Какие кадровые документы являются обязательными

Законодательством не определено понятие "кадровые документы" и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы.

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Изменять условия трудового договора допускается только по соглашению сторон (кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ), которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

См. образец заполнения трудового договора.

 

2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков".

 

См. образец заполнения графика отпусков.

 

Подробнее о том, является ли график отпусков локальным нормативным актом, см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации".

 

3. Трудовые книжки и книги по их учету.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для него основной, кроме случаев, установленных Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом. Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять их лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками умершего работника, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Ведение указанных книг разграничено между подразделениями организации (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Первая книга ведется бухгалтерией, а вторая - кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников.

См. образец заполнения трудовой книжки.

 

См. образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

 

См. образец приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них.

 

4. Сведения о трудовой деятельности. Они предоставляются работнику в случаях, установленных законом. Например, в день прекращения трудового договора должны быть выданы сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Подробнее о том, в каких случаях и как предоставить сведения о трудовой деятельности работнику, см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)".

 

См. образец заполнения формы СТД-Р.

 

5. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время".

 

См. образец заполнения табеля учета рабочего времени.

 

См. образец заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (для бюджетного учреждения).

 

6. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Подробнее о применении унифицированной формы N Т-2 "Личная карточка работника" см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Классификаторы, используемые при заполнении личной карточки формы N Т-2".

 

Подробнее о заполнении личной карточки работника см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу".

 

См. образец заполнения личной карточки.

 

См. образец заполнения учетной карточки.

 

7. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

Подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации".

 

См. образец заполнения штатного расписания.

 

8. Обязательные локальные нормативные акты организации:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается включение в ПВТР, например, норм о защите персональных данных, оплате труда и премировании, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них.

 

Важно! Согласно ч. 5 ст. 189 ТК РФ для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами.

Если в отношении работников организации действуют такие уставы и положения, то ПВТР должны содержать аналогичные нормы для обязательного ознакомления с ними работников перед подписанием трудовых договоров. Уставы и положения непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников.

 

См. образец заполнения Правил внутреннего трудового распорядка;

 

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников".

 

См. образец заполнения положения о персональных данных;

 

в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии. Так, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премировании работников, действующем у работодателя.

В данном локальном нормативном акте работодатель вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют (например, доплата за работу в вечернюю смену).

Помимо указанного положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК РФ оно должно быть начислено.

Данным локальным нормативным актом также могут устанавливаться нормы труда. Согласно ст. 162 ТК РФ их введение, замена и пересмотр могут предусматриваться локальными нормативными актам. В связи с этим, если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия;

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.

См. образец заполнения положения о ненормированном рабочем дне;

 

д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время".

 

9. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1) о составных частях заработной платы за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен. Целесообразно установить такой порядок в локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459, Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

Например, работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте порядок извещения работника о составных частях заработной платы путем направления расчетного листка по электронной почте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).

См. образец заполнения приказа.

 

10. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.

Согласно ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

В силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, которые уполномочены в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Например, согласно пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ) единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и др.) после избрания на должность действует от имени общества без доверенности. Подтверждением полномочий руководителя общества для сторонних организаций (в частности, для финансовых организаций, банков) может выступать приказ о вступлении в должность. Руководитель общества может передать свои полномочия, в том числе на подписание документов, на основании доверенности. Такой вывод следует из пп. 2 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Полномочия на подписание тех или иных документов от имени работодателя могут быть предусмотрены также, например, принимаемыми им локальными нормативными актами, в том числе положениями, приказами о распределении обязанностей (если в них указано на соответствующее полномочие конкретного работника). Такой вывод следует из абз. 2 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, Письма Роструда от 08.04.2011 N 941-6-1.

См. образец заполнения доверенности.

 

См. образец заполнения приказа.

 

11. Положение о филиале, представительстве. Согласно абз. 1 п. 3 ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства действуют на основании положений, утвержденных создавшим их юридическим лицом. Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления.

Положения о филиалах, представительствах хранятся постоянно по месту их утверждения (ст. 33 Перечня типовых управленческих архивных документов).

12. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). Это следует из п. 4 ст. 8 Воздушного кодекса РФ.

 Категории работников, для которых законом предусмотрена аттестация

 

Порядок, условия проведения аттестации не упомянутых в законах работников в настоящее время не урегулированы. Однако уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только после подтверждения его несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации. Аналогичный вывод содержится в Письме Роструда от 06.03.2013 N ПГ/1180-6-1. В связи с этим, если в организации предполагается проведение аттестации, требуется утвердить положение об аттестации. В нем следует указать порядок и условия действий работодателя и работника в случае необходимости аттестации персонала.

См. образец заполнения Положения о проведении аттестации.

 

13. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. Такой вывод следует из положений пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил коммерческую тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

14. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

- правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

- инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390, п. 2 Руководства, утвержденного МЧС России 30.03.2020 N 2-4-71-6).

Кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель в соответствии со ст. ст. 227 - 231 ТК РФ обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

15. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Следовательно, данный документ является обязательным только в указанном случае.

См. образец заполнения графика сменности.

 

16. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

17. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.

Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена, в частности, ст. ст. 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402 ТК РФ и вытекает из функций, осуществляемых единоличным исполнительным органом общества - генеральным директором, директором. Например, в пп. 3 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ указано, что такой орган издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

Можно привести только примерный список приказов (распоряжений), который формируется на протяжении всей деятельности отдельного работодателя с учетом его специфики:

- приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу.

См. образец заполнения приказа о приеме на работу.

 

См. образец заполнения приказа о приеме на работу нескольких работников;

 

- приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу.

См. образец заполнения приказа о постоянном переводе работника на другую работу.

 

См. образец заполнения приказа о временном переводе работника на другую работу.

 

См. образец заполнения приказа о переводе нескольких работников на другую работу;

 

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам).

См. образец заполнения приказа о предоставлении отпуска работнику.

 

См. образец заполнения приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам.

 

См. образец заполнения приказа о предоставлении отпуска за ненормированный рабочий день;

 

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении).

См. образец заполнения приказа об увольнении работника.

 

См. образец заполнения приказа об увольнении нескольких работников;

 

- приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку.

См. образец заполнения приказа о направлении работника в командировку.

 

См. образец заполнения приказа о направлении работников в командировку;

 

- приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов).

См. образец заполнения приказа о поощрении работника.

 

См. образец заполнения приказа о поощрении нескольких работников.

 

- приказ о применении дисциплинарного взыскания.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о снятии дисциплинарного взыскания.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об изменении штатного расписания.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о назначении лица, ответственного за охрану труда (в случае его наличия).

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об оплате сверхурочной работы.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о выполнении дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня.

См. образец заполнения приказа о выполнении дополнительной работы в порядке совмещения должностей.

 

См. образец заполнения приказа о расширении зоны обслуживания.

 

См. образец заполнения приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

 

- приказы об утверждении локальных нормативных актов.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об удержании из заработной платы работника.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об оплате труда при изготовлении продукции, оказавшейся браком.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об оплате времени простоя.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о создании комиссии по различным вопросам (определение ущерба, расследование несчастного случая, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.).

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о направлении на подготовку (профессиональное обучение или получение профессионального образования) или на получение дополнительного профессионального образования.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о возмещении ущерба работнику.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о компенсации работнику морального вреда.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о предоставлении компенсации за переработку в предпраздничный день.

См. образец заполнения приказа о предоставлении дополнительного времени отдыха.

 

См. образец заполнения приказа об оплате переработанного времени;

 

- приказ об установлении неполного рабочего времени в организации.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ об отзыве работника из отпуска.

См. образец заполнения приказа;

 

- приказ о выплате материальной помощи.

См. образец заполнения приказа.

 

Нужно ли регистрировать кадровые приказы, проставлять в них дату и номер? Вывод о необходимости проставления в кадровых приказах даты и номера можно сделать, в частности, из анализа абз. 2 п. 1.2, абз. 3, 7 п. 3.1, абз. 1, 3 п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Согласно положениям перечисленных норм в соответствующей графе трудовой книжки должны проставляться номер и дата приказа, на основании которого внесена запись. При регистрации документов (в том числе кадровых) в государственных органах, органах местного самоуправления необходимо учитывать, в частности, Правила делопроизводства, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71. Согласно этим Правилам в процессе документооборота обеспечивается регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, и подписанные приказы, распоряжения регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день (п. п. 3.1, 3.51 Правил делопроизводства, утвержденных Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71). Работодатель, для которого порядок кадрового делопроизводства (в том числе регистрации кадровых приказов) нормативно не определен, может предусмотреть его в соответствующем локальном нормативном акте. Данный вывод следует из ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В качестве примера при разработке можно взять Правила. В разрабатываемом порядке документирования желательно учесть вопросы оформления документа и отразить обязательность следующих реквизитов: - наименование работодателя; - вид (наименование) документа; - место издания документа; - удостоверение документа (подпись, печать, гриф утверждения); - дата документа (дата подписания или составления - в зависимости от вида документа); - номер документа, присвоенный при регистрации.

 

18. Иные документы, к которым, в частности, относятся:

а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например следующие:

- о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);

- необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

- получении персональных данных от третьих лиц (п. 3 ст. 86 ТК РФ);

б) справки, полученные от работников (их копии), например следующие:

- о подтверждении беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ);

- характере и условиях труда (ст. 283 ТК РФ);

- наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (ч. 1 ст. 65 ТК РФ);

- стаже работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69);

- периодах работы, включаемых в страховой стаж (п. 9 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н), и др.

Обратите внимание, что справки, представляемые работниками в последних двух случаях, не являются единственными документами, которыми подтверждается соответствующий стаж. Подтвердить его можно также заверенными копиями приказов и другими документами.

См. образец заполнения справки о работе по совместительству.

 

См. образец заполнения справки о стаже работы;

 

в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например следующие:

- о непредоставлении объяснений работником (ч. 1 ст. 193 ТК РФ);

- об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ);

- об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ) и др.