Деловые документы представлены комплексом систем, ос новными из которых являются:

=> организационно-правовая документация;

=> плановая документация;

=> распорядительная документация;

=> справочно-информационная документация;

=> справочно-аналитическая документация;

=* отчетная документация.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждений. Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещатель ных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Рассмотрим составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.

Устав Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа «устав», место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение Видом организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, является Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, «положение», дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Должностная инструкция Для эффективной работы и оптимизации делового взаимодействия каждому работнику необходимо четко знать правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности — должно стную инструкцию.

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность

5. Взаимоотношения

На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций — максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.

На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно участие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой — непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.

Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графы таблицы — наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, (план), дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительная документация

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правомиздания распорядительных документов, регули рующих деятельность организации.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единичного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организациями с указанием вида документа — приказ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок — обязательный реквизит приказа — должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Эта часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается с новой строки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Тексты приказов сплошь состоят из клишированных фраз:

Во вступительной части

Во исполнение приказа... №...

В соответствии с разделом II части I ГК Российской Федерации от

21.10.94 г., на основании представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с реорганизацией финансового факультета...

В распорядительной части

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...

Срок исполнения до...

Проекты приказов, подготовленных для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и с указанием на верхнем поле документа справа «Проект».

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

К распорядительной документации помимо приказов относятся постановления, распоряжения и указания, тексты которых составляются по этой же схеме, а распорядительная часть начинается словами «постановляю», «предлагаю».