Учётная карточка музейного предмета

Следующим этапом является составление учетной карточки, графы которой повторяются в книге поступлений. Учет фондов предполагает не только запись памятников в инвентарной книге, но и работу по их систематизации. Одним из способов систематизации предметов основного фонда является составление фондовых картотек.

 Тип картотеки может быть различным:

· Предметная или тематическая (экспонаты распределяются по школьным предметам (история, география, литература и т. д.));

· по виду материалов (изделия из металла, глины, стекла и т.п.);

· хронологическая (например, наше село в XIV-XIX вв., в годы советской
власти и т. п.);

· согласно музейной классификации (вещественные памятники, памятники искусства, письменные и кино-, фоно - памятники).

 

В связи с тем, что фонды музея разделены на основной и вспомогательный, на каждый фонд заполняется отдельная книга поступлений. Листы книг поступлений пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью вышестоящей инстанции (районного уп­равления образования) и подписываются ее руководителем.

Инвентарная книга поступлений

Титульный лист:

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ № 1

Историко-краеведческого

Музея ___________________________ школы

_________________________________ района

_________________________________ области

 

Начата: 10 сентября 1999 г.

Окончена: 28 мая 2002 г.

Последняя страница Книги:

 

Всего в Книге пронумеровано _________ страниц

Директор школы ____________________________

                                                                                                                                                           (подпись, печать)

Заведующий отделом образования _______ района

___________________________ (подпись, печать)  

Комплектование фонда школьного музея начинается с включения в него выявленных и собранных памятников истории. Этот вопрос решается фондовой комиссией школьного музея. При положи­тельном решении собранные материалы заносятся в книгу поступлений основного фонда.

 

№ п/п	Дата заполнения	Время, источник, способ поступления, сопровождающие документы	Наименование, краткое описание предмета (автор, название, дата, место происхождения, надписи, подписи и т.д.)	Количество предметов	Материал и техника изгое- томления предметов	Размер	Сохранность	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

I. Порядковый (инвентарный) номер. Дается каждому предмету и включается в его шифр. Шифр предмета состоит из шифра и условного обозначения месторасположения школьного музея, порядкового номера. Например, ШК-7 Ф/35 - школа №7, г. Фурманов, предмет под номером 35;
ШИКМ П/2 - школьные историко-краеведческий музей п. Пестяки, предмет
под номером 2. Буквенная часть шифра единая для всех предметов, меняется
только в случае переноса музея в другое учебное заведение, или изменения его
профиля.

Коллекции, собранные в ходе экспедиции (походов) или переданные в
дар музею, в КП регистрируются под одним номером. Отдельные предметы
коллекции получают дробные номера, состоящие из номера коллекции и порядкового номера предмета по данной коллекционной описи, например, порядковый номер по КП - ШИКМ-П/32, а все предметы коллекции будут иметь номера ШИКМ-П/32/1. ШИКМ-П/32/2 и т.д. Следующий предмет при оформлении в КП получает номер по порядку от последнего номера предмета из коллекции.

 

II. Дата заполнения. Проставляется дата регистрации (записи) предмета в книге.

 

III. Время, источник и способ поступления, сопровождающие документы, номер акта. В графе записывают когда, от кого поступил предмет
(Ф.И.О., наименование учреждения, адрес). Указывается, как поступил предмет
в музей; в результате безвозмездной передачи, или возможно, найден в ходе
экспедиции и т. п. Здесь же указывается номер и дата акта приема, все сопровождающие документы, прилагаемые к акту приемы передачи (легенда, дарственные записи).

 

IV. Наименование, краткое описание предмета (автор, название, дата и место происхождения, надписи, подписи и др.). Наименование предмета
записывается с главного предметного слова, например, костюм мужской, куропатка серая. При описании предмета искусства указывается автор, даты его жизни, краткое описание сюжета, изображенного на картине, фотографии, для портретов, в том числе фотографических - Ф.И.О. объекта, место и время, сделанного снимка, тип портрета (голова, полный рост и т. п.). Описание групповых изображений включает в себя название группы и поименное перечисление слева направо. Для фотографий, картин, воспроизводящих бытовые сцены, описывается сюжет. Для документальных материалов указывается Ф.И.О. автора (составителя, владельца), название документа. При описании книг, рукописей (в том числе и документов) необходимо записывать в КП общее количество листов и точную или приблизительную дату его составления. Если дата точно не известна, нужно поставить знак вопроса «?» или указать временные рамки (1930-1935 гг.). В этой же графе следует сделать запись о назначение предмета, месте его происхождения, историю бытования, зафиксировать все надписи, знаки и другие пометки на предмете.

 

V. Количество предметов. Здесь отмечается количество предметов,
образующих одну единицу хранения. Например, чайный сервиз, состоящий из 6
чашек и 6 блюдец, будет обозначен в этой графе цифрой 12. Более подробное
описание каждого предмета дается в графе № 2 «Наименование и краткое описание...».

 

VI. Материал и техника изготовления предмета. В этой графе указывается материал, из которого изготовлен предмет, техника его изготовления.
Например, бронза - литье, глина - лепнина (круговая, гончарная керамика),
лен – домотканое (фабричное) полотно.

 

VII. Размер указывается в сантиметрах (для графики в миллиметрах).
В прямоугольных предметах измеряется высота и ширина, круглых и элипсообразных - наибольший диаметр, в объемных предметах - ширина, высота и глубина, для фотографий и других печатных изданий - ширина и длина.

 

VIII. Сохранность. Фиксируется на момент поступления предмета в
музей. При отсутствии дефектов пишется - «полная сохранность». В случае,
когда предмет имеет дефекты, необходимо указать их характер (надрыв, трещина, скол, деформация и т.п.), место, размер. Например, оторван правый угол, левый край покрыт ржавчиной, отсутствует страница № 7, текст выцвел.

 

I Х. Примечание. В эту графу заносятся дополнительные сведения о предмете, полученные после его оформления в книгу поступлений в результате
краеведческого поиска (новое научное определение, сделанное специалистами,
уточненная датировка, возможно заключение о неподлинности предмета или
отсутствии музейной ценности), делаются отметки об утере предмета или его
передаче в другой музей. В этой графе могут быть сделаны оговорки об исправлениях в других графах книги.

В инвентарной книге необходимо записывать максимум известных сведений о предмете, место экономить не нужно. Все записи в книге должны вестись аккуратно, разборчивым почерком. Абсолютно не обязательно записывать предметы в книге согласно классификации основного фонда, предметы фиксируется в инвентарной книге по мере поступления. В случае окончания книги, заводится другая, в которой нумерация предметов продолжается.

Инвентарная книга - основной документ школьного музея. Ее наличие и правильное заполнение в первую очередь учитывается при паспортизации.

При оформлении и заполнении книг поступлений необхо­димо помнить следующие правила:

1. Запрещается вырывать листы, склеивать их, исправлять написанное.

2. Книга поступлений должна заполняться четко, без пома­рок и исправлений.

3. Все записи делаются шариковой ручкой, черной пастой.

4. После записи пропускают две строчки. Для того чтобы избежать исправлений в книгах поступле­ний, рекомендуется вначале оформлять учетную карточку, текст которой до внесения записи в книгу поступлений можно редактировать в процессе работы с предметом.

5. Все уточнения вносятся в графу «Примечание». Данное с ошибками описание переписывается ниже под тем же номером, неправильная запись зачеркивается красной пастой, но так, чтоб ее можно было прочитать.

   6.Исправление сопровождается записью: «Исправленному верить», подписывается и заверяется печатью.