ТЕКСТ ДолжностнОЙ инструкциИ секретаря

На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Секретарь должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;

· руководящий состав организации и ее подразделений;

· правила эксплуатации печатных устройств, диктофонов, магнитофонов;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· основы организации труда;

· законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

На секретаря возлагаются следующие должностные обязанности:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

Организует телефонные переговоры руководителя структурного подразделения.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя структурного подразделения принятые сообщения и доводит их до его сведения;

Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

Принимает документы на подпись руководителю;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

Неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие ГОСТ.

Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

Сохранность документации. Несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив.

Разглашение конфиденциальной информации и сведений, составляющих коммерческую тайну.

Невыполнение указаний и поручений руководителя, плана работ.

Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству и правил техники безопасности.

Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих функций и обязанностей.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

Секретарь имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности;

Сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. 

Секретарь в своей деятельности взаимодействует:

С руководителями структурных подразделений по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

С юридической службой предприятия по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

Со службами хозяйственного и технического обслуживания предприятия по вопросам обеспечения средствами организационной и компьютерной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

На секретаря возлагаются следующие функции:

Документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

Оперативно-организационное обслуживание руководителя.

Критерии оценки задания 1

№	Критерии оценки	Баллы
1	Документ оформлен в соответствии с формуляром. За каждое несоответствие снимается 1 балл	12
	Соблюдены все условия при оформлении документа. За каждое нарушение снимается 1 балл.	8
	ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 баллов «хорошо» - 14—17 баллов «удовлетворительно» - 13—10 баллов

 

Задание 2 практической работы:

Оформите приказ в продольном расположении, используя ИТ создания текстовых документов в соответствии с формуляром документа. Текст приказа представлен ниже. Формуляр приказа, приложение 5.

 

Условия оформления документа:

1. Документ оформлен в текстовом файле «Приказ Фамилии».

2. Документ оформлен в соответствии с формуляром, принятом для данной разновидности документов.

3. Соблюдается очередность расположения составных частей документа.

4. Составные части выделены в тексте для более легкого восприятия документа.

5. Стандартные абзацные отступы в документе.

6. Документу придана юридическая сила.

7. Все реквизиты, проставляемые на бумажном документе рукописно, обозначаются напечатанными словами.

СОВЕТ – для оперативности оформления документа используйте формуляр и вставляйте в него скопированный материал из текста приказа. Не забудьте внести необходимую конкретную информацию и удалить лишнюю информацию.

Бланки для оформления результатов работы:

· Электронный бланк приказа продольный. Путь: Делопроизводитель/ЗАО Вертикаль/Канцелярия/Бланки ЗАО Вертикаль/

· Электронный текст документа. Путь: Делопроизводитель/ Документы для занятий/Тексты документов для ПР.

· Электронный формуляр приказа. Путь: Делопроизводитель/ Документы для занятий/ Формуляры документов.

ТЕКСТ приказа

ПРИКАЗ. Об организации занятий по повышению квалификации. В соответствии с Уставом предприятия приказываю: 1. организовать на заводе трехмесячные курсы по повышению квалификации руководящих и инженерно-технических работников по прилагаемой программе курсов на 48 часов. 2. Утвердить контингент работников согласно прилагаемому списку. 3. установить день занятий на курсах – вторник, продолжительность занятий – 4 академических часа. Контроль за работой занятий и общее методическое руководство возложить на главного инженера Архипова В.С. Директор завода Ефремов А.И..

Критерии оценки задания 2

№	Критерии оценки	Баллы
2	Документ оформлен в соответствии с формуляром. За каждое несоответствие снимается 1 балл	13
	Соблюдены все условия при оформлении документа. За каждое нарушение снимается 1 балл.	7
	ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 баллов «хорошо» - 14—17 баллов «удовлетворительно» - 13—10 баллов

 

Задание 3 практической работы:

Оформите документы группы СИД, используя соответствующие формуляры. Тексты документов представлены ниже. Недостающие реквизиты придумайте сами.

 

Условия оформления документа:

1. Документы оформлены в текстовом файле «СИД Фамилии».

2. Документы оформлены  в соответствии с формуляром, принятом для данной разновидности документов.

3. Соблюдается очередность расположения составных частей документа.

4. Составные части выделены в тексте для более легкого восприятия документа.

5. Стандартные абзацные отступы в документе.

6. При оформлении документа, соблюдаются требования, предъявляемые к оформлению материала печатным способом.

7. Документу придана юридическая сила.

8. Все реквизиты, проставляемые на бумажном документе рукописно, обозначаются напечатанными словами.

СОВЕТ – для оперативности оформления документа копируйте заголовочную часть формуляра и вставляйте в него скопированный материал из текста документов.

Бланки для оформления результатов работы:

· Электронные бланки докуменетов. Путь: Делопроизводитель/ЗАО Вертикаль/Канцелярия/Бланки ЗАО Вертикаль/

· Электронный текст документа. Путь: Делопроизводитель/ Документы для занятий/Тексты документов для ПР.

· Электронный формуляр документов. Путь: Делопроизводитель/ Документы для занятий/ Формуляры документов.

ТЕКСТЫ ДОКУМЕНТОВ

Задание 3.1. На бланке для письма оформите документ

ПИСЬМО. В соответствии с п. 6 договора от 01.07.2018 г. №12/25 «О поступлении продукции». Вы обязаны поставить в течение месяца кожаной фурнитуры на общую сумму 150 000 рублей. Фактически ее сдано на сумму 120 000 рублей. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму 30 000 рублей.

Согласно п. 8 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка размере 5 % от суммы недопоставки, что составляет 1500 рублей.

Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынужден обратиться в Госарбитраж.

 

Задание 3.2. Оформите документ в продольном расположении реквизитов.

ПРОТОКОЛ. Дата Индекс. Г. Мытищи. Заседание инвентаризационной комиссии машиностроительного завода. Присутствовало 20 человек (список прилагается). Повестка дня. 1) Результаты инвентаризации по складу № 4 вспомогательных материалов по состоянию на 00.00.00. Докладчик главный бухгалтер Р.Н. Нагинский. 1.СЛУШАЛИ: Р.Н. Нагинский рассказал присутствующим об итогах инвентаризации.1. ВЫСТУПИЛИ: И.П.Стальнова (бухгалтер) – приходные и расходные документы по складу № 4 в удовлетворительном состоянии. А.Н.Скалкина (бухгалтер) – недостачу вспомогательного материала нужно ликвидировать. 1. ПОСТАНОВИЛИ:1.1. Результаты инвентаризации по складу № 4 по состоянию на 00.00.00 утвердить. 1.2. Недостачу вспомогательных материалов по складу в сумме 130 рублей 40 копеек по государственным розничным ценам отнести за счет П.Т. Тереховой. Председатель А.В. Артемьев. Секретарь В.Е. Портнова.

 

Задание 3.3. Оформите документ в угловом расположении реквизитов.

АКТ. Дата Индекс. Москва. О вскрытии посылки. Утверждено Директором завода А.В. Авраловым. Основание: приказ директора завода от 00.00.00 № 00. Составлен комиссией в составе: председатель – начальник отдела снабжения В.А. Мешков. Члены комиссии: 1. Инженер завода В.Н. Павлов. 2. Зав.складом завода М.М. Малкина. 00.00.00 в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось числящихся по накладной № 123456 от00.00.00 12 (двенадцати) корпусов для часов марки №Ракета№. Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета». Акт составлен в трех экземплярах: 1-ый экземпляр – заводу-изготовителю; 2-ой – заводу № 1; з-ий – в дело. Подписи. Отметка от исполнении.

Задание 3.4. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ. На бланке для письма оформите документ

СПРАВКА. Дата. Индекс. Г.Орел, магазин № 32 № «Одежда». Дана Еремину Василию Матвеевичу в подтверждении, что он действительно работает в механическом цехе завода слесарем 3 разряда. Среднемесячная заработная плата 1258 рублей. Главный бухгалтер А.А. Адамова. Директор завода И.И. Ильин. (Сведения о приказе сведения о периоде работы должны быть в тексте документа).

Критерии оценки задания 3

№	Критерии оценки	Баллы
3	Документ оформлен в соответствии с формуляром. За каждое несоответствие снимается 1 балл	13
	Соблюдены все условия при оформлении документа. За каждое нарушение снимается 1 балл.	7
	ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 баллов «хорошо» - 14—17 баллов «удовлетворительно» - 13—10 баллов

Практическая работа № 4

 «Осуществление хранения и поиска документов»