Справочно-информационная документация

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом положении дел в системе управления и оказывают большое влияние на процесс принятия обоснованных управленческих решений. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам: они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Их особенность состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

К справочно-информационным документам относятся: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка.

Протокол Это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания различных советов, заседания кафедры и др.).

Существуют два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа (протокол), номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, например:

Протокол общего собрания сотрудников предприятия;

Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, а если их много, то рядом с указанием количества делается отметка — «Список участников прилагается». Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности и в порядке обсуждения. Наряду с вопросами указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделах «слушали» и «выступили» приводятся фамилии докладчика и выступавших и фиксируется содержание их выступлений. В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение с указанием количества голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. К протоколу прилагаются основной доклад, отчет, тезисы выступлений, а в самом документе отмечаются все мнения по каждому обсуждаемому вопросу. Копия протокола или выписка из него являются основанием для принятия решений.

Докладная записка Информирование руководства об имевшихся событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения, осуществляется в форме докладной записки — документа, адресованного руководителю организа ции, содержащего обстоятельное изложение какого-либо вопро са с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания, во второй — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимы в связи с изложенными фактами.

Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги. Ее реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа (докладная записка), дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка Это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, состав ляемый работником организации и представляемый выше стоящему должностному лицу. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка адресуется конкретному должностному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителем.

Заявление Этот документ адресован должностному лицу и содержит просьбу работника. Как правило, работниками организации составляются заявления по кадровым вопросам: принятие на работу, увольнение, предоставление отпуска, разрешение работы по совместительству и т.п.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»..., «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Его реквизиты: наименование подразделения, название документа, (заявление), дата, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.