Проблемы процесса коммуникаций и направления улучшения его эффективности

Одной из основных причин недооценки важности коммуникаций является элементарный психологический фактор: человек думает, что его деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, поскольку они известны ему самому. Для предупреждения данной причины руководителю необходимо сформировать командный дух в организации. При этом необязательно использовать распространенный «тимбилдинг», так как далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие предпочитают работать максимально автономно и самостоятельно. Однако важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность и решения влияют не только на его коллег, но и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. В свою очередь руководителю следует создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, тем самым ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.

Другая причина заключается в отсутствии навыков руководителя грамотно координировать работу подчиненных, управлять информацией и информационными потоками. В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента является необходимым для понимания процессов управления информацией, получаемой от сотрудников организации и из внешней среды, ведь руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, то есть обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, то есть полезные для процесса управления.

Немаловажной является проблема качества информации, ее достоверности. При передаче информации в той или иной степени всегда осуществляется ее искажение сначала на этапе трансформации мыслей в слова, потом на этапе трансформации слов в мысли другого сотрудника. Это связано с тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется индивидуумом исходя из его собственного жизненного опыта, знаний и личностных особенностей. Следовательно, даже при передаче одного слова неизбежно возникает искажение восприятия. Решить данную проблему полностью невозможно, однако можно попытаться максимально снизить ее влияние путем максимально точной договоренности об используемых понятиях и о том, что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом и выражением. При трудностях необходимо использовать обратную связь, переспросив услышанное от собеседника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что сотрудник имел ввиду нечто совершенно другое.

Важность коммуникаций возможно переоценить. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей – сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.

При вышеперечисленных причинах могут возникнуть следующие проблемы в коммуникациях: 1. Нарушение координации деятельности компании. Следовательно, и нарушение планирования деятельности, поскольку работа, выполненная одним сотрудником, может повторно выполняться другим. 2. Ухудшения имиджа организации. Что сказывается на уменьшении прибыльности, эффективности и устойчивости на рынке. 3. Затруднение адаптации новых сотрудников. Так как тратится больше времени на понимание процессов и определении ответственных лиц. Более того, уже работающие сотрудники в связи с плохим информированием могут не узнать о появлении нового сотрудника.

Совершенствование коммуникации в организации может реализовываться с помощью: создания системы обратной связи; регулирования информационных потоков; реализации управленческих действий, которые способствуют обмену информации путем совещаний или неформальных собраний; создания системы сбора мнений и предложений для обеспечения более оптимального поступления и прохождения информации на разных уровнях организации; использования внутриорганизационных информационных систем путем корпоративных печатных изданий, информационных бюллетеней, стенгазет, официального сайта и т. д.; применения достижений современных информационных технологий (применение сети персональных компьютеров при работе с информацией, использование электронной почты, система телефонной связи, проведение видеоконференций будут способствовать эффективному взаимодействию работников организации и партнеров)[26]^,[27],[28].

На предприятии при рассмотрении коммуникационного процесса и его результативности можно выделить следующие проблемы:

1) большие расходы времени на принятие решений и рассмотрение документации (это довольно распространенная и частая проблема линейно-функциональной организационной структуры в целом), поскольку приходится проводить различные совещания, переговоры, конференции, а также взаимодействовать с разными подразделениями и передавать им сведения и информацию. Но в этом может заключаться и положительная сторона — тщательное изучение разнообразных документов позволяет отсеивать недобросовестных или близких к банкротству, неплатежеспособных партнеров, покупателей и кредиторов, а обсуждение разработок, НИОКР и исследований, номенклатуры и ассортимента продукции, экономических показателей — принимать решения о ликвидации некоторых производств, снятии с выпуска каких-либо позиций оборудования или создании новых промышленных образцов, продукции, программных продуктов, реализации иных стратегий развития, привлечении дополнительных финансовых ресурсов.

2) большие затраты на связь и общение, а также длительное время ответа. Данную проблему в частности можно решить, разработав собственную социальную сеть в рамках конкретной компании и/или оптимизировав издержки (например, использовать для общения только сеть Интернет или личную мобильную связь).

3) средняя эффективность рекламных кампаний и акций в рамках маркетинговых коммуникаций, что также требует оптимизации расходов на продвижение продукции и стимулирование ее продаж либо отбора наиболее результативных способов и каналов этих мероприятий.

Заключение

Коммуникация — это сложное и многогранное явление, необходимое для существования общества. Знание и применение техник взаимодействия, умение строить доверительные отношения с людьми, находить подход к ним, правильно принимать и передавать информацию, оказывать воздействие являются компонентами грамотно и эффективно выстроенной системы коммуникации. Коммуникативный процесс состоит из нескольких этапов и находится в зависимости от разновидностей «шума» и барьеров.

Процесс коммуникации был рассмотрен на примере НАО «НИПОМ».

Данное предприятие занимается производством оборудования, а также разработкой, исследованиями, НИОКР в области электротехники, инжинирингом и некоторыми иными видами деятельности. Основными конкурентами компании в рамках Нижегородской области являются ООО "ТЭС", ООО "Компания "ВИД", ООО "Нижегородский Этз", ООО "Тсн-Электро", ООО "Таврида Энерго Строй", ООО "Атриа", ООО "Энергоспектр", ООО "ТЭС НН", ООО "ТЭС Инжиниринг", ООО "ТЭС Проект", ООО "Фирма Система". Его рентабельность растет, что вызвано и увеличением наценки на оборудование и другую продукцию, и повышением оборачиваемости активов (за счет более эффективного их использования), и наращиванием массы прибыли, а также объемов продаж. Акционерное общество имеет линейно-функциональную организационную структуру, что сказывается на коммуникативном процессе внутри компании.

За 2018 год было проведено 411 совещаний, 655 пресс-конференций, 364 деловых переговоров, отправлено 4914 электронных писем и 8464 документов факсом, сделано 1274 презентации, 5750 телефонных звонков, принято и отправлено в целом 24725 документов (по электронной базе данных). Были отклонены 4 научно-технические разработки, 1 исследование, 3 научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, 2391 контракт по снабжению и поставкам, 42 соглашения с кредиторами и инвесторами, 1332 договора с покупателями и заказчиками, 64 рекламные кампании. Было произведено на 7,6% больше продукции, запущено в производство на 9,9% больше видов продукции, закуплено на 70,1% больше оборудования, на 44,1% больше видов запасов, чем запланировано.

Темп прироста стоимости нематериальных активов на предприятии в 2018 году был равен 24,1%; результатов разработок и исследований — 13,2%; для основных фондов — 7,9%. Темп прироста стоимости всех видов запасов в 2018 году был равен 21,7%; суммы дебиторской задолженности — 10%. Темп снижения суммы краткосрочных займов и кредитов в 2018 году был равен 30,1%; долгосрочных — 38,8%. Темп прироста в 2018 году составлял для кредиторской задолженности — 5,7%. Темп прироста выручки в 2018 году был равен 17,5%; прибыли от продаж — 36,2%. Все это свидетельствует о том, что несмотря на несогласованные и отсеянные договоры, большая часть показателей все равно выросла, то есть коммуникация внутри организации оказалась довольно результативной (из-за принятых выгодных контрактов и соглашений).

На предприятии при рассмотрении коммуникационного процесса и его результативности можно выделить следующие проблемы: 1) большие расходы времени на принятие решений и рассмотрение документации, поскольку приходится проводить различные совещания, переговоры, конференции, а также взаимодействовать с разными подразделениями и передавать им сведения и информацию; 2) большие затраты на связь и общение, а также длительное время ответа. Данную проблему в частности можно решить, разработав собственную социальную сеть в рамках конкретной компании и/или оптимизировав издержки (например, использовать для общения только сеть Интернет или личную мобильную связь); 3) средняя эффективность рекламных кампаний и акций в рамках маркетинговых коммуникаций, что также требует оптимизации расходов на продвижение продукции и стимулирование ее продаж либо отбора наиболее результативных способов и каналов этих мероприятий.

Список литературы

1. Большунов А. Я., Киселева Н. И., Марченко Г. И. и др. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров/Под редакцией доцента Л. И. Чернышовой. — М.: Финансовый университет, Департамент социологии, 2018. — 338 с.

2. Ленская И. Ю., Шиндряева И. В., Ширяева В. А. Управление персоналом организации: конспекты лекций. Учебное пособие – М.: Мир науки, 2017. - 127 с.

3. «Экономика и социология труда»: учебное пособие/И. В. Гелета, А. В. Коваленко. - Ростов н/Д: Феникс, 2016. - 352 с.

4. Аветисова А. А., Куликова Е. А. Управление коммуникациями в организации. Управление регионом: тенденции, закономерности, проблемы. 2018. С. 342-344.

5. Адамова А. Ч., Алиев О. М. Развитие коммуникаций в организации. Актуальные вопросы современной экономики. 2018. № 9. С. 46-51.

6. Алексенко А. А., Алексенко Е. В. Маркетинговые коммуникации как основа взаимодействия организацией с внешней средой. Ростовский научный журнал. 2018. № 12. С. 188-195.

7. Амиралиева Д. М. Маркетинговые коммуникации как фактор конкурентоспособности организаций. Практика использования концепции маркетинга предприятиями и предпринимательскими структурами. 2017. С. 42-45.

8. Архиреев А. Г., Нахлесткин А. А. Деловые коммуникации — важнейший социальный аспект в управлении организацией. Экономика России: глобальные вызовы и перспективы инновационного развития. 2017. С. 5-8.

9. Байгильдина З. Ф. Управление коммуникациями в современных организациях. Социально-экономические исследования, гуманитарные науки и юриспруденция: теория и практика. 2017. С. 41-45.

10. Бутасова И. В. Управление персоналом и корпоративная культура: организация внутрифирменных коммуникаций. Гуманитарные технологии в современном мире. 2017. С. 151-153.

11. Галстян А. С. Коммуникации в управлении организацией. Стратегии социально-экономического развития северного региона Крыма до 2020 года. 2017. С. 13-16.

12. Герасимов Б. Н. Технологизация коммуникаций организации. Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2019. № 1-2. С. 22-31.

13. Гришина С. А., Ярцева Р. С., Польских Д. В. Значимость коммуникации и информации в организации. Student research. 2018. С. 109-111.

14. Гузаиров В. Ш. К вопросу о формировании культуры деловых коммуникаций организации. Социокультурные процессы в условиях глобализации: вызовы современности. 2018. С. 47-50.

15. Егиазарян К. А., Сивакс А. Н. Эффективные коммуникации внутри организации. Проблемы развития предприятий: теория и практика. 2018. № 2. С. 136-140.

16. Зиновьева Д. М. Культура деловых коммуникаций в производственных организациях: практика и ожидания. Институт психологии Российской Академии Наук. Организационная психология и психология труда. 2018. Т. 3. № 2. С. 183-200.

17. Каргинова В. В., Акоева И. В. Деловые коммуникации в организации. Современная экономика: актуальные вопросы, достижения и инновации. 2018. С. 19-21.

18. Каргинова В. В., Гудиева З. А. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций. Научно-техническая конференция обучающихся и молодых ученых СКГМИ (ГТУ) "НТК-2017". 2017. С. 204-205.

19. Маслова В. М. Роль аудита в развитии внутренних коммуникаций организации. Вестник экономической безопасности. 2018. № 4. С. 243-247.

20. Мельчаков М. Л. Проблемы коммуникаций в организации. Вестник современных исследований. 2018. № 6.4 (21). С. 247-251.

21. Назаренко Н. В. Системы коммуникаций в современной организации: социальные аспекты. Российская наука и образование сегодня: проблемы и перспективы. 2017. № 4 (17). С. 3-4.

22. Паршукова Г. Б. Внутренние коммуникации организации как фактор эффективного менеджмента. Социальные науки. 2017. № 4 (19). С. 180-186.

23. Погосян К. В. Коммуникации в организации: направления совершенствования. Наука среди нас. 2018. № 3 (7). С. 94-98.

24. Сахибуллин Д. Р. Проблемы коммуникаций в организации и пути их разрешения. Проблемы современной экономики и менеджмента. 2017. С. 81-86.

25. Сипатова А. А. Роль коммуникаций в организации. Аллея науки. 2019. Т. 4. № 1 (28). С. 480-482.

26. Терентьева А. В., Борщёва А. А. Роль коммуникации в управлении организацией. Научная дискуссия современной молодёжи: актуальные вопросы, достижения и инновации.. 2017. С. 153-157.

27. http://nipom.ru

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

Приложение 1

 

 

Приложение 2

 

 

Приложение 3

 

 

 

[1]Байгильдина З. Ф. Управление коммуникациями в современных организациях. Социально-экономические исследования, гуманитарные науки и юриспруденция: теория и практика. 2017. С. 41-45.

[2]Адамова А. Ч., Алиев О. М. Развитие коммуникаций в организации. Актуальные вопросы современной экономики. 2018. № 9. С. 46-51.

[3]Большунов А. Я., Киселева Н. И., Марченко Г. И. и др. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров. — М.: Финансовый университет, Департамент социологии, 2018. с. 57-66

[4]Бутасова И. В. Управление персоналом и корпоративная культура: организация внутрифирменных коммуникаций. Гуманитарные технологии в современном мире. 2017. С. 151-153.

[5]Гришина С. А., Ярцева Р. С., Польских Д. В. Значимость коммуникации и информации в организации. Student research. 2018. С. 109-111.

[6]Паршукова Г. Б. Внутренние коммуникации организации как фактор эффективного менеджмента. Социальные науки. 2017. № 4 (19). С. 180-186.

[7]Егиазарян К. А., Сивакс А. Н. Эффективные коммуникации внутри организации. Проблемы развития предприятий: теория и практика. 2018. № 2. С. 136-140.

[8]Каргинова В. В., Гудиева З. А. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций. Научно-техническая конференция обучающихся и молодых ученых СКГМИ (ГТУ) "НТК-2017". 2017. С. 204-205.

[9]Большунов А. Я., Киселева Н. И., Марченко Г. И. и др. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров. — М.: Финансовый университет, Департамент социологии, 2018. с. 69-78

[10]Галстян А. С. Коммуникации в управлении организацией. Стратегии социально-экономического развития северного региона Крыма до 2020 года. 2017. С. 13-16.

[11]Сипатова А. А. Роль коммуникаций в организации. Аллея науки. 2019. Т. 4. № 1 (28). С. 480-482.

[12]Архиреев А. Г., Нахлесткин А. А. Деловые коммуникации — важнейший социальный аспект в управлении организацией. Экономика России: глобальные вызовы и перспективы инновационного развития. 2017. С. 5-8.

[13]Терентьева А. В., Борщёва А. А. Роль коммуникации в управлении организацией. Научная дискуссия современной молодёжи: актуальные вопросы, достижения и инновации.. 2017. С. 153-157.

[14]Назаренко Н. В. Системы коммуникаций в современной организации: социальные аспекты. Российская наука и образование сегодня: проблемы и перспективы. 2017. № 4 (17). С. 3-4.

[15]Маслова В. М. Роль аудита в развитии внутренних коммуникаций организации. Вестник экономической безопасности. 2018. № 4. С. 243-247.

[16]Аветисова А. А., Куликова Е. А. Управление коммуникациями в организации. Управление регионом: тенденции, закономерности, проблемы. 2018. С. 342-344.

[17]Гузаиров В. Ш. К вопросу о формировании культуры деловых коммуникаций организации. Социокультурные процессы в условиях глобализации: вызовы современности. 2018. С. 47-50.

[18]Зиновьева Д. М. Культура деловых коммуникаций в производственных организациях: практика и ожидания. Институт психологии Российской Академии Наук. Организационная психология и психология труда. 2018. Т. 3. № 2. С. 183-200.

[19]Каргинова В. В., Акоева И. В. Деловые коммуникации в организации. Современная экономика: актуальные вопросы, достижения и инновации. 2018. С. 19-21.

[20]Алексенко А. А., Алексенко Е. В. Маркетинговые коммуникации как основа взаимодействия организацией с внешней средой. Ростовский научный журнал. 2018. № 12. С. 188-195.

[21]Амиралиева Д. М. Маркетинговые коммуникации как фактор конкурентоспособности организаций. Практика использования концепции маркетинга предприятиями и предпринимательскими структурами. 2017. С. 42-45.

[22]Герасимов Б. Н. Технологизация коммуникаций организации. Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2019. № 1-2. С. 22-31.

[23]Ленская И. Ю., Шиндряева И. В., Ширяева В. А. Управление персоналом организации: конспекты лекций. Учебное пособие – М.: Мир науки, 2017. - с. 55-67

[24]«Экономика и социология труда»: учебное пособие/И. В. Гелета, А. В. Коваленко. - Ростов н/Д: Феникс, 2016. - с.84-85

[25]http://nipom.ru

[26]Мельчаков М. Л. Проблемы коммуникаций в организации. Вестник современных исследований. 2018. № 6.4 (21). С. 247-251.

[27]Погосян К. В. Коммуникации в организации: направления совершенствования. Наука среди нас. 2018. № 3 (7). С. 94-98.

[28]Сахибуллин Д. Р. Проблемы коммуникаций в организации и пути их разрешения. Проблемы современной экономики и менеджмента. 2017. С. 81-86.