, VMI (см. раздел 7.3), склады поставщика и принесет другие выгоды.

Целесообразно передавать на аутсорсинг также работы, для выполнения которых в штате предприятия (отдела закупок) не выгодно держать узкого специалиста, который не может быть загружен полный рабочий день (месяц, год). Например, для таможенного оформления закупок лучше привлечь стороннюю организацию - таможенного брокера.

Большое значение имеет бенчмаркинг – постоянное и систематическое совершенствование закупочной логистики на основе изучения опыта передовых предприятий и использовании лучшего на своем предприятии. К сожалению, применение бенчмаркинга в логистике затруднено из-за отсутствия или недоступности данных о логистических затратах у конкурентов.

Для эффективного выполнения своих функций отдел закупок должен обладать полномочиями в выборе поставщиков, установлении цен и условий договора на поставку материалов, сертификации материалов, контроле за поставщиками, лимитировании выдачи материалов подразделениям предприятия и контроле за их расходованием, за наличием и движением материалов на складах и т.д.

Большое значение имеет система показателей эффективности организации и качества закупок, по которым можно оценить закупочную деятельность и соответственно отдела закупок в организациях.

В качестве примера рекомендуем рассмотреть материал немецкого «Союза по материалам, закупкам и логистике», опубликованный в газете «Экономика и жизнь» [17].

 

Контрольные вопросы

1. Как могут быть распределены функции закупочной логистики между различными подразделениями предприятия?

2. Что из закупочной логистики и почему может быть целесообразно передать на аутсорсинг специализированным организациям?

3. Что означает бенчмаркинг в закупочной логистике?

Планирование потребности в материалах