Рекомендуемые документы, сроки их хранения в организации

 

К документам, которые могут быть у работодателя, относятся, например, следующие.

1. Личное дело.

Ведение личных дел является обязательным только в некоторых случаях. Так, личные дела формируются в отношении гражданских служащих. В них вносятся данные и сведения в соответствии с ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Если организация создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью, акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел работников самостоятельно. Если в организации они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям (проведение аттестации, сокращение штата, численности) получить максимально большой объем информации о каждом работнике в кратчайшие сроки.

См. образец заполнения описи документов личного дела.

 

2. Коллективный договор.

Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом РФ (ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ). Коллективный договор не обязательно должен быть в каждой организации, однако отказаться от инициированных работниками коллективных переговоров о его подготовке и заключении работодатель не вправе. Это следует из совокупности положений абз. 11 ч. 1 ст. 21, абз. 8 ч. 2 ст. 22, гл. 6, ч. 2 ст. 40, ст. ст. 42, 54 ТК РФ, ст. ст. 5.28, 5.30 КоАП РФ.

Подробнее о порядке заключения коллективного договора см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Коллективный договор".

 

3. Должностная инструкция.

В ней, в частности, конкретизируется трудовая функция работника.

Порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Работодатель может оформить должностную инструкцию в виде приложения к трудовому договору либо как самостоятельный документ. Аналогичное мнение содержится в Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу".

 

См. образец заполнения должностной инструкции.

 

4. Положение о порядке прохождения испытания.

Такой документ позволит установить, например, порядок составления документов, подтверждающих успешное (неуспешное) прохождение работником испытания при приеме на работу, или определить условия, при выполнении которых работник считается справившимся с испытанием.

5. Положение о структурном подразделении.

Этот документ не является обязательным, но его наличие в организации позволяет разграничить полномочия между подразделениями одного работодателя и определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений.

См. образец заполнения положения о структурном подразделении.

 

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ (ч. 1 ст. 21.1 данного Закона).

Сроки хранения документов приведены, в частности, в Перечне типовых управленческих архивных документов. Сокращать определенные Перечнем сроки нельзя (п. 4.10 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Сроки хранения, установленные в указанном Перечне, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством (в том числе до 18.02.2020, то есть до вступления в силу Приказа об утверждении Перечня). Исключение - документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до 18.02.2020 (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).

При хранении документов по личному составу необходимо учитывать в том числе положения ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ. Согласно указанным положениям срок хранения составляет:

- для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., - 75 лет (ч. 1 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ);

- для документов, законченных делопроизводством после этой даты, - 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Положения ч. 1 и 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

 

3. Основания для издания документов в организации

 

Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем.

В качестве оснований можно привести следующие:

а) для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы;

б) для приказа о приеме на работу - трудовой договор;

в) для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника;

г) для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника;

д) для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.;

е) для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы;

ж) для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты;

з) для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника;

и) для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.