Книга (тетрадь) учета материалов научно-вспомогательного фонда

оформляется по примеру инвентарной книги, но в сокращенном варианте: предметы получают только порядковый номер, без шифра или с шифром НВФ (научно-вспомогательный фонд), в графе № 3, указывается автор, коллектив авторов макета, схемы, карты и т.п. Для копии предмета из основного фонда музея в тетрадь записывается шифр подлинника по инвентарной книге и форма копии (ксерокопия, художественная копия и т. п.).

  Шифрование предметов

Основное правило при шифровании музейных предметов: шифр должен проставляться на неэкспозиционной стороне, так, чтобы он не был виден посетителям. Что из себя представ­ляет шифр?

Шифр – это сокращенное до первых букв название музея (например, музей истории школы – МИШ), далее ставится номер по книге поступлений. Шифр (учетные обозначения) может проставляться на самом предмете; если этот способ применить нельзя, то на бирочке, которая подвешивается к предмету, либо на монтировке, упаковке, конверте, коробке и т. п. При нанесении шифра и номера важно не нанести ущерба предмету, его внешнему виду, содержанию и сохранности.

Шифры на фотографиях, плакатах, картах, рисунках, доку­ментах проставляются черной тушью на обратной стороне в верхнем или нижнем левом углу.

При шифровании изделий из ткани шифры проставляются на светлой плотной материи (коленкор, полотно) и пришива­ются с изнанки.

На керамических предметах (глина, фарфор, фаянс), а также на предметах из дерева и камня условные обозначения проставляются на поддоне масляной краской или черной тушью и покрываются лаком. Запрещается проставлять шифры шариковой пастой, цветными или химическим карандашами: прикреплять этикетки металлическими булавками, кнопками ч т. п., от которых появляются пятна ржавчины и прорывы.

Документация по планированию комплектования фондов музея

Перспективный план комплектования фондов

 разрабатывается на 2-3 года. В этом плане указываются комплексные темы, по которым намечено проводить поисково-собирательскую работу, ориентировоч­ные сроки ее проведения, а также отмечается, экспедиционные отряды каких классов будут привлечены к исследованию дан­ных тем, кто из членов совета музея отвечает за изучение темы, кто из педагогов руководит поисково-собирательской работой.

Годовой план комплектования фондов

В плане указыва­ются конкретные темы или задания по поисково-собирательской работе на предстоящий учебный год, населенные пункты, учреждения и частные лица, где и у кого будут проводиться поисково-собирательские работы, экспедиционный отряд, ра­ботающий по данной теме; количество учащихся в нем, коман­дир отряда; сроки завершения работы, руководитель темы.

Полевые документы

Правила оформления и заполнения полевых документов

1. Все полевые документы должны быть снабжены заголо­вочными данными.

2. Для полевых документов (за исключением акта приема) выбираются тетради большого формата, в прочных переплетах, желательно с большим количеством листов.

3. Тетради по переплету следует прошить прочными нитка­ми, листы пронумеровать простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны.

4. Заполнение документов осуществляется только ответ­ственными за это лицами. Записи принято вести пастой черно­го, синего, фиолетового цвета.

5. Полевые документы хранятся так же бережно, как и собранные материалы.

Полевой дневник

  служит для описания всего хода экспедиции, ее маршрута, процесса выявления и сбора памятников истории и культуры. В заголовочных данных полевого дневника указывается:

– название экспедиционного отряда и его принадлеж­ность к конкретной школе или внешкольному учреждению;

– наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется;

– маршрут экспедиции и сроки ее работы;

– состав участников экспедиции и распределение обязан­ностей между ними;

– руководители экспедиции;

– ответственный за ведение полевого дневника;

– даты начала и окончания ведения дневника. В процессе проведения экспедиции в полевой дневник в хронологической последовательности заносится весь ход поисково-собирательской работы, даются сведения о местности, об условиях экспедиционной работы, отмечаются встречи и бе­седы с местными жителями, сотрудниками государственных и других учреждений и организаций, отмечается состояние со­хранности поступивших в фонд экспедиции материалов.

Дневник должен заполняться ежедневно. Каждая запись заверяется подписью лица, проводившего запись, и датой проведения записи. Полевой дневник не только помогает участникам экспедиции зафиксировать разностороннюю информацию о ходе собирательской работы, но и служит дополнительным источником для исследования данной темы, изучения и определения со­бранных материалов, описания среды их бытования.

Акт приема (поступления)

  предметов на постоянное хранение во время экспедиции является первичным периодическим документом государственного уче­та памятников истории и культуры. Он имеет форму, представленную ранее в акте поступления.

В тех случаях, когда памятники истории и культуры не имеют конкретного владельца, найдены в поле, старых забро­шенных зданиях и т. Д., акты приема не составляются.

Полевая опись

является основным документом учета и научного описания собранного материала.

В заголовочных данных кроме названия документа следует указать:

– название экспедиционного отряда и его принадлеж­ность к конкретной школе или внешкольному учреждению;

– наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется;

– фамилию руководителя экспедиции;

– фамилию ответственного за ведение полевой описи;

– даты начала и окончания ведения полевой описи.

Форма полевой описи представлена в приложении 2.

Опись подписывается руководителем экспедиции и лицом, ответственным за учет, описание и хранение собранных материалов.