Документирование информационно-справочных материалов: докладной (служебной) записки, справки в MS Word .

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Справки бывают двух видов:

· с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

· о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Это самая многочисленная группа справочных материалов, которая выдается ежедневно.

Справки по вопросам хозяйственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей:

· констатирующая (описательная), где излагаются факты, послужившие основанием к написанию документа;

· предложения, просьбы, конкретные меры, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами.

Тексту должен предшествовать заголовок, который начинается с предлога «о» («об»). Докладная записка оформляется на простом листе.

Докладная записка может быть:

· внутренняя для данного предприятия и подписывается самим составителем;

· внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции и подписывается руководителем, готовится на общем бланке.

Реквизиты докладной записки (на общем бланке):

Ø  адресат (кому адресована докладная записка), фамилия и инициалы должностного лица и наименование должности;

Ø  название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

Ø  дата;

Ø  номер документа;

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст;

Ø  приложение, основание;

Ø подпись.

Порядок составления текста докладной записки:

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Рисунок 8.1 Докладная записка

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Ø Наименование организации

Ø Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

Ø Само наименования – «Объяснительная записка»;

Ø Дата составления и зарегистрированный номер документа;

Ø Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

Ø Непосредственно текст пояснения.

Ø Составитель и подпись.

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

 

 

Отчет № 9

Сканирование документа.

Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов компании — сканирование документов. Только упорядочив архив и создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить эффективную и успешную работу организации.

Согласно статистике, сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непрофильной деятельностью по поиску и хранению документов и более качественно выполняют свои служебные обязанности.

Второе существенное преимущество сканирования архивов — экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ всегда доступен в электронном виде и таким образом можно освободить офис: перестать хранить бумажные оригиналы документов.

Также сканирование документов позволяет существенно повысить уровень конфиденциальности при работе с информацией. Оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен для работы только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ. При этом бумажный оригинал документа надёжно хранится в архивном хранилище ОСГ.

Работа со скан-образами документов обеспечивает удобный доступ к информации, позволяя таким образом эффективнее организовать работу с документами. Документ всегда доступен и может быть загружен для работы в любой момент.

Вся работа при сканировании архивных документов выполняется с соблюдением высочайших критериев конфиденциальности. Информация, поступающая на сканирование, защищена от посторонних глаз.

Методы защиты конфиденциальности

Ø Использование профессионального оборудования для сканирования документации;

Ø Использование системы видеонаблюдения;

Ø Ответственное соблюдение соглашения о конфиденциальности информации.

Опыт работы показывает, что сканирование документации превращает архив компании в ценный актив — во всех сферах бизнеса. Но есть отрасли, где сканирование и распознавание документов наиболее востребованы.

К таким отраслям относятся:

Ø Банковская сфера;

Ø Розничная торговля;

Ø Страховые компании;

Ø Компании, предоставляющие консалтинговые услуги;

Ø Юридические компании.

Ответственный и системный подход требуется при сканировании архивных документов в большом объеме. Чем больше документов нужно перевести в цифровой формат, тем сложнее подготовка документов к сканированию. С комплексом гениальных решений ОСГ сканирование любого объема архивных документов выполняется быстро и качественно.

Для того чтобы сканирование и распознавание документов было выполнено максимально эффективно, специалисты ОСГ подготовят документы к сканированию.

На этом этапе сканирования документов выполняются две основные задачи:

Ø Техническая обработка документов;

Ø Систематизация документов.

Этап технической обработки документов

Включает в себя комплекс действий для физической подготовки бумажных носителей к созданию сканов документов. В зависимости от:

Ø Вида и состояния документов, поступающих на сканирование;

Ø Задач, которые поставлены перед сканированием;

проводится техническая обработка документов. Этот этап очень важен для того, чтобы в дальнейшем процесс сканирования был максимально автоматизирован.

На этом же этапе оцифровки документов из них изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.

Этап систематизации информации

На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. В зависимости от того, какие именно услуги сканирования заказаны, специалисты выполнят комплексную работу по сортировке и систематизации данных.

Может быть проведена работа по определению документов, подлежащих сканированию. Если из всего архива нужно сканирование только определенных типов документов, то сотрудники ОСГ выполнят эту сортировку. Таким образом, отсканирована будет только та информация, которую действительно нужно переводить в электронный вид.

Также на этом этапе сканирования архивных документов проводится сортировка документов с учетом:

· Хронологического порядка;

· Типа документации;

· Состояния и внешнего вида.

Этап систематизации очень важен при подготовке документов к дальнейшей индексации. Удобство доступа к отсканированным документам зависит от того, насколько тщательно были выполнены работы на этапе систематизации данных.

Возможности современной техники позволяют выполнять сканирование документов онлайн. Но если говорить именно про сканирование целых архивов больших компаний, то, конечно же, такое сканирование должно выполняться специализированной аутсорсинговой компанией - ОСГ Рекордз Менеджмент. Такой метод позволяет оптимизировать сканирование документов и при квалифицированном выполнении превращает бумажные документы в интеллектуальный электронный архив.

 

 

Отчет№10