Учет расчетов по выданным авансам.

Учет денежных средств, выданных под отчет, ведется на счете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчетные суммы выдаются по РКО на определенные цели. Это могут быть командировочные, приобретение материальных ценностей, хозяйственные нужды. При направлении сотрудника в командировку издается Приказ, в котором указываются цели и задачи, поставленные перед сотрудником, указанные в срок выбытия и прибытия, рассчитываются средства на приобретение билетов (туда и обратно), оплата гостиницы и суточные.

Денежные средства выдаются за день до выезда на покупку билетов. При возвращении из командировки дается 3 дня на составление авансового отчета (Приложение 21) об использовании денежных средств. Каждая использованная денежная сумма должна подтверждаться документом (авто/ж/д билеты, счет за проживание в гостинице,  документы на приобретение материальных ценностей). Не подтвержденные документально суммы в авансовый отчет (Приложение 21) не включаются, кроме суточных. В настоящее время они оплачиваются в размере 25 грн.

Сотруднику, отправляющемуся в командировку, выдается командировочное удостоверение (Приложение 16), где указывается ФИО работника; должность; цель и задачи, поставленные перед ним; № Приказа; дата, на основании которого он был отправлен; срок командировки (количество дней).

Командировочное удостоверение подписывается руководителем и ставится печать. На обратной его стороне проставляются отметки о прибытии, выбытии и подписывается ответственным лицом данного предприятия. Ставится круглая печать.

В пункте прибытия ставится соответствующая отметка, подпись ответственного лица и печать.

Даты прибытия и выбытия в пунктах назначения должны соответствовать датам в проездных документах. Счета на оплату за проживание также должны соответствовать датам о прибытии/выбытии в командировочном удостоверении. Исправления, зачеркивания, помарки в командировочном удостоверении и отчетах не допускаются.

Если по возвращении из командировки не все средства использованы, они должны быть сданы в кассу в течение 3 дней.

Если денежные средства выданы на приобретение материальных ценностей, хозяйственные нужды, - получивший денежные средства под отчет должен отчитаться на следующий день.

Если неиспользованные на командировку денежные средства сданы в кассу предприятия позднее окончания 3 банковского дня, следующего за днем завершения командировки, но в текущем месяце, то удерживается штраф в размере 15% от несданных в срок денежных средств с подотчетного лица. И 25% от несданной в срок суммы денежных средств – штраф удерживается за счет предприятия.

Если неиспользованные на командировку денежные средства сданы в кассу предприятия позднее окончания 3 банковского дня, следующего за днем завершения командировки и в следующем месяце – удерживается штраф в размере 15% с подотчетного лица, 25% от неиспользованной суммы – с предприятия. Также с подотчетного лица удерживается НДФЛ в размере 15% со всей несданной суммы и он перерасчету не подлежит с применением натурального коэффициента 1,1494.

Неиспользованные суммы, взятые на хозяйственные нужды, сданы в кассу предприятия на 2 или 3 банковский день, следующий за днем завершения выполнения поручения, 15% с подотчетного лица не удерживаются, с предприятия при этом удерживается 25 % от неиспользованной в срок суммы.

Если предприятие не выдает денежные средства на командировку – на основании п. 1.11. инструкции №59, ст. 121 КЗоТа, ст. 41 КоАП – налагаются административные санкции.

В случае выдачи денежных средств лицу, не отчитавшемуся по ранее взятым под отчет суммам, на предприятие налагается штраф в размере 25% вновь выданных под отчет сумм.

Пример:

Выдана под отчет 50 грн. на покупку канцтоваров.

1. Перечислены деньги в кассу 50 грн. на хоз. нужды (Приложение 13, 14).

Дт 301 «Касса в национальной валюте»

Кт 311 «Текущий счет в национальной валюте»

2. Выданы с кассы под отчет 50 грн (Приложение 17).

Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 301 «Касса в национальной валюте»

3. Куплены 2 пачки бумаги, 40 шт. стержней и 5 ручек на общую сумму 45 грн. (Приложение 18)

Дт 92 «Административные расходы»

Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

4. Возвращены остатки средств, выданных в подотчет, в кассу в сумме 5 грн. (Приложение 19)

Дт 301 «Касса в национальной валюте»

Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

Согласно Приказа №18 от 14.03.07. петрова П. П. командировать в г. Киев для доставки запасных частей в корпорацию «УкрАвто» сроком на 3 дня с 14.03.07 по 16.03.07 г. Выдать под отчет на командировку 500 грн.

1. Получены на командировку денежные средства в сумме 500 грн. (Приложение 13, 14)

Дт 301 «Касса в национальной валюте»

Кт 311 «Текущий счет в национальной валюте»

2. Выдана в подотчет сумма 500 грн. (Приложение 20)

Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 301 «Касса в национальной валюте»

Петров П. П. купил билеты в Киев и обратно (на 115 грн, постель – 10 грн, суточные – 25 грн на 3 дня). Купил запчасти на 300 грн. с НДС (шестерня 4-й передачи вторичного вала).

115 грн., в т. ч. НДС = 19,16 грн.

10 грн., в т. ч. НДС = 1,67 грн.

300 грн., в т. ч. НДС = 50 грн.

Поскольку предприятие имеет право включить сумму НДС в налоговый кредит, рассчитаем сумму без НДС.

230 – 38,32 = 191,68 грн

20 – 3,34 = 16,66 грн.

300 – 50 = 250 грн.

И сумма суточных, которые не облагаются НДС, - 75 грн.

3. Отражены расходы, включенные в себестоимость запчастей в общей сумме 533,34 грн.:

Дт 281 «Товары на складе»

Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

4. Отражен НДС в сумме 91,66 грн.

Дт 641 «Расчеты по налогам»

Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

Включим в отчет об использовании средств сумму без НДС, НДС и сумму с НДС (Приложение 21). Общая сумма составила 625 грн. с НДС. Сумма переплаты равна 625 – 500 = 125 грн.

3. Выдана из кассы сумма переплаты в размере 125 грн. (Приложение 22).

Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 301 «Касса в национальной валюте»