Оценка результатов анкетирования

 

Руководство Комитета социальной защиты населения Засвияжского района г. Ульяновска имело не вполне адекватное представление об удовлетворенности сотрудников комитета. Результаты анкеты несколько удивили председателя комитета, уверенного, что работники полностью удовлетворены условиями труда, заработной платой, знают о проводимой в организации кадровой и социальной политике. Общая картина показала, что работники предпочитают иметь долговременные отношения с работодателем, однако на уровне организации пока не достигнута взаимная увязка интересов работодателя и работника. Для более полной картины необходимо рассчитать уровень текучести работников за 2005 год. Уровень текучести персонала оценивается по формуле:

Рс + Риа

Утп =                  × 100%,                                 (3.1.)

              Чс

                               

где Утп — уровень текучести персонала в периоде, %;

Рс — число работников, уволившихся в рассматри­ваемом периоде по собственному желанию, чел.;

Риа — число работников, уволенных в рассматрива­емом периоде по инициативе администрации, чел.;

Чс — среднесписочная численность работников в периоде, чел. [30, с.28].

   Рассчитаем уровень текучести работников за 2005г. по Комитету социальной защиты населения.

                 У тп = (13 + 0): 157 ҳ 100% = 8,28%

        Такой уровень текучести является ниже среднего. Предотвращение увольнения по собственному желанию обеспечивается выявлением и удовлетворением их трудовой мотивации, а также обеспечение адаптации вновь принятых работников (особенно первые шесть месяцев).

      Таким образом, можно сделать вывод, что в  комитете низкая текучесть кадров, высококвалифицированные работники, достигнув даже пенсионного возраста, продолжают работать, причем никакого возрастного давления на них не оказывается, а наоборот, поддерживается уважительное отношение. Многие работники трудятся в комитете более 10 лет. Эта одна из форм стратегии работы с персоналом – мотивации трудовой деятельности. В таблицах 3.1. и 3.2. представлен анализ персонала по стажу, по половозрастному составу Комитета социальной зашиты населения Засвияжского района г. Ульяновска, работающего в системе социального обеспечения.

Таблица  3.1 - Анализ персонала комитета по стажу работы в системе социального обеспечения за 2005год, чел.

 

Наименование должности	Численность работающих	Стаж работы в системе социального обеспечения
		до 5 лет	от 5 до 10 лет	от 10 до 15 лет	свыше 15 лет
1	2	3	4	5	6
1. Председатель комитета	1			1
2. Заместитель	2			1	1

Продолжение таблицы 3.2

Наименование должности	Численность работающих	Стаж работы в системе социального обеспечения
		до 5 лет	от 5 до 10 лет		от 10 до 15 лет	свыше 15 лет
1	2	3		4	5		6
3. Начальник отдела	8			3	4		1
4. Главные специалисты	7	3		2	1		1
5. Ведущие специалисты	15	7		-	6		2
6. Специалисты I категории	41	20		7	10		4
7. Социальные работники	70	32		13	23		2
8. МОП	13	7		4	-		1
Итого:	157	69		29	46		12

 

В таблице 3.1. представлен анализ персонала по возрастному составу, Комитета социальной зашиты населения Засвияжского района г. Ульяновска.

Таблица 3.2-Анализ персонала комитета по возрастному составу за 2005год, чел.

Наименование должности	Численность работающих	Возраст сотрудников комитета
		до 30 лет	от 30 до 40 лет	от 40 до 50 лет	свыше 50 лет
1	2	3	4	5	6
1. Председатель комитета	1			1
2. Заместитель председателя	2		1	1
3. Начальник отдела	8		1	6	1
4. Главные специалисты	7	3	1	2	1
5. Ведущие специалисты	15	1	4	8	2
6. Специалисты I категории	41	11	14	5	11
7. Социальные работники	70	5	20	27	18
8. МОП	13	2	-	3	7
Итого:	157	22	41	53	41

Таким образом, анализируя данные таблицы можно сделать вывод, что работники  Комитета социальной защиты населения имеют долговременные отношения с работодателем, что является позитивным моментом в деятельности комитета, с позиций сплоченности команды.

 

3.3 Мероприятия и рекомендации по внедрению АСУ

 

Для совершенствования системы управлением персоналом, для его обучения и образования также очень большую роль играет внедрение новой техники, рост коммуникационных возможностей. В комитете нет средств на компьютеризацию отделов и подразделений. В перспективе необходимо создать программу, существенно облегчающую оказание адресной помощи, например, на каждого человека составить социальный паспорт, в котором находились бы необходимые данные для оказания социальной поддержки. Все это облегчило бы труд специалистов и повысило эффективность управления персоналом в комитете.

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом, как и любое серьезное преобразование, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Перед тем, как осуществлять проект внедрения необходимо максимально формализовать его цели.

1.Большое внимание необходимо уделять программному обеспечению для построения компьютерной информационной системы (КИС), изучить как можно больше систем, и посмотреть их в действии, а не по маркетинговым материалам разработчиков. Нельзя пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.

2.Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта.

3.Среди сотрудников комитета должна быть создана атмосфера неотвратимости внедрения, организационные меры должны повысить темп освоения новых технологий.

4. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, в данном случае комитета социальной защиты,  никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью комитетом.

Внедрение АСУ комитета социальной защиты населения состоит из следующих этапов, представленных на рисунке 3.1.

Стратегическое планирование                    АСУ

Формализация процессов

Оптимизация процессов

Разработка должностных инструкций

Обучение пользователей

Опытная эксплуатация

Рисунок 3.1 – Поэтапный план внедрения АСУ комитета социальной защиты населения

Внедрение современных автоматизированных систем управления, то есть полная или частичная компьютеризация, позволит существенно облегчить труд персонала комитета в оказании адресной помощи при составлении социального паспорта, в котором находились бы необходимые данные для оказания социальной поддержки. Оснащение различной техникой позволит экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное управление персоналом и осуществлять своевременный контроль.  Обеспечение председателя комитета, необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности должен использовать различные технические средства для принятия управленческих решений. К ним относятся:

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

Таким образом, внедрение автоматизированной системы управления в Комитете социальной защиты населения Засвияжского района г. Ульяновска, как и любое серьезное преобразование, предстоит сложным и болезненным процессом. Можно отметить задачи, поставленные в первую очередь в  комитете для решения этой проблемы, значительно облегчившие процесс внедрения АСУ и повысившие эффективность дальнейшего использования системы.

Постановки задач при внедрении АСУ в комитете социальной защиты населения:

- Постановка задач перед менеджментом комитета социальной защиты населения.

- Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры комитета.

- Необходимость изменения подходов к технологии управления персоналом.

-Временное увеличение нагрузки на сотрудников комитета во время внедрения автоматизированной системы управления.

- Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

-Обеспечение современной компьютерной техникой, расширение компьютерной базы.

Эффект от автоматизации определяется рядом составляющих. Такие составляющие экономической эффективности, как рост объема выполненных работ и оказанных услуг, уменьшение затрат, сокращение потерь, отражают результаты деятельности комитета.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный, первичный и последующий, активный и пассивный. Однако наиболее широко при расчетах пользуются показателями прямой и косвенной эффективности. Определяют эффективность по отдельным стадиям, операциям, участкам работ, задачам, функциям управления (планирование, учет, анализ) или по объему автоматизации работ в целом.     

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов, вследствие механизации и автоматизации конкретных видов планово-учетных и других вычислительных работ.

Экономическую эффективность автоматизированного преобразования информации, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственно-производственной деятельности предприятия, называют условной. Ее локальными критериями могут быть: сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитических работ, сокращения документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д.

Оба вида экономической эффективности взаимосвязаны. Однако величина прямой эффективности всегда меньше условной, так как первая является слагаемым второй.

Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периода. В качестве базисного периода при переводе конкретных работ на автоматизацию применяют затраты на обработку информации до внедрения машинных систем (при ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ – затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации.

Абсолютный показатель экономии (Тэк) определяется по формуле:

                                     Тэк = То - Т1,                                               (3.2)

где Тэк – абсолютный показатель экономии, чел./дней (±);

 Т1 – период, который требуется до внедрения АСУ, чел./дней;

  То – период, который требуется после внедрения АСУ, чел./дней.

Индекс относительного показателя производительности труда определяется:

                                        Iп.т. = Т1: Т0,                                                (3.3)

где Iп.т. – индекс относительного показателя производительности труда;

  Т1 –  период, который требуется до внедрения АСУ, чел./дней;

  Т0 – период, который требуется после внедрения АСУ, чел./дней.

Это означает, что на автоматизированную обработку первичных документов требуется Iп.т. % от времени, требуемого на ручную обработку.

Наряду с индексами производительности труда при определении эффективности АСУ пользуются коэффициентом эффективности труда (Кэф.тр.). Это относительный показатель, показывающий, какая часть живого труда экономится при данном способе автоматизации, рассчитывается по формуле:

                        Кэф.тр. = (Т0 – Т1): Т0 ҳ  100 %,                               (3.4)

Где Кэф.тр - коэффициент эффективности труда.

Имея показатели снижения трудоемкости работ, можно рассчитывать условное число работающих (Врб), которые освобождаются в результате внедрения систем автоматизированной обработки информации:

                                     Врб = (ΔА: Гф.вр.) ҳ  К,                                (3.5)

где ΔА - абсолютная величина экономии труда, ч;

Гф.вр.- годовой фонд времени одного работающего;

К – коэффициент полного освобождения работающих от работ, с помощью которого рассчитана величина ΔА. При этом К < 0.

С помощью Iп.т. можно определить относительный показатель экономии трудовых затрат в результате применения ПЭВМ. Он рассчитывается по формуле:

                                Эт.з. = 100 – Iп.т. ҳ 100 %                                    (3.6)

Где Эт.з. – относительный показатель экономии трудовых затрат.

В таблице 3.3 представлены показатели экономической эффективности, согласно статистическим данным,   до и после внедрения автоматизации в комитете социальной защиты населения.

Таблица 3.3 - Показатели до и после внедрения автоматизации

Наименования показателя	Единица измерения	До внедрения АСУ	После внедрения АСУ
Количество сотрудников, обрабатывающих первичные документы	чел.	4	2
Время, требуемое для обработки первичных документов.	час.	30	10
Период, требуемый для обработки первичных документов	чел /ч	120	20

Исходя из показателей таблицы,  можно рассчитать показатели эффективности автоматизации, приведенные в таблице 3.4.

Таблица 3.4 - Показатели эффективности автоматизации в комитете социальной  защиты

 

Наименование показателя	Ед. измерения	%
Абсолютный показатель, Тэк	Чел/ч.	100
Индекс производительности труда, Iп.т.	-	0,16
Показатель экономии трудовых затрат в результате применения ЭВМ, Э т.з.	%	84
Индекс повышения производительности труда, Iпов.п.т.	-	6
Коэффициент эффективности труда, К эф.тр.	-	83,3

Из таблицы видно, что для обработки первичных документов на ЭВМ требуется по сравнению с ручной обработкой только 16 % времени.

Абсолютная экономическая эффективность внедрения ИТ-системы рассчитывается как отношение полученной прибыли к затратам.

250 тыс. руб.: 45 тыс. руб. = 5,5

Уровень экономической эффективности автоматизации в комитете социальной защиты населения можно  охарактеризовать как высокий.

Срок окупаемости определяется как отношение затрат на реализацию проекта к полученной прибыли за один год.

45 тыс. руб.: 250 тыс. руб. = 0,18 года ҳ 12 мес. = 2,16 мес.

Срок окупаемости проекта составляет менее трех месяцев.

Таким образом, новая информационная система автоматизирует процесс регистрации граждан нуждающихся в социальной помощи и защите, значительно сократит время на регистрацию. Время сотрудника комитета освободится для более длительного и детального контакта с клиентом, со снижением документооборота и т. д.