Создание группы контрагентов

Изначально справочник Все организации включает несколько групп: Свои организации, Поставщик, Покупатель. Группа Свои организации является системной – ее нельзя удалить или переименовать. Кроме того, группа Свои организации для удобства представлена в разделе Справочники в виде отдельного подраздела.

В процессе работы пользователь может создавать свои группы контрагентов, например, для выделения каких-либо направлений деятельности (“Дилеры”, “Партнеры”, “Торговые агенты” и другие). Для создания группы необходимо выполнить операцию создания или правки контрагента, а затем перейти на вкладку Группы, нажать кнопку [ Создать ] и ввести название группы (см. Рис. 2.42).

Создание контрагента

Рис. 2.39. Контрагент (Имя)

Для создания контрагента в справочнике необходимо нажать Ins / / Создать. В результате появится окно описания контрагента (см. Рис. 2.39).

В верхней части окна расположены кнопки [ Имя ], [ Дополнительно ], [ Реквизиты ], [ Группы ] [ Настройки ], [ Аналитика ], [ Доступ ], служащие для перехода к соответствующим вкладкам с описанием различных характеристик и параметров контрагента.

Вкладка Имя, при загрузке окна она открывается первой (см. Рис. 2.39), содержит форму, полное и краткое название организации, телефоны и прочую контактную информацию.

Вкладка Дополнительно (см. Рис. 2.40) открывается при нажатии одноименной кнопки и содержит коды организации в различных системах классификации, в том числе штрих-код (используется, как идентификатор организации в дисконтной системе или при штрих-кодировании клиента), а также адрес и паспортные данные контактного лица.

Рис. 2.40. Контрагент (Дополнительно)

Вкладка Реквизиты (см. Рис. 2.41) открывается при нажатии одноименной кнопки и содержит платежные реквизиты организации, Ф.И.О. руководителя и гл. бухгалтера.

Рис. 2.41. Контрагент (Реквизиты)

При помощи кнопки [ Создать ] можно создать несколько наборов платежных реквизитов для одного контрагента, последовательно заполнив блок реквизитов (Расчетный счет, Банк/отделение, Город банка, Код/БИК, Корреспонд. счет, Дополнительно) для каждого набора.

Вкладка Группы (см. Рис. 2.42) отображает существующие группы контрагентов. Если необходимо включить контрагента в какую-либо группу, то следует установить метку напротив названия данной группы, т.е. отметить эту группу в перечне групп. Для создания группы необходимо нажать кнопку [ Создать ] и ввести название группы.

Для удаления группы необходимо нажать кнопку Удалить. В случае, если удаляемая группа не пуста (имеются контрагенты, отнесенные к данной группе), система предупредит об этом, но позволит удалить группу после дополнительного подтверждения. При этом контрагенты, относившиеся к данной группе, не удаляются.

Рис. 2.42. Контрагент (Группы)

Вкладка Настройки (см. Рис. 2.43) содержит описание следующих параметров настройки для контрагента:

Контроль баланса

4 Включить контроль максимального кредита – опция контроля максимально допустимой суммы кредита при операциях с контрагентом. При включении данной опции становятся активными остальные поля блока Контроль баланса.

4 Размер кредита – максимально допустимая сумма кредита.

4 С учетом незавершенных сделок – расчет баланса с учетом неотгруженных накладных.

4 Считать баланс по договорам – расчет баланса с учетом документов, связанных с договорами (сумма документа по договору, учитываемая в балансе, в этом случае может отличаться от номинальной суммы документа).

4 Не включать документы вне договоров – исключать из расчета баланса документы, не связанные с договорами. Данное поле активно только при включении признака Считать баланс по договорам.

Рис. 2.43. Создание организации (Настройки)

Ввод документов

4 Прайс-лист – прайс-лист, который используется по умолчанию при оформлении документов, связанных с данным контрагентом.

4 Скидка – размер постоянной скидки клиента в процентах. Эта скидка, наряду с другими, может быть использована при формировании документов, связанных с данным контрагентом.

4 Менеджер – Ф.И.О. менеджера, связанного с данным контрагентом. Выбирается из списка. При отсутствии нужной фамилии в списке, выбрать из списка значение “<Создать…>” и ввести Ф.И.О. менеджера в открывшемся диалоговом окне, затем нажать кнопку [ OK ].

4 Ввод НДС – способ определения НДС при взаиморасчетах с данным контрагентом. По умолчанию поле имеет значение “из тов.”, это означает, что ставка НДС берется из товара. В данном поле возможно указать специфическую налоговую ставку, например льготную.

4 Ввод НП – способ определения НП при взаиморасчетах с данным контрагентом. Заполняется аналогично НДС.

4 При копировании документа заменять на – организация, на которую автоматически заменяется данный контрагент при создании документа путем копирования из аналогичного документа, связанного с данным контрагентом. Выбирается из справочника организаций.

Вкладка Настройки (см. Рис. 2.43) содержит кнопки:

[ Баланс ] – вызов информации о состоянии баланса контрагента. Кнопка активна только в режиме правки.

[ Свои организации ] – вызов списка своих организаций для установления связи своей организации с данным контрагентом. Данная связь используется при заполнении реквизитов документов: смена контрагента ограничивает выбор своей организации.

[ Грузополучатели ] – переход в специальное диалоговое окно для формирования на основе справочника организаций списка грузополучателей, связанных с данным контрагентом.

Вкладка Аналитика отражает аналитические признаки, связанные с данным контрагентом. Здесь можно сформировать необходимую аналитику для выбранной организации. Работа с аналитическими признаками подробно изложена в разделе “Прочие справочники”, “Аналитические признаки”).

Вкладка Доступ отражает зарегистрированные группы пользователей. Здесь можно регламентировать для определенных групп пользователей право на доступ к организации и относящимся к ней документам. Для этого необходимо развернуть соответствующую группу, нажав на “+”, и установить метку на доступе.

Правка данных контрагента

Для изменения данных контрагента необходимо найти его в справочнике и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши или нажать / Ctrl+Е nter / Правка. В результате появится окно описания контрагента (см. Рис. 2.39) в режиме правки.

Объединение контрагентов

Данная функция предназначена для объединения/слияния 2-х контрагентов в справочнике Все организации. Для объединения контрагентов необходимо:

4 Выбрать контрагента, описание которого система возьмет для организации, получившейся в результате объединения.

4 Выбрать действие Объединение контрагентов в контекстном меню или в главном меню, п. Операции. В результате появится диалоговое окно Объединение контрагентов.

4 Выбрать поглощаемого контрагента в поле Объединить с.

4 При необходимости в поле Новое имя задать полное название организации, получающейся в результате объединения и нажать кнопку [ OK ].

При наличии в системе документов, относящихся к объединяемым организациям, в них произойдут адекватные замены.