Справочно-аналитические документы

Справочно-аналитические документы представлены в форме акта, справки, сводки и др.

Акт Это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и пра вильное отражение их в акте. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, санитарного состояния, условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); ревизии, инвентариза ции и др.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Обязательные реквизиты акта: название вида документа (Акт), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Справка Документ составляется с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения, название вида документа (справка), дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Сводка Документ, содержащий сведения по какому-либо од ному вопросу. В сводке концентрируется информация из связанных одной темой различных источников по заранее установленным параметрам (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).

Отчетная документация

Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения организации или вышестоящему органу.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

При составлении отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты отчета: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа (Отчет), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения задания в плановом документе.

Служебно-деловая переписка

Деловая переписка — это тот инструмент, который регулирует экономико-правовые и социальные отношения между организациями и деловыми партнерами. Деловая переписка регистрируется и хранится в организациях как исходящая и входящая до кументация.

Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.

В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.

Оформление писем, в зависимости от их функционального назначения и содержания, может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Служебная часть содержания письма включает:

=*> приветствие

=> обращение к адресату

=> лид-абзац

=> заключительную формулу вежливости

=> подпись отправителя

=> постскриптум

Первые три элемента предшествуют информационной части письма, последующие три — подытоживают ее.

Информационная часть — это текст письма. Текст представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется.

Рассмотрим более подробно структуру письма.

Приветствие — начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия, выражающая адресату свое уважение. Наиболее часто в качестве приветствия используются следующие стандартные формулировки:

Здравствуйте... Добрый день... Приветствую Вас... Рад приветствовать Вас...

Воздействие приветствия может быть еще в большей степени усилено, если последующее обращение содержит, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени — отчества адресата, и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.

Обращение к адресату помещается непосредственно за приветствием. Функциональное значение обращения к адресату состоит в следующем:

(1) при помощи персонального или группового (если адресат — группа людей) обращения автор письма выражает уважение к адресату;

обращение выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма.

Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательными, наиболее подходящими соответствующему случаю письменного обращения, такими, как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т.д.

Глубокоуважаемый Глеб Александрович! Уважаемые коллеги! Почтеннейшие господа! Досточтимый господин Кузьменко!

Лид-абзац не является обязательным элементом структуры письма — в ряде случаев его функцию отчасти выполняет заголовок к тексту. Лид-абзац — это первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Его зна чение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а так же в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания:

Обращаюсь к Вам в связи с...

(далее кратко излагается причина обращения);

Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)...

(далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата)

Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о...

(далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата)

Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Эта часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося два — четыре предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма, затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.

Заключительная формула вежливости выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания. Ее использование несколько приглушает официальный тон в конце послания, в частных письмах она обязательна, а в официальных может отсутствовать.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

С уважением...

С глубоким почтением...

С благодарностью и уважением...

Искренне Ваш...

Остаюсь искренне Ваш...

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение — двойное: подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.

Постскриптум (P.S, от лат. post-scriptum — «после подписи») — необязательный, но все-таки постоянный элемент письма, необходимость в котором возникает в тех случаях, когда адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма, или же еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в текст письма.

Постскриптум представляет собой краткую — не более трех — четырех строк приписку к тексту письма, помещенную после подписи.

Стилистически деловое письмо должно быть оформлено де ловито, точно, кратко.

Для того чтобы письмо произвело на адресата требуемое воздействие, необходимо учитывать следующие моменты:

(1)с первых и до последних строк письмо должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям;

(2)общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжела тельности по отношению к адресату;

(3) письмо должно быть исполнено уважения к адресату, что выражается в тактичном общении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания письма (по Ю.М. Демину¹)

1. Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помни те, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте адресата спешить при вынесении решений, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро — хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах — предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма, например формулировку «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник — впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6. Если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа — изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в против ном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам.

8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а мыслям — просторно.

10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

Документирование договорно-правовых деловых отношений

Правовые отношения деловых партнеров фиксируются в форме договора (контракта) — документа, закрепляющего правовые отношения юридических лиц или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. В модулях текста договора (контракта) указываются следующие сведения.

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указываются основания, на которых действуют эти лица, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предоставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля «стоимость» указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зрения коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность может привести к серьезным нежелательным последствиям.

Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон («Права и обязанности сторон»).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия оплаты вполненных услуг, полученных товаров и т.д. и порядок расчетов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме:

«При невыполнении условий договора стороны несут ответст венность в соответствии с действующим законодательством».

6. Срок действия договора. Указываются начало и окончание действия договора, порядок его продления или досрочного расторжения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, заключивших договор.

Таким образом, договоры различного рода фиксируют соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулируют эти отношения.

Среди многих документов, с которыми приходится встречаться в деловом общении, — доверенности. Это письменные свидетельства о полномочиях, выдаваемые одним лицом или предприятием другому для представительства перед третьими лицами. Доверенность имеет следующие реквизиты: срок действия, наименование и номер расчетного счета предприятия, наименование и адрес банка, дата выдачи, фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, которому выдана доверенность, цель доверенности, подписи доверенного и доверяющего, печать предприятия, учреждения и дата выдачи доверенности. Документ регистрируется в специальном журнале учета выданных доверенностей.

Итак, расширение многогранной деятельности предприятия, отдельной личности немыслимо без хорошо организованных письменных видов делового общения. Одним из важнейших факторов, определяющих успех в деловом общении, является умение вести письменную документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации.