Понятие и организация документооборота

 

Организация работы в банке требует установления порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Документооборот - порядок прохождения в определенной последовательности первичных учетных документов с проведением их проверки и оформления, а также отражения в учете.

Организация документооборота предполагает регулирование потоков документов, регламентирование времени поступления документов в банк и их обработку по установленному графику. Для обеспечения ритмичности работы разрабатывается график документооборота со строгой регламентацией времени передачи документов и ввода информации для обработки.

Банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов и отчетности.

Приказом или распоряжением руководителя определяются места для хранения документов и назначаются ответственные лица за обеспечение сохранности документов.

Выдача документов из архива работникам и другим лицам, допуск к просмотру документов производится только с письменного разрешения руководителя. В конце дня документы должны быть возвращены в места хранения.

Кассовые журналы по приходу и расходу подшиваются и хранятся отдельно. Формирование кассовых журналов в папки производится в зависимости от объема документов.

Мемориальные документы в бумажном виде формируются и подшиваются за каждый день в отдельные папки. Мемориальные документы для брошюрования подбираются в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету или по пачкам, сформированным для передачи и обработки информации. В папки с мемориальными документами помещаются первые экземпляры расчетных документов.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, но впереди внебалансовых документов.

Документы, которые должны храниться длительный период, помещаются в отдельные папки. В такие папки помещаются документы по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц, по кредитам (займам), выданным физическим лицам, по операциям с иностранной валютой, по операциям с драгоценными металлами, по операциям с уставным и резервным фондами, по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству.

Кассовые документы и документы по операциям с основными средствами, расходами и доходами, а также по хозяйственным операциям помещаются в отдельные папки.

Кассовые документы формируются в отдельные папки за каждый день. При небольшом объеме можно формировать кассовые документы за несколько рабочих дней, но не более, чем за месяц.

При формировании кассовые документы подбираются по балансовым счетам в порядке их возрастания отдельно по приходным операциям и отдельно по расходным операциям. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов сначала по приходу, а затем по расходу. Лента подсчета сумм документов набирается отдельно по приходным операциям, по расходным операциям, по приходу внебалансовых счетов, по расходу внебалансовых счетов. Суммы ленты подсчета сверяются с оборотом кассы по балансу и помещается в папке впереди кассовых документов.

Документы по операциям с основными средствами, расходами и доходами и, по хозяйственным операциям брошюруются в папки за каждый рабочий день в порядке возрастания балансовых счетов. К каждому балансовому счету сначала помещаются документы по дебетовым операциям, а затем по кредитовым.

Формирование документов длительного срока хранения и документов отдельного хранения производится в папки в зависимости от объема документов, но за каждый день, в котором были произведены операции, к документам помещаются прокладки с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета.

В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо документов за эти дни помещаются справки о суммах документов, хранящихся в отдельных папках.

Внебалансовые документы подбираются и формируются вместе с мемориальными документами. Они помещаются в папку за мемориальными документами в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу.

Документы за истекший день должны быть сформированы в папки не позднее, чем на следующий день. Суммы сформированных и сброшюрованных документов подсчитываются и сверяются с итогом оборотов по балансу (исключая обороты по кассе). Сумма итога оборотов баланса и сумма документов в ленте подсчета должна совпадать.

Каждая папка сброшюрованных документов имеет титульный лист, который содержит следующие реквизиты: наименование банка, индекс номенклатуры дел, дата, за которую сброшюрованы документы, общая сумма документов, сумма документов по приходу и расходу внебалансовых счетов, срок хранения и подписи работника, ответственного за формирование документов и контролирующего работника. Отдельными строками выделяются суммы документов, находящихся в отдельных папках.

Документы бухгалтерского учета до сдачи их в архив банка должны храниться в текущем архиве. Допускается хранение текущих документов в несгораемых сейфах или железных шкафах. В обязательном порядке в несгораемых сейфах хранятся следующие документы: годовой бухгалтерский отчет за истекший год, месячный баланс за последний месяц, ежедневные балансы, кассовые журналы за текущий месяц, проверочные ведомости на первое число текущего месяца, действующие лицевые счета, кассовые документы за последние двенадцать месяцев, мемориальные документы за текущий месяц. В железных шкафах хранятся: книги учета, книги открытых лицевых счетов, карточки с образцами подписей и оттиском печати, ведомости по начислению процентов, картотеки по расчетным документам и срочным обязательствам по кредитам.

Справки по документам, хранящимся в кладовых, бухгалтерии и текущем архиве, производятся в присутствии работника, ответственного за сохранность документов. Исправления и надписи в предоставленных документах не допускаются.

При необходимости изъятия подлинных документов составляется акт или протокол в двух экземплярах за подписями руководителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, который изымает документы. В протоколе или акте указывается, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. На место документа помещается его копия, требование на изъятие и акт или протокол изъятия.

Информация, которая содержится в первичных учетных документах, систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, которые подразделяются на регистры аналитического учета и регистры синтетического учета.

Регистрами аналитического учета являются: лицевые счета, карточки, книги, журналы.

Основным регистром аналитического учета в банках являются лицевые счета. Лицевые счета открываются в разрезе балансовых и внебалансовых счетов и ведутся на бумажных или машинных носителях информации. Записи в лицевых счетах совершаются только на основании надлежаще оформленных расчетных документов (бумажных или электронных). Форма лицевого счета разрабатывается и утверждается банком самостоятельно.

Лицевой счет содержит следующие обязательные реквизиты:

номер лицевого счета;

дату совершения последней операции;

дату совершения текущей операции;

номер документа, на основании которого осуществлена запись в лицевом счете;

номер счета-корреспондента (кроме лицевых счетов по внебалансовым счетам);

код банка-корреспондента (кроме лицевых счетов по внебалансовым счетам);

код валюты;

код платежа в бюджет (по операциям с республиканским или местным бюджетами);

сумму операции;

итоги оборотов по дебету и кредиту (по приходу и расходу по внебалансовым счетам);

сумму входящего остатка;

сумму исходящего остатка [42].

Лицевой счет в иностранной валюте содержит информацию об иностранной валюте и эквиваленте в белорусских рублях по следующим реквизитам лицевого счета: сумма операции, итоги оборотов по дебету и кредиту (по приходу и расходу по внебалансовым счетам), сумма входящего остатка, сумма исходящего остатка.

По усмотрению банка в лицевой счет могут быть включены дополнительные реквизиты, например: наименование клиента, учетный номер плательщика и др.

Лицевые счета по внебалансовым счетам содержат меньшее количество обязательных реквизитов по сравнению с лицевыми счетами по балансовым счетам. Так, в указанный перечень не входят номер счета-корреспондента, код банка-корреспондента. Вместо итогов оборотов по дебету и кредиту указываются итоги оборотов по приходу и расходу.

Вся информация по операциям, совершенным за операционный день и отраженным в лицевых счетах, выдается клиентам в виде выписок из лицевых счетов. Выписки из лицевых счетов заверяются штампом ответственного исполнителя, за которым закреплен счет. К выпискам из лицевых счетов прилагаются копии документов, на основании которых были совершены операции. Порядок и периодичность выдачи клиенту выписок по счету и приложений к ним оговариваются между банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета.

Владелец счета обязан в течение 10 календарных дней после получения выписок письменно сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанный срок возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными [13].

В целях подтверждения клиентами (за исключением физических лиц) остатков лицевых счетов на начало нового года банк выдает им выписки из всех действующих лицевых счетов, на которых отражаются операции с клиентом, за последний рабочий день отчетного года. Порядок подтверждения остатка на лицевых счетах устанавливается в соответствующем договоре между банком и клиентом.

В отдельных случаях для ведения аналитического учета банки могут использовать карточки, книги, журналы. Они могут вестись, так же, как и лицевые счета - на бумажных или машинных носителях информации.

Например, аналитический учет основных средств ведется по видам и отдельным объектам в карточках, заводимых на каждый вид (здания и сооружения, транспортные средства, вычислительная техника и т.п.) и объект. В карточках отмечается дата приобретения основных средств, местонахождение, инвентарный номер, результаты переоценки, амортизация оборудования. Помимо этого основные средства регистрируются в журнале учета зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря (типовая форма 0409808).

Все открытые и закрытые банком счета регистрируются в книге регистрации, которая содержит следующие реквизиты:

дату открытия лицевого счета;

наименование лицевого счета;

номер лицевого счета;

дату закрытия лицевого счета[13].

При закрытии счета в книге регистрации открытых лицевых счетов проставляется дата закрытия.

При ведении на бумажном носителе информации книга регистрации открытых и закрытых иных счетов пронумерована, прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера банка или подписями лиц, ими уполномоченных, а также оттиском печати банка. В случае ведения книги на машинном носителе информации банки должны обеспечить возможность получения имеющихся данных на бумажный носитель информации и сохранения архива.

Требования, предъявляемые к нумерации счетов аналитического учета, определяются нормативными правовыми актами Национального банка.

Закрепление счетов за структурными подразделениями банка и отдельными ответственными исполнителями, а также их последующее перераспределение производится в порядке, установленном в локальных нормативных правовых актах банка. При этом главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, должен быть обеспечен контроль полномочий ответственных исполнителей по совершению операций по закрепленным счетам.

Лицевые балансовые счета состоят из 13 цифр, имеют свою нумерацию и структуру:

АААА ВВВВВВВВ Д (13 знаков), где

АААА - номер балансового счета (4 знака) в соответствии с действующим Планом счетов;

ВВВВВВВВ - номер лицевого счета (8 знаков). Порядок нумерации лицевых счетов определяется банком самостоятельно.

Д - контрольный ключ (1 знак).

Контрольный ключ необходим для защиты информации при ее обработке в информационных системах. Он рассчитывается исходя из трехзначного номера банка и остальных атрибутов лицевых счетов. Для расчета защитного контрольного ключа применяется следующая формула:

. Номер банка (филиала) умножить на значение 713 371 371 371 371 3 и записать последние цифры от умножения.

. Полученные результаты от умножения сложить.

. Последнюю цифру от сложения умножить на 3.

. Последний разряд от умножения является контрольным ключом.

Рассмотрим на примере расчет контрольного ключа.

Код банка - 226.

Номер счета клиента 301200964001К (13 знаков), из которых:

- номер балансового счета;

- информация, установленная банком;

К - контрольный ключ.

. Умножаем номер счета клиента на вышеуказанное значение и записываем последние цифры от умножения:

3012 00964 001 К

3713 71371 371 3

9016 00724 001

. Полученные результаты от умножения складываем:

+2+8+9+1+6+7+2+4+1=44

. Последнюю цифру от сложения умножаем на 3:

*3=12

. Контрольный ключ равен 2.

Номер счета имеет значение: 3012009640012.

Для того, чтобы проверить правильность расчета контрольного ключа, следует провести расчет еще раз, но уже со значением контрольного ключа.

3012 00964 001 2

3713 71371 371 3

9016 00724 001 6

Складываем полученные результаты. Если сумма будет оканчиваться на ноль, то ключ рассчитан верно.

+2+8+9+1+6+7+2+4+1+6=50.

С целью получения дополнительной информации об операциях, отражаемых по счету, необходимой для составления отчетности, используется система определенных параметров. Применительно к нумерации счетов аналитического учета, под параметрами понимаются дополнительные шифры, которые не включаются в состав номера счета (13 знаков), а используются для получения отчетности.

Все параметры делятся на две группы:

общие;

специальные.

Общие параметры являются обязательными, и их классификация регламентируется законодательством.

К общим параметрам относятся:

. Резидентство (резидент/нерезидент);

. Форма собственности (государственная, коллективная, частная, прочая);

. Вид экономической деятельности (промышленность, сельское хозяйство, строительство, грузовой транспорт и дорожное хозяйство, торговля и общественное питание и т.д.);

. Вид валюты (код валюты, в которой клиент может осуществлять платежи).

Специальные параметры устанавливаются банками к отдельным группам счетов (текущие, счета по учету кредитной задолженности, вкладные счета, счета по учету ценных бумаг), в зависимости от необходимости получения той или иной информации. Например, специальным параметром является: размер процентной ставки, способ обеспечения исполнения обязательств, дата и срок кредитного договора, дата возврата вклада, порядок выплаты процентов, признак рыночной котировки для ценных бумаг и т.п.

Основными регистрами синтетического учета являются:

ежедневный баланс;

кассовый журнал;

оборотная ведомость;

проверочная ведомость.

Регистры синтетического учета должны содержать название, период регистрации операций, фамилии и инициалы, подписи лиц, ответственных за их ведение и составление.

Бухгалтерский баланс - это система показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации, состояние ее средств и источников. Бухгалтерский баланс представляет собой двухстороннюю таблицу, составленную на определенный момент времени. Левая сторона - актив баланса - содержит информацию о средствах организации по их составу и способам размещения. Правая часть - пассив - содержит информацию об источниках формирования и назначения этих средств, т.е. актив - что, а пассив - за счет чего. Общепринятой формой представления баланса является горизонтальная форма с делением на “Актив” и “Пассив”.

Главная особенность баланса - равенство итогов средств, находящихся в активе и пассиве. Особенностью баланса банка является то, что он составляется ежедневно и учитывает не только собственные средства банка, но и средства юридических и физических лиц. Ежедневный баланс банка является основным источником, комплексно характеризующим деятельность банка на определенную дату.

В ежедневном балансе отражаются:

. Данные по балансовым счетам:

а) обороты по дебету и кредиту за день;

б) исходящие остатки по активу и пассиву.

. Данные по внебалансовым счетам:

а) обороты по приходу и расходу за день;

б) исходящие остатки.

Эти обороты и остатки записываются по каждому балансовому счету четвертого порядка и по каждому внебалансовому счету пятого порядка с промежуточными итогами по балансовым счетам третьего и второго порядка и по внебалансовым счетам четвертого и третьего порядка. В балансе выводятся итоги по каждому классу и в целом по балансу.

Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством дебетовых и кредитовых оборотов и итогов по активу и пассиву. По внебалансовым счетам правильность итога остатков проверяется по следующей схеме: к итогу остатков за предыдущий операционный день прибавляют сумму оборотов по приходу и вычитают сумму оборотов по расходу за текущий операционный день. Правильно составленный баланс является необходимым условием для начала нового операционного дня.

Ежедневный баланс проверяется и подписывается руководителем банка и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными).

Кассовый журнал составляется на основании документов по приходу и расходу кассы и называется соответственно “Кассовый журнал по приходу” и “Кассовый журнал по расходу”. Кассовый журнал содержит следующие реквизиты:

номер лицевого счета клиента;

код отчетного данного (символ отчета ф. 0520);

номер документа;

частные суммы операций;

итоги по журналу.

По такой же форме составляется кассовый журнал по расходу.

Кассовый журнал составляется ежедневно. Для подтверждения правильности составления кассового журнала его итоги в конце операционного дня сверяются с данными (справками) кассира по приходу и расходу кассы и подписываются: на справке кассира - бухгалтером, а в кассовом журнале - кассиром.

Оборотная ведомость предназначена для накопления дебетовых и кредитовых оборотов за определенный период. Периодичность составления оборотной ведомости определяется банком самостоятельно в локальных нормативных правовых актах. Оборотная ведомость проверяется и подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными[13].

В оборотной ведомости по балансовым счетам отражается:

а) входящие остатки по активу и пассиву на начало периода;

б) обороты по дебету и кредиту, накопленные за соответствующий период;

в) исходящие остатки по активу и пассиву на конец периода.

Оборотная ведомость по балансовым счетам составляется в разрезе счетов четвертого порядка с промежуточными итогами по счетам третьего и второго порядка. В оборотной ведомости выводятся итоги по каждому классу баланса и в целом по балансу.

Оборотная ведомость по внебалансовым счетам включает в себя:

а) входящие остатки на начало периода;

б) обороты по приходу и расходу, накопленные за соответствующий период;

в) исходящие остатки на конец периода.

Оборотная ведомость по внебалансовым счетам составляется по счетам пятого порядка с промежуточными итогами по счетам четвертого и третьего порядка и содержит информацию об итогах по 99 классу в целом.

Оборотная ведомость проверяется и подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными).

Проверочная ведомость предназначена для установления соответствия данных аналитического и синтетического учета. Ведомость составляется, как правило, ежедневно и ведется по всем лицевым счетам, открытым на балансе банка. В проверочной ведомости выводятся промежуточные итоги остатков по балансовым счетам IV, III, II порядков, по каждому классу баланса и в целом по активу и пассиву. Итоги по балансовым счетам IV, III, II порядков, по каждому классу баланса и в целом по активу и пассиву проверочной ведомости сверяются с соответствующими итогами по балансовым счетам ежедневного баланса. В обязательном порядке проверочная ведомость по остаткам сборных счетов составляется на 1-ое число каждого месяца. Она подписывается ответственными исполнителями и главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным).

Для достоверного отражения данных бухгалтерского учета необходимо осуществлять контроль соответствия аналитического учета синтетическому учету.

Записи в лицевых счетах проверяются ответственными исполнителями, которые ведут эти счета. Они проверяют соответствие записей в лицевых счетах расчетным документам.

Все первичные документы, проведенные за день, подсчитываются и сверяются с данными ежедневного баланса.

Если аналитический учет ведется в книгах, карточках, журналах, то для проверки соответствия данных составляются ведомости остатков, в которых отражаются: дата образования или последнего изменения частной суммы, частная сумма, итоговая сумма. Итог ведомости сверяется с остатком по соответствующему лицевому счету в проверочной ведомости.

Данные проверочной ведомости сверяются с данными баланса.

бухгалтерский учет счет банк